Enterprise Content Management: 10 Produkte im Überblick

1. Alfresco-Software

Alfresco offeriert eine Content-Services-Plattform für die Verwaltung von Geschäftsdokumenten im gesamten Unternehmen. Es ist ein Open-Source-Projekt und unterstützt ECM, das entweder vor Ort oder in der Cloud auf AWSeingesetzt wird. Hyland Software hat Alfresco im Oktober 2020 übernommen und das Produkt als separate Plattform mit eigener Produkt-Roadmap beibehalten.

Alfresco kombiniert Open-Source-Tools mit Support-Services, anstatt schlüsselfertige Anwendungen zu liefern. Es stellt Technologiepartnern die Bausteine für die Erstellung von inhaltszentrierten Anwendungen zur Verfügung, die auf die Bedürfnisse einzelner Unternehmen zugeschnitten sind und auf zahlreiche Branchen abzielen.

Alfresco ermöglicht die Verwaltung von Dokumenten in sogenannten Smart Folders, die Inhalte nach Kontext und Inhalt gruppieren. Die Software unterstützt nahezu alle Dateiformate, einschließlich Office-Dokumente, PDFs, Bildformate und mehr. Integrierte Such- und Filteroptionen erleichtern das Auffinden von Dokumenten.

Alfresco produziert Open-Source-Module, die wesentliche ECM-Funktionen unterstützen, darunter Bibliotheksdienste, Dokumenten-Lebenszyklus-Management, Dateifreigabe, Dateisynchronisation und -freigabe mit mobilen Geräten sowie Records Management. Zugriffskontrollen definieren Benutzer- und Gruppenberechtigungen zur Verwaltung des Dokumentenzugriffs. Benutzerdefinierte Workflows können eingerichtet werden, um Genehmigungsprozesse zu automatisieren.

Anwendungsentwickler können Kernfunktionen prüfen und ändern. Alfresco stellt vereinfachte Tools, einschließlich Vorlagen und Skripte, für Citizen Developer bereit, um Administratoren und technisch nicht versierte Benutzer bei der Erstellung und Pflege vordefinierter Workflows zu unterstützen. Als Ergebnis der Akquisition erwartet Alfresco die Nutzung von KI- und Machine-Learning-Fähigkeiten sowie vertikalen Branchenkenntnissen, die Hyland entwickelt und erwirbt.

Die Alfresco-Module lassen sich über RESTful-APIs in andere Webservices integrieren. Darüber hinaus unterstützt die Software weitere offene Standards, darunter CMIS und SOAP-Webdienste. Das Unternehmen hat Social-Media-Schnittstellen für die Verknüpfung mit beliebten Plattformen wie YouTube, Facebook und X, ehemals Twitter, entwickelt. Im Hinblick auf die Unternehmensführung bietet Alfresco die zugrundeliegenden Module für das Records Management auf der Grundlage vordefinierter Industriestandards an, erfordert jedoch einige Anpassungen.

Alfresco bietet verschiedene Editionen an, darunter die kostenlose Community Edition sowie kostenpflichtige Versionen wie die Starter-, Business- und Enterprise Edition. Preise für die kostenpflichtigen Versionen sind auf Anfrage erhältlich. Die Starter Edition ist für bis zu 100 Nutzer konzipiert, die Business Edition für bis zu 300. Beide umfassen Support zu den normalen Geschäftszeiten. Die Enterprise Edition lässt bis zu 1.000 Nutzer zu und offeriert einen 24/7-Support im Notfall.

2. Box-Plattform

Box liefert Cloud-native Content-Services für Unternehmen in verschiedenen Branchen. Box Platform bietet einen Cloud-nativen Content-Hub für die Organisation, Sicherung und gemeinsame Nutzung von Inhalten im gesamten Unternehmen.

Box bietet nahtlose Konnektivität zu Microsoft 365, Unterstützung für E-Mail-Anhänge in Outlook und Google Mail sowie native Unterstützung für persönliche Produktivitätsanwendungen in Google Workspace – Docs, Sheets und Slides. In die Plattform sind auch Editoren und Viewer für viele andere Inhaltstypen eingebettet, darunter Rich-Media-Dateien, medizinische Bilder, AutoCAD-Dateien und andere 3D-Renderings.

