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Einführung in SAP Information Lifecycle Management (ILM)
In SAP-Systemen spielt Datenschutz eine zentrale Rolle, da personenbezogene Daten gespeichert werden. SAP Information Lifecycle Management (ILM) ist daher zentral.
Bei der Arbeit mit SAP-Systemen spielt der EU-DSGVO-konforme Umgang mit Daten eine wesentliche Rolle. Da in den Systemen verschiedene Daten gespeichert sind, befinden sich in den meisten Fällen auch personenbezogene Informationen darunter. Diese müssen identifiziert und rechtlich sicher gespeichert, gelöscht oder archiviert werden. Dazu stellt SAP eine Lösung für das Information Lifecycle Management (ILM) zur Verfügung.
Was ist SAP Information Lifecycle Management?
SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) ist kein Selbstläufer. Die Projekte müssen korrekt umgesetzt werden, damit der Datenschutz gewahrt bleibt und das System die personenbezogenen Daten richtig schützt.
Vor der Einführung von SAP ILM sollten die Verantwortlichen sich zunächst damit beschäftigen, was die EU-Datenschutz-Grundverordnung für den Schutz der Daten verlangt, und welche Daten in SAP gespeichert sind, die durch die EU-DSGVO betroffen sind.
Die Datenmengen in SAP-Systemen wachsen genauso an, wie die Umgebung immer komplexer werden. Ohne Systeme wie SAP ILM ist es kaum möglich, ein SAP-System EU-DSGVO-konform zu betreiben. Datenkontrolle und personenbezogene Daten sind wichtige Bereiche, bei denen SAP ILM unterstützen kann.
Es hilft Unternehmen dabei, Prozesse und Datenflüsse, inklusive der damit verbundenen Daten automatisiert zu verwalten. ILM begleitet Daten von der Erstellung, über die Verarbeitung, bis hin zu ihrer Archivierung und Vernichtung.
In diesem Zusammenhang kann ILM personenbezogene Daten erkennen und konform zur DSGVO behandeln. Dazu gehört zum Beispiel das regelmäßige und automatische löschen oder archivieren dieser Daten.
Ursprünglich hatte ILM in den SAP-Systemen die Aufgabe, Daten von Lieferanten zu schützen und zu verwalten. Da die EU-DSGVO aber alle personenbezogenen Daten betrifft, hat SAP das System erweitert und eine Lösung geschaffen, mit der sich ein SAP-System weitgehend autonom und automatisiert mit der EU-DSGVO abgleicht.
Wenn personenbezogene Daten nach der erstmaligen Verarbeitung nicht mehr benötigt werden, kann ILM diese löschen. Sind aber Prozesse vorhanden, die diese Daten noch brauchen, kann ILM diese begleiten und nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist entweder archivieren oder löschen.
Komponenten von SAP ILM
SAP ILM besteht aus verschiedenen Modulen. Die Datenarchivierung gehört dabei zu den wichtigsten Funktionen. Dazu wird die Verwaltung der Daten um verschiedene Datenschutz-Funktionen erweitert. Die Archivierung verbindet das Datenmanagement in SAP zusätzlich mit den beiden anderen Modulen in SAP ILM.
Retention Management ist die zweite Komponente in SAP ILM, die über die Datenarchivierung mit dem Datenmanagement verbunden ist. Hier werden die End-of-Life-Aktionen für Daten in SAP umgesetzt. Dazu stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um personenbezogene Daten gesetzeskonform zu archivieren oder zu vernichten.
Der dritte Bereich ist Retention Warehouse. Dabei handelt es sich um eine Komponente, die komplette Systeme und Systemlandschaften begleitet und die Übertragung der Daten über Regeln steuert. Auch Berichte zum Entnehmen der Daten sind hier angesiedelt.
Vorteile von SAP ILM
Neben Einhaltung der EU-DSGVO in SAP-Systemen bietet ILM weitere Vorteile. Die optimale Archivierung und das Löschen von Daten, die ohnehin nicht mehr benötigt werden, entlastet SAP-Systeme. ILM kann den Arbeitsspeicher und Datenbanken entlasten, was vor allem bei SAP HANA eine wichtige Rolle spielt.
Das komplette System wird schneller und Anwender finden ihre Informationen schneller. So kann das System zum Beispiel bestimmte Daten, die zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, automatisch löschen. ILM reduziert das Risiko fehlerhaft verarbeiteter Daten, erhöht die Datenkontrolle und hilft bei der Umsetzung der EU-DSGVO.
SAP-ILM-Lizenzen
In vielen Verträgen und Lizenzen ist der Einsatz von ILM bereits abgedeckt. Hier kann es sinnvoll sein zu überprüfen, ob die Lösung eingesetzt werden darf, aber noch nicht genutzt wird. Ist das in der Umgebung der Fall, können Anwender ohne Zusatzkosten das Retention Management nutzen.
SAP ILM ist ab ERP 6.0 Enhancement Package 4 integriert und enthält alle Tools und Komponenten der Enhancement Packages für SAP NetWeaver 7.0. Mit ILM_NOTIFICATION gibt es eine Neuerung in ILM, die ab Release SAP NetWeaver 7.5 SPS 14 und SAP ERP EHP 8 SPS 12 oder höher in SAP NetWeaver 7.53 SPS 01 zu SAP S/4HANA 1809 zur Verfügung steht.
SAP ILM lässt sich in lokalen Rechenzentren genauso einsetzen wie beim Cloud-Betrieb von SAP und in hybriden Umgebungen. Das Zusammenspiel von SAP S/4HANA und ILM macht ebenfalls Sinn, da die Datenbanken des ERP-Systems entlastet werden.
Fazit
Technisch gesehen, können alle Aufgaben, die SAP ILM erledigt, auch manuell durchgeführt werden. Allerdings erfolgt dies unkontrolliert und in den meisten Fällen weder effektiv noch rechtssicher. Es lohnt sich daher ILM zu nutzen, vor allem wenn Lizenzen bereits abgedeckt sind.
ILM sorgt für die rechtssicherer Verwaltung der Daten in SAP-Systemen und kann gleichzeitig Datenbanken entlasten und das System beschleunigen. Durch die Begleitung der Daten von der Erstellung bis zur Vernichtung kann ILM jederzeit einen Status von Daten liefern und diese zum Stichtag löschen.
Wer aktuell noch nicht auf ILM setzt, sollte sich die Möglichkeiten genauer anschauen. Auch bei der Migration von Alt-Systemen, oder dem Abbau nicht mehr benötigter Server und Anwendungen kann SAP ILM ein Begleiter sein. Im laufenden Betrieb ermöglicht ILM den rechtssicheren Umgang mit allen Daten, die in SAP-Systemen auflaufen.
