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Ein Business-Intelligence-Projekt in 7 Schritten umsetzen
Der BI-Implementierungsprozess umfasst eine Reihe von Schritten, die Organisationen durchführen müssen, um sicherzustellen, dass Projekte erfolgreich abgeschlossen werden.
Business Intelligence (BI) ist ein entscheidender Bereich eines datengesteuerten Unternehmens. In einem wettbewerbsorientierten Geschäftsumfeld kann die Fähigkeit einer Organisation, BI-Projekte erfolgreich umzusetzen, den Unterschied zwischen Gewinn oder Verlust auf dem Markt ausmachen.
Es gibt zwei Hauptgründe für Business-Intelligence-Projekte: Compliance und Geschäftsinnovation. Compliance-Projekte sind in der Regel eine Reaktion auf Gesetze, behördliche Auflagen, vertragliche Verpflichtungen und Unternehmensrichtlinien. Im Gegensatz dazu sind BI-Projekte, die von Innovationen angetrieben werden, eine Reaktion auf die Geschäftsstrategie des Unternehmens – sie zielen darauf ab, einen greifbaren Geschäftswert in Form von Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen, verbesserten Betriebsfähigkeiten und letztlich einer verbesserten Geschäftsleistung zu liefern. Beide Projekttypen haben jedoch das gemeinsame Ziel, bessere Geschäftsentscheidungen zu ermöglichen.
Sie teilen auch eine Reihe von Implementierungsschritten, die in einem BI-Projektlebenszyklus formalisiert werden können. Es handelt sich um eine systematische Methodik zur Entwicklung und Bereitstellung von BI-Anwendungen, die die Wahrscheinlichkeit erfolgreicher Initiativen erheblich erhöht. Die in diesem Artikel beschriebene Abfolge von Schritten dient als Fahrplan für eine effektive BI-Implementierung.
Zunächst müssen jedoch zwei übergreifende Funktionen in den Prozess integriert werden. Ein Projektmanagementteam ist dafür verantwortlich, dass die Ziele erreicht und die Projekte termin- und budgetgerecht abgeschlossen werden. Die Aktivitäten des Teams konzentrieren sich darauf, die verschiedenen Projektschritte zu koordinieren und auf Kurs zu halten. Dies erfordert Projektüberwachungsfunktionen und eine Kommunikationsstrategie, die die Stakeholder des Unternehmens kontinuierlich informiert und ihre Erwartungen steuert.
Die Governance ist ebenfalls ein wesentlicher Bestandteil eines BI-Projekts, um Aufsicht, Rechenschaftspflicht und Autorität zu gewährleisten. Es ist ein Muss, zu Beginn eines Projekts ein Governance-Team einzusetzen und dies bis zum Abschluss der Implementierung beizubehalten.
Sehen wir uns nun die sieben wichtigsten Schritte im BI-Implementierungsprozess an.
1. Erstellen Sie einen Projektplan
Ein Projektplan ist ein Rahmen für den erfolgreichen Abschluss eines BI-Projekts. Einzelne Projekte sind in der Regel eigenständige Initiativen einer größeren BI-Strategie, die von der Geschäftsleitung unterstützt werden, für die das Unternehmen einsteht und für die ein unterstützender Business Case zur Rechtfertigung der erforderlichen Investitionen vorliegt. Beginnen Sie die Projektplanung mit einer klaren Definition des Geschäftsproblems, das Ihre Organisation lösen möchte, oder der Fragen, die beantwortet werden sollen.
Dies hilft bei der Definition des Projektumfangs, der spezifischen Geschäftsziele und der Erfolgskriterien des Projekts sowie bei der Personal- und Zeitplanung. Auf diese Weise lässt sich auch der voraussichtliche Abschluss des Projekts klar abgrenzen, um zu vermeiden, dass es nie abgeschlossen wird.