Box Platform wurde für die Absicherung umfangreicher Operationen entwickelt und unterstützt mehrere Ansätze für Cloud Content Management, Content Sharing und Team Collaboration. Zusätzlich zu den Bibliotheksdiensten und hierarchischen Zugriffskontrollen eines zentralisierten ECM-Repositorys verfügt die Plattform über eine eingebettete Unternehmenssuchmaschine und umfangreiche Metadaten-Management-Tools für halb- und vollautomatisches Content Tagging. Als Cloud-Service-Anbieter kann Box Platform einzelne Dateien sicher über ein erweitertes Unternehmen und an jedermann online verteilen, was nicht jeder Service bietet.

Box Platform unterstützt APIs, die sich mit externen KI- und ML-Engines (Machine Learning) verbinden lassen, um Inhalte in verschiedenen Geschäftskontexten zu interpretieren und zu kategorisieren. Box kann Beziehungen zwischen Inhalten und Nutzern nachverfolgen, Muster analysieren, Schlussfolgerungen ziehen und die Bereitstellung personalisieren.

Box verfügt über ein integriertes Workflow-Produkt – Box Relay –, das die Dokumenten-Workflows innerhalb des Repositorys automatisiert und standardisiert. Es unterstützt die Automatisierung von Geschäftsprozessen durch die Integration von Webservices von Drittanbietern über RESTful APIs.

Box bietet Cloud-basierte Funktionen für Content Security und Governance. Die Plattform unterstützt mehrere Sicherheits-, Datenschutz-, Compliance- und Data-Protection-Standards durch Box Shield. Box stützt sich zunehmend auf KI, um die Inhaltsflüsse innerhalb des Repositorys zu überwachen und Bedrohungen zu erkennen. Das Unternehmen hat eine Malware-Tiefenscan-Funktion zur Bekämpfung von Ransomware eingeführt und verbessert kontinuierlich seine Content-Sicherheitsfunktionen, um neue Schwachstellen zu beseitigen. Das Unternehmen bietet nahtlose e-Signatur-Workflows über Box Sign. Und es unterhält die Box Platform in mehreren Rechenzentren auf der ganzen Welt, so dass seine Kunden die Vorschriften zur Datenhoheit einhalten können, indem sie die geografischen Standorte für die Speicherung von Inhalten angeben. 

Es gibt vier verschiedene Business-Lizenzen, die jährlich und pro Nutzer pro Monat abgerechnet werden. Die einfache Business Edition kostet 18 Euro pro Nutzer und bietet unbegrenztes Storage, ein Upload-Limit von 5 GByte sowie die Integration einer Enterprise-Anwendung und 50 Versionen. Business Plus hat einen ähnlichen Funktionsumfang, jedoch mit 15 GByte Upload-Limit und zehn App-Integrationen bei einem Preis 30 Euro pro Anwender. Mit 50 GByte Upload-Limit, 100 Versionen und unbegrenzter Anwendungsintegration steht die Enterprise Edition für 31,50 Euro pro Nutzer zur Verfügung. Für 45 Euro pro Anwender und Monat erhält der Kunde fast unbegrenzte Funktionskapazitäten zur Verfügung, darunter Storage, Versionshistorie, Anwendungsintegrationen, Nutzer und externe Kollaborateure.

3. Hyland OnBase

Hyland OnBase verwaltet Dokumente und andere Inhalte, die mit formalen Geschäftsabläufen verbunden sind. Es bietet ein zentrales Repository, das auf bestimmte vertikale Branchen zugeschnitten ist: Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen, Versicherungen, Behörden, Einzelhandel, Fertigung und Hochschulwesen.

Hyland OnBase konzentriert sich auf optische Zeichenerkennung, Imaging und Archivierungsfunktionen. Es bietet eine tiefgreifende Integration mit verschiedenen Unternehmensanwendungen, darunter die neuesten Versionen von Microsoft Office und Outlook, SAP und AutoCAD.

