Eine Roadmap für die digitale Transformation in 6 Schritten

Was ist eine Roadmap für die digitale Transformation?

Eine Roadmap für die digitale Transformation gibt den Ausgangspunkt an und definiert die wichtigsten Aktivitäten – und die vielen Schritte innerhalb jeder dieser Aktivitäten –, die ein Unternehmen angehen muss, um sich digital zu transformieren.

Ohne eine Roadmap könnte der Prozess nicht reibungslos verlaufen und sich sogar auf Abwege begeben, die den Erfolg des Programms gefährden. Betrachten Sie die Roadmap als Vorläufer eines formellen Transformationsprojektplans, in dem Aktivitäten, Ressourcen und Zeitrahmen detailliert aufgeführt sind.

Warum ist eine Roadmap für die digitale Transformation wichtig?

Die kurze Antwort lautet: Überleben. Da Unternehmen aller Art und Größe auf digitale Technologien und Ressourcen umsteigen, haben sie das Potenzial, ihre Wettbewerbsposition zu verbessern, ihren Ruf zu stärken, das Kundenerlebnis zu verbessern, die betriebliche Effizienz zu steigern, den Umsatz zu erhöhen, neue Kunden zu gewinnen und bestehende Kunden zu binden.

Unternehmen, die die Vorteile eines Programms zur digitalen Transformation nicht nutzen, tun dies auf eigenes Risiko. Da immer mehr Mitarbeiter remote arbeiten und immer weniger Kunden persönlich einkaufen, hat sich die Art und Weise, wie Geschäfte abgewickelt werden, erheblich verändert. Es wird erwartet, dass sich diese Entwicklung in den kommenden Jahren fortsetzen wird, trotz der anhaltenden Inflation und der Gefahr einer Rezession.

Es gibt immer noch Erfolgschancen, und die Mittel, um die digitale Transformation zu erreichen, müssen neu überdacht, neu gestaltet und neu angewandt werden. Das Wachstum und die Akzeptanz von KI und maschinellem Lernen (ML) waren beispielsweise in den letzten Jahren signifikant und werden voraussichtlich zunehmen. Unternehmen mit einer vollständig digitalen Infrastruktur werden gut positioniert sein, um KI- und ML-Funktionen zu nutzen.

Je mehr Unternehmen Erfahrungen mit der digitalen Transformation sammeln und deren Vorteile erkennen, desto schneller und erfolgreicher werden sie sich an neue Marktchancen anpassen können als Unternehmen, die die neuen Technologien meiden. Das Führungsteam eines Unternehmens, die wichtigsten Stakeholder und die Mitarbeiter müssen sich alle auf das neue Geschäftsmodell einstellen. Außerdem ist es wichtig, Erfolge schnell zu demonstrieren, um den Wert der Initiative zur digitalen Transformation für das Unternehmen zu unterstreichen.

Erste Schritte

Wie bei jedem größeren Unternehmensprojekt, insbesondere bei einem, das potenziell das gesamte Unternehmen betrifft, sind im Vorfeld umfangreiche Untersuchungen und Analysen erforderlich.

Sobald die Untersuchungen abgeschlossen sind, muss die Unternehmensleitung das Programm unterstützen – nicht nur aus finanzieller Sicht, sondern auch aus kultureller und betrieblicher Sicht.

Der nächste Schritt besteht darin, eine allgemeine Vision und Strategie für ein Migrationsprogramm sowie einen detaillierten Projektplan aufzustellen, der die Grundlage für die Roadmap zur digitalen Transformation bildet.

Erstellung einer Roadmap für die digitale Transformation

Erfolgreiche digitale Transformationsprogramme nutzen Technologie und Menschen, um das Kundenerlebnis zu verbessern, was zu spürbaren Vorteilen für die Geschäftsleistung eines Unternehmens führt. Es kann jedoch schwierig sein, bei der digitalen Transformation auf Kurs zu bleiben.

In diesem Abschnitt wird ein sechsstufiger Fahrplan für die digitale Transformation vorgestellt, der dazu beiträgt, dass Ihr Programm zur digitalen Transformation erfolgreich ist. Wir listen die empfohlenen Aktivitäten und die entsprechenden Zeitrahmen, die wichtigsten Basisinitiativen und die wichtigsten Aktivitäten auf, die innerhalb jedes wichtigen Meilensteins durchzuführen sind. Jeder Schritt baut auf den Maßnahmen auf, die im vorherigen Schritt durchgeführt wurden.