2. Sammeln Sie detaillierte Benutzeranforderungen
BI ist eine Partnerschaft zwischen verschiedenen Geschäfts- und IT-Stakeholdern. Der Erfolg des Projekts wird durch ein klares Verständnis der Benutzeranforderungen erheblich gesteigert. Die kollektiven funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen definieren die Spezifikationen der BI-Fähigkeiten auf einer detaillierten Ebene und bilden die Grundlage für die BI-Architektur, die bereitgestellt wird. Funktionale Anforderungen beschreiben das Verhalten der BI-Anwendung, während nichtfunktionale Anforderungen ihre technischen Fähigkeiten beschreiben.
Beginnen Sie bei der Erfassung der Anforderungen mit dem Verständnis der relevanten Geschäftsprozesse. Überlegen Sie, für wen das Projekt gedacht ist, welche BI-Tools und Dateneinblicke benötigt werden und welche Probleme es gibt, zum Beispiel die Datenqualität, die Formatierung der Daten und die Häufigkeit der Aktualisierungen. Berücksichtigen Sie in diesem Schritt auch Bedenken hinsichtlich der Einhaltung von Vorschriften, der Datensicherheit, des Datenschutzes und ethischer Aspekte.
3. Entwerfen Sie die BI-Architektur
Die zugrunde liegende Business-Intelligence-Architektur dient als Blaupause für die Bereitstellung der geplanten BI-Funktionen, wobei die Rückverfolgbarkeit bis zu den Geschäftsanforderungen gewährleistet ist. Nehmen Sie sich beim Design der Architektur die nötige Zeit, um den End-to-End-Datenfluss und die damit verbundenen technischen, geschäftlichen und prozessbezogenen Metadaten, die die Analyseanwendungen steuern, ausreichend zu dokumentieren.
Im Kern vermittelt die BI-Architektur eine Vision und einen Plan für die Umwandlung von Daten in Geschäftswert. Die Realisierung des erwarteten Werts erfordert eine Abfolge von Phasen, die die Struktur und Qualität der Daten schrittweise verbessern und es den Benutzern ermöglichen, datengestützte Entscheidungen zu treffen. Im Rahmen dieser Abfolge werden Daten in Informationen umgewandelt, denen Bedeutung und Kontext zugewiesen werden. Durch Analysen können dann Erkenntnisse gewonnen und zur Steuerung von Maßnahmen genutzt werden, die ein gewünschtes Geschäftsergebnis erzielen und dazu beitragen, dass das BI-Projekt seine Geschäftsziele erreicht.
Nach der Architekturplanung umfassen die nächsten drei Projektschritte vier parallele Pfade – unter Einbeziehung der BI-Daten, -Anwendungen und -Technologie sowie der internen Datenkompetenz – in einem integrierten und gut koordinierten Prozess.
4. Bewerten Sie die organisatorische Bereitschaft für das Projekt
Der Bewertungsschritt ist im Wesentlichen eine Triage-Maßnahme, um festzustellen, ob die Organisation für das Projekt bereit ist. Die Bereitschaft berücksichtigt sowohl Personen und Prozesse als auch Projektbeschränkungen, wie das zugewiesene Budget und die Zeit. Lücken, die in diesem Schritt aufgedeckt werden, stellen Risiken für das Projekt dar, die angegangen werden müssen.
Vor Beginn der anderen Tracks sollte eine Datenbewertung durchgeführt werden, um festzustellen, ob die erforderlichen Daten mit dem richtigen Detaillierungsgrad und in ausreichender Qualität verfügbar sind, um die Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Wenn diese kritische Aufgabe übersprungen wird, besteht die Gefahr, dass ein BI-Projekt mit unbrauchbaren Daten geliefert wird, die von den Geschäftsanwendern unweigerlich abgelehnt werden. Identifizieren Sie potenzielle Datenquellen und führen Sie eine Datenprofilerstellung durch, um die Datenqualität zu bewerten. Wenn die Datenverfügbarkeit und -qualität dem Zweck des Projekts entsprechen oder durch Maßnahmen zur Datenpflege und -bereinigung erreicht werden können, beginnen Sie mit den Bewertungen in den anderen Bereichen – andernfalls sollten Sie das Projekt neu bewerten.
