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Diese Mitarbeiter sind bei der Software-Beschaffung wichtig
Wichtige Team-Rollen sind: Coach, wirtschaftlich und technisch Verantwortliche, Anwender und Influencer. Sie bestimmen über die „richtige” Technologie für das Unternehmen.
IT-Mitarbeiter und ihre Kollegen sollten die verschiedenen Team-Rollen beim Einkauf von Unternehmenssoftware kennen, die eventuell auf sie zukommen.
Die Einkaufsmethodologie von Miller Heiman stellt ein nützliches Framework für ihr Verständnis zur Verfügung. Es definiert verschiedene Einkaufsrollen und beschreibt die Aufgabenbereiche der einzelnen Rollen. Jedes Team-Mitglied sollte seinen Part verstehen, um dafür die beste Technologie für das Unternehmen auszuwählen.
Dies sind in der Sichtweise von Miller Heiman die vier Team-Rollen für die Beschaffung von Software im Unternehmen:
Coach oder Evangelist. Jemand in dieser Rolle propagiert eine bestimmte Technologie.
Wirtschaftlich Verantwortlicher für den Einkauf. Die Person in dieser Rolle kontrolliert das Budget.
Technisch Verantwortlicher für den Einkauf. Personen in dieser Rolle müssen das Produkt oder den Service genehmigen.
Anwender auf der Käuferseite. Diese Leute werden das Produkt oder den Service in der Praxis anwenden.
Zu diesen Rollen nach Miller Heiman fügt die Research-Firma Nemertes die folgende zusätzliche Rolle hinzu:
Influencer (Einflussnehmer). Während jede Rolle in dem Modell von Miller Heiman Einfluss ausübt, können manche Leute außerhalb des offiziellen Einkauf-Teams die Kaufentscheidungen beherrschen, darunter zum Beispiel Mentoren, Board-Mitglieder und inoffizielle Führungspersonen. Influencer sind nicht Teil der formellen Einkaufsprozesse, aber ihrer Meinung kommt ein bestimmtes Gewicht zu.
Coach oder Evangelist: Advokaten neuer Technologien
Dies ist die wichtigste Rolle, weil sich jemand für einen brandneuen Einkauf engagieren muss, damit er wirklich über die Bühne geht. Nur so etwas wie eine Lizenzerneuerung bei zentralen und allgemein beliebten Services zu günstigen Preisen passiert ohne einen Coach.
Jeder bedeutende Einkauf beginnt mit jemandem, der sich für eine bestimmte Software ausspricht, weil sie etwas in der Art tun könnte wie zum Beispiel:
- ein Problem XY lösen
- einen Prozess ABC verbessern
- eine billigere Software im Vergleich zu existierender Software sein
Diese Person könnte der CTO oder ein Softwarearchitekt, Ingenieur, Analyst oder ein Endanwender sein. Um erfolgreich zu agieren, muss der Evangelist einleuchtende Gründe für das Unternehmen präsentieren, die sich auf die Zeit der Mitarbeiter beziehen oder auf die Bewertung, den Einkauf und die Installation der Software oder der Services. Sie müssen nicht unbedingt einen detaillierten Business-Plan entwickeln, bevor die Sache ins Rollen kommt, obwohl es später jemand in diesem Prozess tun wird.
Wirtschaftlich Verantwortlicher: Stellt die Gelder für die Technologie zur Verfügung
Der wirtschaftlich Verantwortliche verfügt über das Budget, mit dem der Technologieeinkauf bezahlt wird. In der Regel besitzt diese Position ein Vetorecht bei Einkäufen. Jedoch ist damit eventuell nicht das Recht verbunden, den Einkauf zu genehmigen.
Ein wirtschaftlich Verantwortlicher für Unternehmenssoftware sollte ein IT-Professioneller sein, der die folgenden Punkte versteht:
- die Einkommensquellen, die das Geschäft unterstützen
- die Art und Weise, in der IT die Umsätze und den Profit unterstützt
- die Art und Weise, in der sich die neue Software eventuell auf Umsätze und Profit auswirkt
Der wirtschaftlich Verantwortliche besitzt womöglich nicht die Befugnis, einen bedeutsamen Einkauf zu genehmigen, besonders in kleineren Unternehmen. Höchstens wird er über beschränkte Rechte verfügen, zum Beispiel bis zu ein paar Tausend Euro in einem kleinen Unternehmen oder vielleicht 50.000 Euro in einem größeren.
Größe ist nicht der einzige Faktor. Die Art und Weise der etablierten IT-Kultur spielt ebenfalls eine wichtige Rolle. Unternehmen mit einer konservativen IT-Kultur tendieren dazu, die Ausgabenbefugnis der IT zu begrenzen, sogar für den CIO. Auf der anderen Seite geben Unternehmen mit einer eher aggressiven IT-Kultur wahrscheinlich der Führung der IT-Abteilung deutlich mehr Rechte bei den Ausgaben.
Personen, die die Rolle eines wirtschaftlich Verantwortlichen bekleiden, können dadurch erfolgreich sein, indem sie eindringlich kommunizieren, wie sich ein Einkauf auf Einkommen und Profit auswirken wird, so dass jene Personen mit wirklicher Entscheidungspotenz eine gute Entscheidung treffen können.