OnBase ermöglicht die Erfassung, Speicherung und Verwaltung von Dokumenten aus verschiedenen Quellen, einschließlich Scannen, E-Mail und Import von Dateien. Die Plattform unterstützt die Klassifizierung von Dokumenten durch Keywords, was die Suche und Organisation erleichtert. Benutzer können anpassbare Workflows erstellen, um Geschäftsprozesse zu automatisieren und die Effizienz zu steigern. Die Lösung bietet zudem ein Toolkit für die Prozessautomatisierung, das es Geschäftsanwendern ermöglicht, Formulare und Prozesse flexibel zu gestalten.

OnBase lässt sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren, einschließlich Microsoft 365 und anderer Unternehmensanwendungen. Es bietet zahlreiche Integrationsmöglichkeiten auf Daten- und Bildschirmebene. Granulare Zugriffskontrollen und Datenverschlüsselung erhöhen die Datensicherheit. Die Plattform unterstützt Compliance-Anforderungen durch automatisierte Aufbewahrungsrichtlinien und Protokollierung. Es bietet darüber hinaus eine Low-Code-Plattform zur schnellen Anpassung von Anwendungen, was den Bedarf an umfangreicher Programmierung reduziert.

OnBase verknüpft insbesondere die im Repository verwalteten Dokumente mit den Transaktionen in anderen Unternehmensanwendungen wie ERP-, Buchhaltungs- und HR-Systemen. Es unterstützt Back-Office-Verarbeitung, Fallmanagement und die Verwaltung von Inhalten aus Transaktionssystemen. Mit den in einem gemeinsam genutzten Repository verwalteten Inhalten bildet OnBase die Grundlage für Hyland RPA, das Tool des Unternehmens zur Automatisierung robotergestützter Prozesse, mit dem sich hochvolumige, redundante Aufgaben wie der Abgleich von Dokumenten für die Bearbeitung von Versicherungsansprüchen präzise automatisieren lassen.

OnBase erweitert weiterhin die Verknüpfungsmöglichkeiten auf Transaktionsebene auf viele Aspekte der Unternehmensführung. In Zusammenarbeit mit Iron Mountain werden mit dem Angebot Governance Rules as a Service die Regeln für die Aufbewahrung von Dokumenten auf der Grundlage aktueller Mandate gepflegt. Mit dem Dashboard von OnBase können Corporate-Governance-Manager die Vorgaben zur Dokumentenaufbewahrung in Arbeitsregeln und konfigurierbare Richtlinien umsetzen.

Das Unternehmen bietet drei Pakete an, die pro Benutzer pro Jahr abgerechnet werden: OnBase Essential kostet 650 US-Dollar und richtet sich mit grundlegenden Funktionen an KMUs; OnBase Premier hat erweiterte Funktion für größere Firmen, die dafür 1.950 US-Dollar zahlen; OnBase Cloud ist eine Cloud-basierte Lösung mit umfassenden Funktionen, die für 3.920 US-Dollar erhältlich ist. Die Preisangaben können je nach spezifischem Kundenprofil- und anforderungen variieren.

4. IBM Cloud Pak for Business Automation

IBM Cloud Pak for Business Automation bündelt mehrere ECM-Produkte mit den Cloud-Funktionen des Unternehmens, um Unternehmensanwendungen für große Organisationen zu entwickeln. Mit seiner Erfahrung auf dem ECM-Markt, die bis in die 1980er Jahre zurückreicht, liefert IBM zusammenhängende ECM-Produkte, um unstrukturierte Geschäftsinformationen zu verwalten und gleichzeitig die Investitionen der Kunden in Altsysteme zu schützen.