Der Anwendungsbereich umfasst die Bewertung des Bedarfs an taktischen oder strategischen BI-Fähigkeiten. Taktische BI-Anwendungen sind in erster Linie alltägliche Anwendungen, die sich auf Geschäftsabläufe konzentrieren und auf bestimmte Geschäftsprozesse ausgerichtet sind. Strategische Anwendungen umfassen in erster Linie langfristige, umfassende Analysen, die eine Kombination aus vergangenen, gegenwärtigen und zukünftigen Erkenntnissen liefern können. Die Entdeckung ist ein weiterer potenzieller Aspekt von BI-Anwendungen, der berücksichtigt werden sollte – sie ist explorativer Natur und nutzt investigative Anfragen, um Erkenntnisse zu gewinnen.
Eine Technologiebewertung sollte die Durchführbarkeit der BI-Architektur bestimmen, einschließlich der geplanten BI-Plattformen, -Tools und -Services sowie der Standards und bewährten Verfahren für die Datenverwaltung und Informationsbereitstellung. Bewerten Sie die Basistechnologie der Organisation und die strategische Technologieausrichtung bei der Gestaltung der BI-Umgebung.
Datenkompetenz ist der Grundstein eines datengesteuerten Unternehmens und wohl der wichtigste Bestandteil eines erfolgreichen BI-Projekts. Sie zu vernachlässigen ist oft der Grund, warum es Organisationen schwerfällt, den Wert von Daten zu nutzen. Der Kurs zur Datenkompetenz zielt darauf ab, die vorgesehenen Benutzer über die Daten und Analysen zu informieren, die Teil eines Projekts sind. Dies beginnt mit einer Bewertung des aktuellen Kompetenzniveaus, um den erforderlichen Schulungsaufwand zu ermitteln.
5. Fahren Sie die Implementierung hoch
Die Anlaufphase ist ein Schritt, der die in den Bewertungen aufgedeckten Lücken schließt. Dies bedeutet in jedem der vier Bereiche etwas anderes. Zum Beispiel umfasst die Datenkuratierung das Bereinigen, Anpassen, Anreichern und potenzielle Integrieren von Datensätzen für geplante Verwendungszwecke – alles Aspekte der Datenaufbereitung. Daten müssen auch durch Datenmodellierung organisiert und strukturiert werden.
Eine Organisation muss alle Lücken in ihrer vorhandenen Technologie sowie die Mitarbeiter, Prozesse und Schulungen schließen, die für die Installation und anschließende Unterstützung des BI-Systems erforderlich sind. Was die Datenkompetenz betrifft, so sollten Sie zunächst einen Weiterbildungsplan entwickeln, der zeigt, wie Daten analysiert und interpretiert werden und wie BI-Erkenntnisse auf sinnvolle Weise im geschäftlichen Kontext kommuniziert werden können – zum Beispiel bewährte Verfahren für die Gestaltung von BI-Dashboards und die Erstellung effektiver Datenvisualisierungen. Als Nächstes sollten Sie die Benutzer schulen, von der Unternehmensleitung bis hin zu den Mitarbeitern an vorderster Front. Ziel ist es, die interne Kultur so zu verändern, dass die Erkenntnisse aus dem BI-Projekt für eine bessere Entscheidungsfindung genutzt werden können.
Eine Gemeinsamkeit der verschiedenen Wege ist die Personalbesetzung. Bei der Zusammenstellung des Projektteams sollten Sie interne BI-, IT- und Geschäftsressourcen einbeziehen, um verschiedene Anforderungen zu erfüllen. Ziehen Sie auch den Einsatz externer Berater und professioneller Dienstleistungsunternehmen in Betracht, um das interne Team zu verstärken und Lücken in den erforderlichen Rollen und Fähigkeiten zu schließen.