1. Forschung und Due Diligence durchführen

Stellen Sie ein Projektteam zusammen, das Daten sammelt, um zu verstehen, wie das Unternehmen arbeitet, einschließlich der Ressourcen, die das Unternehmen einsetzt – zum Beispiel Mitarbeiter, Prozesse, Technologie und Einrichtungen. Das Team sollte bestehende strategische Unternehmenspläne, IT-Strategiepläne, Richtlinien- und Verfahrensdokumente, Organigramme und alle anderen Unterlagen, die die Arbeitsweise des Unternehmens beschreiben, prüfen. Als Nächstes sollte das Team wichtige Mitarbeiter befragen, die sich mit dem Unternehmen und seinen Abläufen bestens auskennen, zum Beispiel leitende Angestellte, Abteilungsleiter und Fachexperten. Die Daten aus diesem Schritt werden verwendet, um die Aktivitäten in Schritt 2 einzuleiten.

2. Vorbereiten der DX-Strategie

Eine Strategie und ein Fahrplan für die digitale Transformation sollten das Endspiel und die Art und Weise, wie es erreicht werden soll, beschreiben. Dazu gehören die einzusetzenden Technologien, die Art und Weise der Migration, parallele Aktivitäten – zum Beispiel Mitarbeiterschulungen und Änderungen der technologischen Infrastruktur – und andere relevante Aktivitäten. Die hier gesammelten Informationen und andere wichtige Aktivitäten können dazu verwendet werden, eine Roadmap für die digitale Transformation zu entwickeln. Sobald diese definiert sind, besteht der nächste Schritt darin, die Geschäftsleitung und die Mitarbeiter über die wichtigsten Merkmale des Programms und dessen Umsetzung zu informieren. Die Strategie, die Roadmap und die unterstützenden Aktivitäten können bei Bedarf auf der Grundlage der Anregungen der Geschäftsleitung und der Mitarbeiter geändert werden.

3. Identifizieren Sie Technologieoptionen

Im Rahmen der Strategieentwicklung muss das Projektteam die Zustimmung der Geschäftsleitung für das Projekt zur digitalen Transformation und die Genehmigung für die Finanzierung einholen. Zusätzlich zur Roadmap muss das Projektteam die für eine erfolgreiche Implementierung erforderlichen Systeme und Technologien, Netzwerkressourcen und Migrationsaktivitäten recherchieren und identifizieren. Sie müssen alle Kosten ermitteln, die mit der Migration verbunden sind, einschließlich neuer Technologien, Upgrades bestehender Systeme, neuer Apps und spezialisierter Systeme – zum Beispiel unter Verwendung von KI und ML –, internem und externem Fachwissen, Änderungen an den physischen Einrichtungen, um die neuen Komponenten unterzubringen, die Umstellung der Unternehmenskultur auf die neue Umgebung und vieles mehr. Sobald diese Informationen – und die DX-Roadmap – gesammelt, geprüft und von den zuständigen Managern genehmigt wurden, kann das Team seine Ergebnisse und Empfehlungen der Geschäftsleitung zur Genehmigung vorlegen.

4. Genehmigen Sie den Projektplan und starten Sie das Projekt

In diesem Schritt werden alle Ressourcen ins Spiel gebracht, die Anbieter können mit ihrer Arbeit beginnen, die IT-Teams sind bereit, mit ihren Aktivitäten zu beginnen, und die Mitarbeiter sind darauf vorbereitet, den Übergang von ihren derzeitigen Prozessen zu den neuen, durch das DX-Programm ermöglichten Prozessen zu vollziehen. Dies ist einer der wichtigsten Schritte in der Roadmap für die digitale Transformation, da hier alle Akteure zusammenkommen und das Programm unter der Leitung des Projektplans vorangebracht wird.

5. Ausführen von Migrations- und Übergangsaktivitäten

Im Laufe der DX-Implementierung finden zahlreiche Aktivitäten statt, darunter:

