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Die richtige Videokonferenz- und Raumplanung für die Zukunft
Wenn Unternehmen Strategien für die Rückkehr ins Büro ausarbeiten, berücksichtigen sie auch die Rolle, die Videokonferenzen bei der Neugestaltung von Konferenzräumen spielen.
Das Büro hat seit 2020 eine enorme Veränderung erfahren. Nicht nur seine Rolle hat sich verändert, sondern auch seine Konfiguration, insbesondere in Besprechungsräumen.
Laut der Studie Unified Communications Management and Endpoints: 2021-22 von Metrigy, an der 400 Unternehmen weltweit teilnahmen, planen nur 20,5 Prozent der Teilnehmer, dass alle Mitarbeiter in Vollzeit ins Büro zurückkehren. Der Bericht ergab auch, dass fast 28 Prozent der Befragten damit begonnen haben, mögliche Einsparungen durch die Reduzierung der Größe und Anzahl ihrer Büros zu evaluieren.
Den Zweck des Büros neu definieren
Für diejenigen, die Mitarbeiter in Voll- oder Teilzeit zurück ins Büro bringen, muss zunächst der Zweck des Büros und der Großraum-Videokonferenzen festgelegt werden. Für etwa 62 Prozent der Studienteilnehmer werden die Büros so bleiben wie vor der COVID-19-Pandemie, das heißt als Ort für Einzelarbeit und Gruppensitzungen. Etwa 35 Prozent gehen jedoch davon aus, dass sich das Büro weiterentwickeln wird, entweder zu einem Ort, an dem sich vor allem Außendienstmitarbeiter treffen, oder zu einem Ort, an dem Mitarbeiter individuell arbeiten, aber keine Gruppenbesprechungen abhalten.
Die Besorgnis über COVID-19 veranlasst die Unternehmen weiterhin, die Anzahl der Personen, die in Besprechungsräumen engen Kontakt haben, zu begrenzen. Infolgedessen gaben 21 Prozent der Unternehmen an, dass Remote-Meetings die Regel bleiben werden.
Angesichts der zunehmenden Besprechungsdichte und der Besorgnis über die Anzahl der Kontakte nimmt etwa ein Drittel der Unternehmen physische Veränderungen in ihren Büros vor, die häufig von den Einrichtungs- und Personalabteilungen veranlasst werden. Dazu gehören die Festlegung von Kapazitätsgrenzen, die Errichtung physischer Barrieren zwischen den Mitarbeitern, der Bau kleiner Besprechungsräume im Stil von Telefonzellen für eine begrenzte Teilnehmerzahl und die Aufteilung großer Besprechungsräume in kleinere Räume.
Videokonferenzen sind die Grundlage für diese Veränderungen. Trotz der Befürchtungen, dass die Videomüdigkeit die Mitarbeiter überfordern könnte, sahen fast 45 Prozent der Unternehmen einen Anstieg der Videonutzung in der zweiten Hälfte des Jahres 2021. Fast 85 Prozent gaben an, dass Video eine kritische oder wichtige Technologie zur Unterstützung der Geschäftsabläufe ist. Darüber hinaus setzen rund 55 Prozent der Unternehmen verstärkt Videokonferenzsysteme in Besprechungsräumen und -flächen ein.
Für die Zukunft sollten die Verantwortlichen für die Videozusammenarbeit in ihrem Unternehmen Folgendes planen:
- Bieten Sie Flexibilität bei der Gestaltung von Arbeitsplätzen und der Bereitstellung von Videokonferenzgeräten: Auch wenn es weiterhin Videokonferenzen in großen Räumen geben wird, stellen viele Unternehmen verstärkt kleinere Besprechungsräume zur Verfügung. Video ist heute allgegenwärtig, was bedeutet, dass die Mitarbeiter unabhängig vom Konferenzort Zugang zu qualitativ hochwertigen Videoerlebnissen benötigen.
- Verstehen Sie die Anwendungsnutzung: Fast die Hälfte der Unternehmen unterstützt mehr als eine Video-App. Ideal wäre es, wenn die Mitarbeiter einfach einen Raum betreten und auf einen Bildschirm klicken könnten, um ein Meeting zu starten. Das ist jedoch nicht immer möglich, wenn die Versammlung mit einer App stattfindet, die nicht für den Raum optimiert ist. Ziehen Sie Konzepte in Betracht, die Flexibilität bieten, damit die Mitarbeiter unabhängig von der Meeting-Software Videokonferenzsysteme nutzen können.
- Erkennen Sie, dass sich die virtuelle Zusammenarbeit verändert hat: In den letzten zwei Jahren gab es einen rasanten Anstieg von virtuellen Whiteboard- und Ideation-Apps. Unternehmen können einfach nicht mehr zu der Zeit zurückkehren, als Teilnehmer aus der Ferne nur über Audio verfügten, was bedeutete, dass sie das Whiteboard im Raum nicht sehen konnten. Heute verwenden die Teilnehmer aus der Ferne wahrscheinlich diese virtuellen Anwendungen, um ihre Ideen zu konkretisieren. Teilnehmer im Raum, die keine großen Touchscreens zur Verfügung haben, laufen Gefahr, dass sie sich nicht in vollem Umfang an der Zusammenarbeit beteiligen können, zum Beispiel durch Chats, Fragen und Antworten sowie Abstimmungen.
- Ziehen Sie Digital Signage in Betracht: Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter verfügbare Räume leicht finden können, entweder über Raummanagement-Apps oder über kleine Displays, die den Raumstatus visuell anzeigen, beispielsweise rot für in Gebrauch und grün für verfügbar.
Fazit
Zusammenfassend sollten Sie sicherstellen, dass die IT-Abteilung alle rauminternen Lösungen verwalten kann, die Sie einsetzen. Nutzen Sie die Vorteile der schnell aufkommenden Software-Tools für die Raumbereitstellung, Software-Updates und Zustandsüberprüfungen, damit die IT-Abteilung problemlos auf Probleme der Mitarbeiter reagieren kann.
Die Strategien für Videokonferenzen im Büro und in großen Räumen werden sich ändern, da die Unternehmen ihre Pläne für die Rückkehr ins Büro und den Zweck des Büros festlegen. Betrachten Sie jeden Plan als einen fortlaufenden Prozess und nicht als eine punktuelle Lösung. Ändern Sie Ihren Ansatz, wenn sich Ihre Umgebung und Ihre Anforderungen ändern.