Cloud Pak umfasst die folgenden speziell entwickelten Repositories:

• IBM Content Foundation. Dieses voll funktionsfähige Content Repository mit unternehmensweiter Sicherheit ist für die Erfassung, Speicherung, Organisation und den Zugriff auf Geschäftsinformationen konzipiert. Benutzer können auf Teambereiche zugreifen, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Content Foundation unterstützt grundlegende Suchfunktionen für Unternehmen. Unternehmen können die Plattform vor Ort, in der Cloud oder in einer hybriden Umgebung einsetzen.
• IBM FileNet Content Manager. FileNet bietet Tools für das Content Lifecycle Management, die Verarbeitung transaktionaler Inhalte und die Konsolidierung von Inhalten im gesamten Unternehmen. Es umfasst Bibliotheksdienste und andere Dokumentenmanagement-Funktionen. FileNet bietet Compliance- und Governance-Tools für das Records Management und APIs für die Entwicklung inhaltsorientierter Anwendungen.
• IBM Business Automation Workflow. Dieses Angebot nutzt das Know-how des Unternehmens im Bereich Business Process Management (BPM) und Case Management. Es ermöglicht Kunden, Inhalte zu analysieren und Geschäftsdokumente durch vordefinierte Schritte in einem Geschäftsprozess zu leiten. Die Software speichert dann den kompletten Fall in einem der Repositories, mit vollständiger Audit-Kontrolle.

Cloud Pak nutzt die in diesen Repositories verwalteten Inhalte, um hochwertige Geschäftsanwendungen wie Straight-Through-Processing und automatische Dokumentenfreigaben bereitzustellen. Darüber hinaus kann Cloud Pak diesen Anwendungen Intelligenz hinzufügen, indem es KI/ML-Dienste auf der Grundlage von IBM Watson für die Klassifizierung von Inhalten, die Datenextraktion und die Bilderkennung nutzt.

Die Lösung kann auf verschiedene Arten lizenziert werden. Der Typ der Lizenz und die Implementierungslizenzparameter, die in der angepassten Ressource festgelegt sind, können die Berechtigungen bestimmen und ändern. Es gibt drei verschiedene Lizenztypen:

• IBM Cloud Pak for Business Automation Volllizenz

Die Volllizenz umfasst Red Hat Software Subscription-Berechtigungen. Die Red Hat -Berechtigungen sind nur gültig, wenn die Red Hat -Produkte zur Unterstützung von Cloud Pak for Business Automation verwendet werden.

• IBM Cloud Pak for Business Automation Reservierte Lizenz

Reservierte Lizenzen enthalten keine Red Hat Software-Subscription-Berechtigung. Die reservierte Lizenz ist für Organisationen gedacht, die bereits über eine Red Hat OpenShift -Berechtigung verfügen oder die Verwendung von Public-Cloud-Umgebungen mit verwaltetem OpenShift festschreiben. Eine vorherige Genehmigung von IBM ist erforderlich.

• IBM Cloud Pak for Business Automation auf AWS Marketplace

Der Kauf über AWS Marketplace bringt einen spezifischen Nutzen, wenn das Unternehmen seine Hybrid-Cloud-Journey auf der AWS-Cloud-Plattform aktivieren und beschleunigen möchte. Firmen können Cloud Pak for Business Automation in die vorhandenen Systeme integrieren und den Zahlungs-und Vertragsmanagementprozess vereinfachen, wenn bereits AWS-Ausgaben festgeschrieben sind.

Der vollständige Funktionsumfang sieht wie folgt aus:

• IBM Automation Decision Services
• IBM Business Automation Application Engine
• IBM Business Automation Insights
• IBM FileNet Content Manager
• IBM Business Automation Workflow Enterprise
• IBM Automation Workstream Services
• IBM Operational Decision Manager Server
• IBM Automation Document Processing
• IBM Datacap
• IBM Enterprise Records
• IBM Content Collector for Email, Files & Sharepoint
• IBM Content Collector for SAP
• IBM Robotic Process Automation Platform
• IBM Process Mining -Plattform

Preise variieren stark und sollten beim Reseller oder Hersteller direkt angefragt werden.  

5. iManage Work

iManage bietet ECM für Anwaltskanzleien, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und andere professionelle Dienstleistungsunternehmen. Das ECM-Angebot des Unternehmens, iManage Work, kombiniert Dokumenten- und E-Mail-Verwaltungsfunktionen, um ein Repository für alle Inhalte zu schaffen, die in den einzelnen Firmen vorhanden sind. Dieses Produkt wird vor Ort oder über gehostete Server bereitgestellt, die per Fernzugriff laufen, und verfügt über native Windows-Anwendungen.

