Eigene Strategien für SharePoint Online Backups erstellen

Mit der Umstellung auf Software as a Service (SaaS) können Unternehmen Anwendungen schnell und ohne großen Aufwand einführen. Dies gilt vor allem für Enterprise-Tools. Als Cloud-basierte Anwendungen erfordern sie wenig Vorab-Infrastruktur oder IT-Ressourcen im Vergleich zu lokalen Applikationen.

Microsoft SharePoint nimmt bei den Enterprise-Anwendungen eine besondere Stellung ein. SharePoint-Administratoren haben die Technologie als Chance genutzt, um die komplexen Support- und Wartungsanforderungen, die mit SharePoint-Umgebungen und allen benötigten Komponenten verbunden sind, zu reduzieren.

Ein Nachteil, der Administratoren bei der Cloud-Version der Plattform, SharePoint Online, schnell auffällt, ist allerdings der Mangel an lokalen Backup-Optionen. Für viele stellt sich die Frage: Was müssen Administratoren bei der Konzeption ihrer Migrationsstrategie beachten? Und wie sollten sie die offensichtlichen Mängel der SharePoint Online Backup-Optionen beheben?

Ein SaaS-Angebot, das keine Backups für die gespeicherten Daten einschließt, ist schwer vorstellbar. Ohne weitere Vorkehrungen passiert Folgendes: Wenn ein SharePoint-Benutzer eine Website, eine Dokumentbibliothek oder bestimmte Einstellungen löscht, werden die Informationen zunächst in den Papierkorb der Websites gelegt.

Wird dieser geleert, sind diese Informationen im Grunde für immer verschwunden – selbst Microsoft kann sie nicht wiederherstellen.

Die folgenden vier Schritte können Administratoren dabei helfen, die Folgen einer versehentlichen oder vorsätzlichen Beschädigung oder Löschung von Daten aufgrund fehlender integrierter SharePoint Online Backup-Optionen zu vermeiden:

1. Implementieren Sie für SharePoint und OneDrive Backup-Tools von Drittanbietern: Microsoft hat Drittanbietern einen einfachen Zugriff auf seine Tools ermöglicht. Mit deren Anwendungen können Sie Kopien ganzer Website-Sammlungen erstellen und diese an anderen Cloud-basierten oder lokalen Standorten speichern. Anbieter wie SkyKick, CloudAlly, Backupify und AvePoint bieten robuste Backup- und Wiederherstellungs-Tools an. Sie sollten vom ersten Tag an Teil einer SharePoint-Online-Implementierung sein.
2. Implementieren Sie angemessene Richtlinien für die Aufbewahrung von Dokumenten: Zusätzlich zu den SharePoint Online-Sicherungswerkzeugen von Drittanbietern gibt es weitere Möglichkeiten, vorbeugende Maßnahmen zur Sicherstellung der Daten bereitzustellen. Durch den Zugriff auf das Compliance & Security Center können Administratoren jeden Teil von SharePoint Online so konfigurieren, dass niemand Inhalte von einer oder allen Websites im Intranet löschen kann. Dies ist eine ähnliche Funktion wie Hold. Diese wurde in der Vergangenheit als Teil eines Rechtsstreits verwendet, bei dem Informationen auf Eis gelegt wurden.
3. Implementieren Sie Früherkennungssysteme, um schnell auf Vorfälle reagieren zu können: Eventuell ist es nicht möglich, für Endbenutzer die Option zu deaktivieren, versehentlich in eine Dokumentbibliothek eingefügte Inhalte zu löschen. SharePoint-Administratoren können jedoch einige neue Sicherheitsverbesserungen von Microsoft nutzen. So lassen sich über die Funktion Cloud App Security (vorher Advanced Security Management) Warnmeldungen einrichten. Wenn in SharePoint ein vom Normalfall abweichendes Verhalten bemerkt wird, löst SharePoint einen Alarm aus – zum Beispiel, wenn eine große Anzahl von Dateien gelöscht wird.
4. Implementieren Sie ein Wiederherstellungsziel und legen sie es fest: SharePoint-Admins müssen darauf vorbereitet sein, Daten aus SharePoint Online zu migrieren und zu extrahieren, um diese in andere Cloud-Umgebungen zu transferieren. Ebenso müssen sie Datenhaltungsanforderungen erfüllen, die eine zweite Kopie der intern gespeicherten Daten verlangen. CIOs müssen mit einer SharePoint Online Backup-Strategie auf ein Worst-Case-Szenario vorbereitet sein. Diese sollte alternative Wiederherstellungsoptionen unterstützen, in denen Backups auch auf eine lokale Storage-Komponente geschrieben werden können.

Dass Microsoft mit all seiner Cloud-Affinität und seinem Know-how keine Tools zur Unterstützung von Backup und Recovery für seine Office 365 Workloads anbietet, ist für Admins und Endanwender schwer zu akzeptieren. Andererseits freuen sich viele Softwarehersteller und haben dem Unternehmen bereits dafür gedankt, dass es Office 365 für sie leicht zugänglich gemacht hat – und auch sie damit Geschäfte machen können. Die Anbieter haben jedenfalls bereits gezeigt, dass ihre Tools sehr leistungsfähig sind und sie Daten aus SharePoint Online wiederherstellen können.

Welche der Backup-Optionen Sie auch einsetzen: Der Schutz digitaler Assets, die in einer SharePoint-Site gespeichert sind, ist sehr wichtig, und die IT-Abteilung muss sicherstellen, dass sie gut gegen Datenkorruption und -verlust geschützt ist.

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