• Installation und Test der neuen Hardware und Software, wobei Anpassungen und Verfeinerungen auf der Grundlage von Erfahrungen vorgenommen werden.
• Installation und Testen der Netzwerkressourcen, die zur Unterstützung der Technologie benötigt werden.
• Installation und Testen von Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der neuen Betriebsumgebung.
• Pilottests der neuen Technologie, um die Mitarbeiter mit den Systemen und Anwendungen vertraut zu machen und ihnen zu zeigen, wie man sie richtig nutzt. Die Pilottests unterstützen bei der Entwicklung von Richtlinien, Verfahren und Leistungskennzahlen für die Nutzung der neuen Technologien. Die Piloten können auch dazu genutzt werden, die HR-Richtlinien bei Bedarf zu aktualisieren.
• Schrittweise Einführung der digitalen Systeme, um die Akzeptanz der Mitarbeiter sicherzustellen.
• Schulungsprogramme für das gesamte Personal zu den neuen Systemen, insbesondere für die Mitarbeiter, die sie nutzen werden.
• Regelmäßige Überprüfungen der Systemausgaben im Vergleich zu den Budgets, wobei bei Bedarf Anpassungen vorgenommen werden.
• Regelmäßige Briefings der Geschäftsleitung über den Gesamtfortschritt des Programms.
• Pilotversuche mit fortschrittlichen Technologien, um zu sehen, wie deren Fähigkeiten am besten für die Analyse der von den neuen Systemen erzeugten Daten genutzt werden können.
• Tests des Outputs der neuen Systeme, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse mit den Anforderungen des Unternehmens übereinstimmen, und um eventuell erforderliche Anpassungen vorzunehmen.
• Sitzungen mit den Mitarbeitern, die mit den Kunden interagieren werden, um sicherzustellen, dass sie mit der neuen Technologie vertraut sind und eine verbesserte Kundenzufriedenheit bieten können.
• Dokumentierte und getestete Maßnahmen zum Schutz der neuen Systeme und Technologien, zum Beispiel Pläne zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs und zur Wiederherstellung der Technologie im Notfall.
• Dokumentation von Verfahren zur Datensicherung und Ersatzteilbeschaffung für die neuen Systeme.
• Programme, die sicherstellen, dass die Mitarbeiter, die die neue Technologie nutzen, über die richtigen Geräte und angemessen ausgestattete Arbeitsplätze verfügen, unabhängig davon, ob sie vor Ort oder aus der Ferne arbeiten.
• Ein Plan für die Inbetriebnahme, einschließlich eines Termins für die Inbetriebnahme mit alternativen Terminen, und die Art und Weise der Durchführung des Einführungsprozesses.
• Alternative Prozesse für den Fall, dass es zu einer erheblichen Störung kommt oder die Mitarbeiter sich wehren, so dass ein Projektstopp erforderlich ist, um Revisionen vorzunehmen.
• Marketing, Website und andere Werbemaßnahmen, um das neue System bekannt zu machen und bestehende und potenzielle Kunden zu ermutigen, das neue System zu nutzen.

6. Start der aktualisierten Geschäftsabläufe und des Performance-Managements

Sobald die neuen DX-basierten Systeme und Anwendungen in Betrieb genommen wurden, beginnen die Programmverwaltung und die Wartungsaktivitäten. Dazu gehören das Personalmanagement, Leistungsbewertungen anhand der neuen Messgrößen, Managementüberprüfungen, Change-Management-Aktivitäten, Technologieüberprüfungen und -aktualisierungen, Finanzüberprüfungen, Analysen darüber, wie sich die neuen Systeme auf Absatz und Umsatz, CX-Zufriedenheit, Kundenbindung und Auswirkungen auf die Wettbewerbsposition und den Ruf ausgewirkt haben. Die regelmäßige Berichterstattung an die Geschäftsleitung ist ein wesentlicher Bestandteil dieses Schrittes.

Tipps für die Umsetzung einer Roadmap für die digitale Transformation

Wie bereits erwähnt, ist die Roadmap mit der Gesamtstrategie des digitalen Transformationsprogramms verknüpft und bildet den Ausgangspunkt für die Entwicklung des Gesamtprojektplans. Sobald die vorbereitenden Aktivitäten abgeschlossen und genehmigt sind und das Programm gestartet werden kann, tragen die folgenden Tipps zu einer erfolgreichen Einführung bei:

• Kündigen Sie eventuelle Abschaltungen der Infrastruktur im Voraus an, um neue Systeme zu installieren und zu testen.
• Sorgen Sie dafür, dass die Arbeit der Mitarbeiter während der Einführung nicht behindert wird.
• Kommunizieren Sie während der verschiedenen Phasen regelmäßig mit Ihren Mitarbeitern. Richten Sie einen Konferenzraum oder einen anderen Bereich ein, in dem die Mitarbeiter Live-Geräte ausprobieren können.
• Richten Sie ein Verfahren ein, damit die Mitarbeiter ihre Kommentare und Kritiken abgeben können.
• Informieren Sie das Senior Management regelmäßig über Fortschritte und Verzögerungen.
• Teilen Sie allen Mitarbeitern die Fertigstellungstermine für bestimmte Meilensteinaktivitäten mit.
• Informieren Sie alle Mitarbeiter über eventuelle Verzögerungen.
• Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter, die das neue System verwenden, bei Bedarf vor dem Einführungsdatum eine Auffrischungsschulung absolvieren können.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem System und sorgen Sie dafür, dass ein Vertreter des Anbieters für alle Fragen zur Verfügung steht.

Die oben genannten Tipps sind wichtig, da sie sich auf die Menschen konzentrieren – diejenigen, die das Programm zum Erfolg führen werden.