Anwälte, Buchhalter, Berater und Support-Mitarbeiter können ihre Arbeitsprodukte und Kundenkorrespondenz sicher gemeinsam nutzen. iManage Work verwaltet die Ablagepläne, Ordnerhierarchien und kontrollierten Vokabulare für die Kennzeichnung von Nachrichten, Dokumenten und anderen Arten von Inhalten innerhalb des Repositorys.

iManage Work bietet granulare Zugriffskontrollen und kann prüfbare Firewalls innerhalb einer Firma einrichten, um den Inhaltsfluss zu kanalisieren. iManage Work kann Nachrichten und Dokumente in formale Sammlungen für das Records Management und die Archivierung zusammenfassen. iManage Work bettet eine KI-Engine in sein Repository ein, um Inhalte zu empfehlen oder automatisch zu kennzeichnen und Einblicke in die Beziehungen zwischen Dateien zu geben.

Die Plattform automatisiert auch dokumentengesteuerte Geschäftsprozesse innerhalb eines Unternehmens. Sie stellt den Workflow für neue Geschäftsabschlüsse bereit und lässt sich in verschiedene Geschäftsanwendungen integrieren, beispielsweise in die Kostenverfolgung, die Sachbearbeitung und die Zeiterfassung. iManage Work bietet mehrere Tools zur Verwaltung von Sicherheitsrichtlinien für Inhalte, zur Gewährleistung der Einhaltung von Governance-Vorgaben und zur Erkennung von Bedrohungen für im Repository gespeicherte Inhalte.

Der Anbieter gibt keine offiziellen Preise bekannt, aber Wettbewerber Lexworkplace hat laut eigenen Angaben folgende Preisstrukturen eruiert: Bezahlt wird zunächst ein Implementierungspreis, danach fallen monatliche Kosten pro Nutzer an. Je nach Nutzeranzahl variieren diese Kosten. Die einmalige Investition für zehn bis 25 Benutzer liegt zwischen 10.000 und 15.000 US-Dollar. Firmen mit 25 bis 50 Anwendern bezahlen 15.000 bis 25.000 Us-Dollar. Bei mehr als 50 Nutzern kostet die Implementierung mehr als 25.000 US-Dollar, was eine schwammige Angabe ist. Die monatlichen Kosten liegen dann bei 50 bis 75 US-Dollar pro Nutzer. Die monatlichen Kosten variieren je nach Anzahl der Benutzer und benötigtem Speicherplatz. Es wird empfohlen, direkt bei iManage oder einem autorisierten Partner nach spezifischen Preisen und Angeboten zu fragen, da diese je nach Implementierung und zusätzlichen Funktionen variieren können

6. Microsoft 365

Microsoft 365 bündelt die persönlichen Produktivitäts-Tools von Office mit SharePoint, um eine erweiterbare ECM-Plattform für die Verwaltung von Dokumenten, Webseiten und anderen Inhaltstypen in einem erweiterten Unternehmen bereitzustellen. SharePoint ist Microsofts primäres ECM-Repository innerhalb seiner gesamten Cloud-basierten Infrastruktur.

Unternehmen konfigurieren und implementieren SharePoint, um viele Probleme in den Bereichen Dokumentenmanagement, Content Management und Zusammenarbeit zu lösen. SharePoint nutzt Microsoft Azure für die native Cloud-Bereitstellung und unterstützt auch On-Premises- und Hybrid-Hosting-Infrastrukturen.

Als integraler Bestandteil von Microsoft 365 lässt sich SharePoint nahtlos mit verwandten Tools von Microsoft für die Ad-hoc-Informationsfreigabe integrieren, darunter Microsoft Office Apps für die persönliche Produktivität, Teams für die Zusammenarbeit in Arbeitsgruppen und OneDrive für die Synchronisierung und Freigabe von Dateien. Mithilfe eines zugrunde liegenden Repositorys verwaltet SharePoint die von diesen Tools erstellten Inhalte und fügt Bibliotheksdienste, Metadatenverwaltung, Records Management und Suchfunktionen für Unternehmen hinzu.