Technisch Verantwortlicher: Prüft das Potential für technische und geschäftliche Konflikte
Die technisch Verantwortlichen bei einem Softwarekauf sind jene, die sowohl Technologie oder Service als auch den Verkäufer bewerten, um zu Aussagen über das Investment auf technischem, aber auch auf organisatorischem Niveau zu kommen. Zu den technisch Verantwortlichen gehören Ingenieure, Entwickler, Analysten, Administratoren, Softwarearchitekten und Manager, die alle bewerten, ob ein neuer Service oder neues Produkt für einen Kauf geeignet sind.
Sie müssen darüber entscheiden, ob das Produkt den definierten Anforderungen entsprechen kann. Zu weiteren technisch Verantwortlichen gehören Mitglieder der Einkaufs- und juristischen Teams oder andere Abteilungen, die Begriffe und Bedingungen der Verträge begutachten. Zu den technisch Verantwortlichen gehören auch Mitarbeiter aus den Umwelt-, Sozial- und Kontrollabteilungen, die sich um die Auswirkungen des Kaufs auf die sozialen und umweltmäßigen Bedingungen kümmern.
Um erfolgreich in der Rolle von technisch Verantwortlichen zu sein, müssen IT-Professionelle detailgetreu und aufgeschlossen sein: „Entspricht das dem, was wir jetzt brauchen, und dem was wir wissen, was wir in der Zukunft brauchen werden?“ Zusätzlich sollten alle Anforderungen identifiziert werden, die das Produkt oder der Service befriedigen soll.
Anwender auf der Käuferseite: Alltagstauglichkeit überprüfen
Diese Art von Käufern arbeitet inner- und außerhalb der IT-Industrie. Ihr Fokus liegt darauf, wie das Produkt oder der Service zu Endanwendern oder zu Administratoren, Ingenieuren und anderen Personen passt, die solche Systeme ausliefern, verwalten und erhalten müssen. Sie üben eine entscheidende Rolle bei der Festlegung von Anforderungen an den Kauf, bei Machbarkeitsstudien und beim Testen aus. Sie können auch dabei helfen herauszufinden, ob Angestellte ein Training für den Einsatz der neuen Technologie und für welche Art von Training brauchen.
Anwender auf der Käuferseite sollten alle möglichen Szenarien bedenken. Sie sollten fragen, „Kann die Software das und das?“, und darüber hinaus bestimmte Fragen zur Brauchbarkeit für ihr Unternehmen stellen. Zum Beispiel solche Fragen: „Kann Terry in der Buchhaltung die Software einsetzen, um bestimmte Aufgaben wie XYZ schnell und leicht auszuführen?“ und „Wird die IT-Mannschaft in der Lage sein, das System ohne besondere Kontrollen laufen zu lassen?“
Anwender auf der Käuferseite legen fest, was ein Tool einsatzbereit macht, und ihre Erfahrungen helfen dabei herauszufinden, was jenseits der technischen Fähigkeiten nicht so gut funktioniert. Die Software ist eventuell in der Lage, ihre Aufgaben auf einem technischen Niveau auszuüben, ist aber womöglich in der Bedienung oder Verwaltung zu komplex für die Mitarbeiter.
Gute Anwender auf der Käuferseite sollten ihre Aufmerksamkeit darauf konzentrieren, wie die neue Software sich in den Arbeitsfluss der Angestellten eingliedert, sowohl außerhalb als auch innerhalb der IT-Abteilung. Damit werden sie mit anderen Anwendern sprechen, die richtigen Fragen stellen und so ihre Stimme in den gesamten Einkaufsprozess einbringen.
Influencer: Üben Einfluss außerhalb einer offiziellen Käuferrolle aus
Influencer besitzen keine Autorität, um Anforderungen zu definieren oder einen Einkauf zu erlauben oder zu untersagen. Doch sie beeinflussen die Meinungen anderer Personen und können auf Einkaufsabsichten einwirken. Anwender in anderen Rollen hören auf die Meinungen von Influencern, was wünschenswerte Tools, Anbieter oder Technologiearten sind.
Influencer können sich unter anderem einsetzen für:
- entscheidende Unterstützung für Vertreter von bestimmten Technologien ausdrücken
- Zweifel unter wirtschaftlich Verantwortlichen verbreiten
- Anwender auf der Käuferseite beeinflussen, wie man Probleme bei bestimmten Produkten wahrnimmt oder wie sie in die aktuelle Umgebung passen
Es ist schwierig, als Influencer erfolgreich zu sein, weil der Influencer keine Macht hat, die Käufer und Coaches dazu zu bringen, seiner Meinung Beachtung zu schenken. Um erfolgreich zu sein, sollte ein Influencer nachweisen können, dass er mit seinen technologischen Entscheidungen richtig liegt, und er sollte wissen, wie er seine Entscheidungen gegenüber den tatsächlichen Käufern, Trainern und Unternehmensleitern wirksam vertreten kann.
Leitende Personen und Käufer in anderen Rollen, die den Influencern etwas entgegensetzen oder ihre Meinung in ihrem Unternehmen verbreiten wollen, sollten versuchen, deren Meinungen und Einflussbereich zu verstehen.
Alle diese Meinungen der Einkäufer von Unternehmens-Software sind wichtig, um mit Erfolg die richtige Technologie für ein bestimmtes Unternehmen auszuwählen. Wenn man versteht, wie jeder einzelne seinen Beitrag leisten muss, steigen die Erfolgsaussichten.
