Falsch konfigurierte Backups können Datenverlust verursachen

1. Keine regelmäßige Wiederherstellung durchführen

Zwar richten viele Anwender oder Admins eine Datensicherung ein, testen aber nicht oft genug, ob die Daten auch in akzeptabler Zeit wiederhergestellt werden können. Das resultiert darin, dass im Notfall die Wiederherstellung viel zu lange dauert, Daten fehlen oder schlichtweg eine Datensicherung nicht funktioniert hat und die Daten nicht korrekt gesichert wurden. Zu einem sauberen Datensicherungskonzept gehören regelmäßige Tests der Wiederherstellungsmaßnahmen.

2. Es gibt keine Hardware mehr für Wiederherstellungsmedien

Oft liegen Medien für die Wiederherstellung vor, auch aus der Archivierung, aber die dazugehörige Hardware ist defekt oder nicht mehr vorhanden. Sind Wiederherstellungen notwendig, lassen sich die Archive nicht mehr nutzen, da die dazu gehörige Hardware veraltet, defekt oder nicht mehr verfügbar ist. Zur Verwaltung der Sicherungsmedien gehören auch Ersatzgeräte für die Wiederherstellung. Das gilt insbesondere dann, wenn die Daten auf Band gesichert wurden. Eine andere Möglichkeit, dieses Problem zu umgehen, ist die regelmäßige Datenmigration – gerade der lang aufzubewahrenden Archivdaten – auf die jeweils neuste Systemgeneration.

3. Die größte Sünde im Bereich Backup ist das Vermeiden von Backups - auch in der Cloud

Eine der größten Sünden beim Backup von Daten ist es, kein Backup durchzuführen. Erst, wenn Daten verloren gegangen sind, steigt das Verständnis des Verlustes und es findet zukünftig eine Sicherung statt. Vor allem bei der Verwendung von Cloud-Plattformen vergessen oder ignorieren viele Anwender und Admins, dass der Anbieter der Cloud-Lösung zwar für die Infrastruktur sorgt, aber keine Daten sichert.

Zwar gibt es bei Microsoft 365, OneDrive, Dropbox, iCloud Drive und anderen Diensten einen Papierkorb, aus dem sich Daten wiederherstellen lassen, doch stellt dieser kaum eine vernünftige Datensicherung dar. Für die Sicherung der Daten ist bei Cloud-Diensten normalerweise der Anwender verantwortlich. In der Vergangenheit gab es, zum Beispiel durch Brände in Rechenzentren, schon einigen Datenverlust, weil Cloud-Abonnenten ihre Daten nicht gesichert haben.

4. Zu viele oder zu wenige Daten sichern

Wer nicht alle Daten sichert, die er braucht, läuft Gefahr, dass bei einer notwendigen Wiederherstellung, zum Beispiel nach einem Hardwaredefekt oder einem Befall mit Ransomware, nicht alle notwendigen Daten wiederhergestellt werden können. Zu wenige Daten zu sichern, ist daher keine gute Idee. Wer aber zu viele Daten sichert und dadurch die Sicherung unhandlich macht und unnötig aufbläht, kann im Bedarfsfall nicht auf alle Daten in ausreichender Zeit zugreifen, testet nicht oft genug, oder kann schlicht und ergreifend nicht in den kurzen Zeiträumen sichern, die für ein Backup sinnvoll ist.

5. Zu lange oder zu kurze Sicherungsperioden wählen

Wer seine Daten einmal im Tag oder sogar nur einmal in der Woche sichert, kann die Daten verlieren, die innerhalb eines Sicherungszeitraums angelegt wurden. Beispiel: Werden die Daten täglich um 19 Uhr gesichert, gehen alle Daten verloren, die nach der Sicherung, bis zum nächsten Termin erstellt wurden. Daher sichern viele Unternehmen ihre Daten sofort nach der Erstellung, da jeglicher Datenverlust problematisch sein kann. Zu häufige Sicherungen können die Sicherung aber ebenfalls aufblähen und unübersichtlich machen, die interne Bandbreite beeinflussen und die Leistung des Speichersystems minimieren. Hier ist die Frage zu beantworten, welcher Datenverlust akzeptabel ist.

6. Wenig verbreitete Sicherungsmedien und -Formate nutzen

Wer wenig verbreitete Sicherungsmedien nutzt, oder Formate, die nur von einer oder wenigen Anwendungen gelesen werden können, riskiert, dass die Wiederherstellung der Daten nicht mehr möglich ist, weil das jeweilige Programm oder Sicherungsmedium nicht mehr nutzbar ist. Hier sollten Firmen auch immer für aktuelle Versionen ihrer Anwendungen und Datenformate sorgen, auf allen Systemen, da eine Inkonsistenz zu Problemen führt.

7. Backup nicht vor Ransomware schützen

Wer sein Backup nicht durch räumliche Trennung oder durch Verschlüsselung vor Ransomware schützt, hat im Notfall keine Sicherungskopie zur Verfügung, wenn Ransomware ins Netzwerk eindringt. Denn Ransomware verschlüsselt auch das Backup und verhindert dadurch die Nutzung des Backups. Aus diesem Grund arbeiten viele Unternehmen mit speziellen Sicherungslösungen, die sich selbst vor Ransoware schützen kann.

8. Nicht geeignete Sicherungsmedien nutzen

Oft legen vor allem unerfahrene Anwender die Backups auf nicht geeigneten Medien ab, unter Umständen sogar auf dem gleichen Datenträger, auf dem sich auch die zu sichernden Daten befinden. Das ist natürlich unter keinen Umständen sinnvoll. Für eine geeignete Sicherung sollten mehrere, komplett unabhängige Datenträger zum Einsatz kommen.  Dazu kommt, dass das Sicherungsmedium unter keinen Umständen angeschlossen bleiben darf. Es sollten mehrere Medien in Verwendung sein, die an verschiedenen Orten aufbewahrt werden. Nur das stellt sicher, dass die Daten auch wiederhergestellt werden können.

9. Synchronisation statt Sicherung

Einige Anwender gehen davon aus, dass Daten gesichert sind, wenn sie diese mit einem Datenspeicher oder in die Cloud synchronisieren. Allerdings werden beim Synchronisieren auch die Datenveränderungen und -Löschungen sofort synchronisiert. Die Synchronisierung stellt daher keinerlei Datensicherung dar und sollte parallel zum Einsatz kommen, nicht als Ersatz für das Backup.

10. Sicherungsmedien nicht auf Defekt überprüfen

Schlussendlich kann es auch Sicherungsmedien passieren, dass sie kaputt gehen. Aus diesem Grund sollten die Datenträger, auf denen die Sicherung durchgeführt wird, regelmäßig auf Defekte überprüft werden. Auch Archivmedien können irgendwann Schäden aufweisen und sollten regelmäßig eine Überprüfung erfahren. Sinnvoll ist an dieser Stelle auch das Lagern von Backups und Archiven auf unterschiedlichen Medien und Orten. Hier sollte gewährleistet sein, dass die Lagerungsorte den Anforderungen der Medien entsprechen und Faktoren wie Temperatur, Abluft oder Luftfeuchtigkeit beachtet werden.

11. Keine Dokumentation vorhanden

Generell gilt für alle Prozesse in der IT, dass diese dokumentiert sein sollten. Wenn eine Wiederherstellung notwendig ist, sollte eine umfangreiche Dokumentation vorhanden sein, wie diese Wiederherstellung durchzuführen ist. Das spart Zeit, reduziert Fehler und stellt vor allem sicher, dass bei der Einrichtung nichts vergessen wurde.