Microsoft verbessert kontinuierlich die Fähigkeiten seines Ökosystems zum Verstehen, Verarbeiten und zur Einhaltung von Inhalten. SharePoint Syntex bietet KI- und ML-Technologien innerhalb von SharePoint für automatisches Tagging, semantische Inferenz und Bilderkennung.

SharePoint bildet die Grundlage für die Verwaltung von Geschäftsprozessen. Es verwaltet unstrukturierte Geschäftsdokumente – wie gescannte Rechnungen, Frachtbriefe und Sicherheitsdatenblätter – für BPM-, ERP- und CRM-Anwendungen.

Microsoft unterstützt Content Security und Governance, die sich zunehmend an Zero-Trust-Technologien und operativen Prinzipien orientieren. Als Teil des Microsoft 365-Ökosystems erleichtert SharePoint die Einhaltung von Vorschriften durch das automatische Hinzufügen von Sensibilitätskennzeichnungen zu Inhalten und anderen fortschrittlichen ECM-Funktionen.

Preise für die Lösung varieeren je nach Funktionsumfang, die Abrechnung erfolgt jährlich pro Nutzer pro Monat. Microsoft 365 Basic Business kostet 5,60 Euro, Microsoft 365 Business Standard schlägt mit 11,70 Euro zu Buche und Microsoft 365 Business Premium bedeutet eine Investition von 20,60 Euro pro Anwender/Monat. Diese Jahresabbonnements verlängern sich automatisch nach einem Jahr, wenn der Kunde nicht kündigt. Darüber hinaus gibt es noch die Lizenzen Microsoft 365 E3 EWR und Microsoft 365 E5 EWR, beide ohne die Funktionalität von Teams. Diese kosten 35,70 Euro (E3) beziehungsweise 57,70 Euro (E5) pro Nutzer.

7. Nuxeo-Plattform

Nuxeo optimiert seine ECM-Plattform sowohl für textorientierte als auch für digitale Assets. Nuxeo Platform steuert den Fluss von produktbezogenen Inhalten wie Bildern, Schaltplänen, Datenblättern und 3D-Renderings von physischen Objekten durch digitale Lieferketten. Unternehmen – insbesondere aus den Bereichen Konsumgüter, Einzelhandel und Medien/Entertainment – können die Plattform nutzen, um wichtige Teile ihrer Produktentwicklungsprozesse zu digitalisieren.

Die Nuxeo-Plattform speichert viele Arten von Inhalten in einem skalierbaren Enterprise-Repository, das vor Ort oder in der Cloud betrieben werden kann. Sie lässt sich mit Microsoft Office und der Adobe Creative Suite integrieren, um die persönliche Produktivität und das Content Lifecycle Management zu unterstützen. Neben dem Ad-hoc-Informationsaustausch verbessert die Plattform die Teamarbeit durch Low-Code-Funktionen für die schnelle Anwendungsentwicklung. Citizen Developer und andere nicht-technische Anwender können Prozesse auf arbeitsbezogene Aufgaben zuschneiden und kollaborative Umgebungen entwickeln, die manuelle Übergaben und Informationsengpässe überwinden.

Nuxeo erweitert die Geschäftsaktivitäten innerhalb eines Unternehmens um Content Intelligence. Die Nuxeo-Plattform unterstützt ein flexibles Metadatenmanagement, das einen einfachen Zugriff und eine schnelle Suche in großen Inhaltssammlungen ermöglicht, die nach verschiedenen Taxonomien kategorisiert sind. Nuxeo Insight, das KI-Funktionen in die Plattform einbettet, bietet Services zum Trainieren von ML-Algorithmen, um bestimmte Elemente und Attribute ihrer Produkte zu erkennen. Nuxeo kann auch öffentlich verfügbare KI/ML-Dienste von Cloud-Anbietern nutzen.

Nuxeo verlässt sich auf Insight, um Inhalte automatisch zu kategorisieren, Bilder zu erkennen und inhaltsbezogene Prozesse innerhalb des Repositorys zu automatisieren. Es verfügt über vorgefertigte Konnektoren zu Salesforce und bietet RESTful APIs für Anwendungsentwickler, um das Repository in gängige Geschäftsanwendungen zu integrieren.