6. Entwickeln Sie das BI-System
Im Entwicklungsschritt wird die BI-Umgebung zum Leben erweckt. Er umfasst die detaillierte Planung und den Aufbau des Systems sowie die endgültige Auswahl der BI-Tools und anderer technologischer Ressourcen. Das Testen von Komponenten oder Einheiten ist eine wichtige Aufgabe in diesem Schritt. Das BI-Projekt kann nicht – zumindest nicht auf effektive Weise – umgesetzt werden, wenn die Umgebung nicht erfolgreich in allen vier Bereichen getestet wurde.
Außerdem sollte während des gesamten Entwicklungsprozesses – und der anderen Projektschritte – eine Ressourcenbetreuung des internen Personals vorgesehen werden, um zu verhindern, dass wertvolles Wissen verloren geht und anderweitig genutzt wird. Dies kann die Hinzuziehung externer Mentoren erforderlich machen, wenn die Organisation selbst nicht über die erforderlichen Kapazitäten verfügt.
7. Führen Sie das System ein
Der Schritt der Bereitstellung ist die abschließende Orchestrierung und Bereitstellung des BI-Systems. Hier kommen die parallelen Spuren zusammen, um eine kohärente Umgebung zu schaffen. Die erste Phase vor der Bereitstellung besteht aus End-to-End-Tests, um alle Aspekte des Systems zu überprüfen. Dazu gehören die Datenpipeline sowie die Datenqualität, der Systembetrieb, die Leistung, die Benutzerfreundlichkeit und die Integration von Geschäftsprozessen. Nach der Überprüfung kann das System gestartet und dem Unternehmen zur Nutzung freigegeben werden.
Sobald das BI-System in der Produktion eingesetzt wird, muss die operative Unterstützung gewährleistet sein, um die erforderliche Leistung aufrechtzuerhalten. Zu diesen Aufgaben gehören unter anderem Überwachung, Abstimmung und Wartung. Versuchen Sie, diese Aufgaben so weit wie möglich zu automatisieren.
Stellen Sie schließlich sicher, dass alle externen Ressourcen, die an der BI-Implementierung arbeiten, relevantes Wissen an interne Mitarbeiter weitergeben, bevor sie das Projekt verlassen. Verlangen Sie eine schriftliche Dokumentation, damit das Wissen für zukünftige Referenzzwecke und die Einarbeitung neuer IT- oder BI-Teammitglieder erhalten bleibt.
Nach der Implementierung
Das Schicksal eines BI-Projekts hängt von der Nutzung des Systems und seiner Fähigkeit ab, die zu Beginn des Projekts festgelegten Erfolgskriterien zu erfüllen. Umfragen, Interviews und die Überwachung wichtiger Kennzahlen nach der Implementierung sind nützliche Techniken, um die Erfolge zu messen. Vorausgesetzt, das Projekt wird pünktlich und im Rahmen des Budgets abgeschlossen, kann der Erfolg anhand dieser drei einfachen Fragen gemessen werden, die durch KPIs und andere Kennzahlen gestützt werden:
- Ist das Projekt auf die Geschäftsstrategie abgestimmt?
- Trägt das Projekt zu Geschäftsentscheidungen bei?
- Erfüllt das Projekt den versprochenen Geschäftswert?
Für viele Unternehmen ist es schwierig, aus Daten einen Mehrwert zu generieren. BI-Projekte sind ein Versuch, den Wert von Daten zu maximieren, indem sie umsetzbare Erkenntnisse liefern, die die Entscheidungsfindung und die Ergebnisse im Unternehmen vorantreiben. Ein BI-Projektlebenszyklus bietet einen allgemeinen Ablauf der Schritte, die zur Umsetzung eines effektiven Projekts erforderlich sind.
BI-Projekte können jedoch viele Formen annehmen. Aus diesem Grund eignet sich der hier beschriebene Lebenszyklus am besten als Referenzrahmen. Organisationen sollten ihn an die spezifischen Anforderungen ihrer Projekte anpassen. Unabhängig von der endgültigen Form erhöht ein solides Framework für die Implementierung von Business Intelligence die Erfolgswahrscheinlichkeit erheblich.