Hyland hat Nuxeo im April 2021 übernommen und als bestehende Plattform beibehalten und die Nuxeo-Dienste mit anderen Diensten innerhalb seines Produktportfolios kombiniert, um vertikale Anwendungen mit Mehrwert zu liefern. Allerdings macht der Anbieter keinerlei Angaben zu seinen Lizenzen und Preisen.

8. OpenText Documentum

OpenText Documentum ist eine ECM-Plattform für die Verwaltung von Geschäftsdokumenten in großen Unternehmen. Die Plattform verwaltet hochwertige, geschäftskritische Sammlungen, wie beispielsweise technische Designdokumente oder neue Arzneimittelanwendungen. Sie bietet ein gemeinsames Repository, um Dokumente sicher zu speichern und zu verwalten, und wird vor Ort oder über Cloud-fähige Services bereitgestellt, die verschiedene Cloud-basierte Infrastrukturen unterstützen.

OpenText Documentum enthält Funktionen zur Inhaltsanalyse, um Metadaten zu extrahieren und Inhalte automatisch zu klassifizieren. Es bietet Verbund-Suchfunktionen, um Dokumente aus mehreren Repositories abzurufen, sowie Records-Management-Funktionen für die langfristige Aufbewahrung. Es basiert auf separaten E-Rooms für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten. Darüber hinaus lässt sich die Dokumentenversionierung nachverfolgen.

Documentum enthält spezielle Tools für die Dokumentenerfassung und -klassifizierung sowie für die Erstellung personalisierter Dokumente mit hohem Volumen, wie zum Beispiel Versicherungs-Policen. Es unterstützt sichere Dateisynchronisierung und -freigabe für die Synchronisierung von Dateien auf mobilen Geräten. Es bietet proprietäre und Open-Source-APIs zur Integration der im Repository gespeicherten Inhalte in externe Unternehmensanwendungen.

Documentum unterstützt eine voll funktionsfähige BPM-Plattform, die die Inhalte des Repositorys nutzt. Documentum XCP automatisiert hochvolumige, informationsintensive Prozesse, wie zum Beispiel Case-Management-Aktivitäten in der Finanzdienstleistungsbranche.

Benutzer können komplexe Workflows erstellen und automatisieren, um Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Diese automatisierten Prozesse können durch KI-gestützte Funktionen verbessert werden, um Entscheidungen schneller zu treffen. Die Software bietet detaillierte Zugriffssteuerungen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf sensible Informationen zugreifen können.

Documentum bietet umfangreiche APIs zur Integration mit anderen Systemen und Anwendungen. Die Plattform kann mit anderen OpenText-Produkten erweitert werden, um zusätzliche Funktionen wie Content Sharing und Governance-Dienste zu integrieren. Compliance-Funktionen sollen zudem die Einhaltung von Vorschriften wie DSGVO ermöglichen. Preise werden vom Anbieter leider nicht zur Verfügung gestellt. 

9. OpenText Extended ECM

OpenText Extended ECM verwaltet Geschäftsdokumente und unstrukturierten Content über ein gemeinsames Repository. Es bietet Dokumentenmanagement-Funktionen auf Unternehmensniveau, darunter Bibliotheksdienste, mehrschichtige Sicherheit, Zugriffskontrolle, Content-Navigation und Workflow.

OpenText Extended ECM bietet mehrere Werkzeuge zur Steigerung der Produktivität von Arbeitsgruppen. Microsoft Office, Adobe Acrobat und andere persönliche Produktivitätsanwendungen können direkt mit dem Repository verbunden werden. Andere Tools unterstützen die Erfassung von Inhalten und die Indizierung durch optische Zeichenerkennung von gescannten und elektronischen Dokumenten sowie die sichere Synchronisierung und Freigabe von Inhalten, die auf mobilen Geräten gespeichert sind. Das Repository unterstützt die gemeinsame Nutzung von Inhalten für die Ad-hoc-Zusammenarbeit.

Die umfangreichen Funktionen der Plattform zur Verwaltung von Metadaten unterstützen die unternehmensweite Suche und das Records Management. Benutzer können Inhalte manuell, halbautomatisch oder automatisch auf der Grundlage vordefinierter Begriffe kennzeichnen. OpenText Magellan, die KI- und Analyseplattform des Unternehmens, kann zudem Details über Inhalte ableiten.

OpenText unterstützt Ad-hoc-Prozessmanagement durch vernetzte Arbeitsbereiche, die sich in externe Unternehmensanwendungen integrieren lassen. OpenText veröffentlicht weiterhin vorgefertigte Geschäftsszenarien, die die Integration mit Microsoft Teams, Salesforce und SAP vereinfachen und beschleunigen. Vorlagen und Skripte fassen Inhalte, Daten, Personen und Aufgaben zusammen, um gängige Geschäftsfunktionen wie die Verfolgung von Verkaufschancen zu unterstützen. Für komplexere Projekte stellt OpenText außerdem Entwicklungswerkzeuge zur Verfügung, die sich über RESTful APIs in das Kern-Repository integrieren lassen.

Schließlich gewährleistet OpenText Extended ECM Content Governance durch einen systematischen Ansatz für das Records Management. Es wendet Datensatz-Klassifizierungen und Dispositions-Tags auf Dateisammlungen an, die im Repository gespeichert sind. Diese werden den Aufbewahrungsplänen zugeordnet und am Ende ihres Lebenszyklus entfernt.

Die Preisstruktur von OpenText Extended ECM ist variabel und hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Implementierungsanforderungen und die Lizenzmodelle. In der Regel beginnen die Kosten für Enterprise-Lösungen jedoch im Bereich von mehreren Tausend bis Zehntausend US-Dollar pro Jahr, abhängig von den gewählten Funktionen und der Implementierung.

10. Oracle

Oracle bietet Tools und Plattformen für die Erstellung inhaltsorientierter Anwendungen für große Unternehmen. Der Anbieter stützt sich auf mehrere ECM-Plattformen, um Inhaltsflüsse zu orchestrieren, die Geschäftsabläufe und Marketingaktivitäten unterstützen.

Oracle unterhält mehrere speziell entwickelte Repositories für die Verwaltung strukturierter, halbstrukturierter und unstrukturierter Daten. Diese Plattformen – darunter Oracle WebCenter Content und Oracle Content Management (OCM) – bieten zentrale ECM-Funktionen wie Zugriffskontrolle, Bibliotheksdienste und Content Lifecycle Management.

Microsoft-Office-Anwendungen können direkt angebunden werden und ermöglichen so einen nahtlosen Inhaltsfluss, der die persönliche Produktivität erhöht. Oracle verwaltet Bilder, Videos und andere Arten von Rich Media als digitale Assets. OCM umfasst Tools und Anwendungen zur Bearbeitung von Inhalten im laufenden Betrieb und zur Bereitstellung von Inhalten für verschiedene Endpunkte, einschließlich Chatbots. OCM verfügt über integrierte Funktionen zur Videobearbeitung und -produktion, die Unternehmensvideos in einen anderen Inhaltstyp innerhalb einer nahtlosen Benutzererfahrung verwandeln.

OCM stützt sich auf ausgefeilte Funktionen zur Verwaltung von Metadaten, um Einblicke in die Bereitstellung von Inhalten, einschließlich Chatbots und sprachgesteuerter Erlebnisse, zu ermöglichen. Je nach Inhaltstyp unterstützt diese Plattform automatisches Tagging, automatische Klassifizierung und Bilderkennungsfunktionen unter Verwendung mehrerer KI- und ML-Technologien.

Oracle bietet umfangreiche Tools zur Prozessautomatisierung, um redaktionelle Content-Workflows-, Case-Management- und Business-Process-Management-Anwendungen zu unterstützen. Das Unternehmen bietet vorgefertigte Adapter für die Integration mit verwandten Unternehmensanwendungen, darunter PeopleSoft, Siebel und JD Edwards.

Auch Oracle macht keine öffentlichen Anagben zum Preis seiner Lösung.