Obwohl Backup-Planung fast immer im Zusammenhang mit großen Unternehmen thematisiert wird, sind Backups für kleine Unternehmen genauso wichtig – vielleicht sogar noch wichtiger. Denn ein größerer Datenverlust könnte ein kleines Unternehmen nicht nur schädigen, es könnte sogar seinen Ruin bedeuten.
Jedes kleine Unternehmen sollte sich die Zeit nehmen, darüber nachzudenken, wie es seine Daten am besten schützen und einen soliden Backup-Plan in die Praxis umsetzen kann. Die Auswahl einer bestimmten Backup-Lösung ist dabei nur ein Teil der Strategie. Aktuell sind viele konkurrierende Backup-Produkte und zahlreiche Anbieter verfügbar, die alle behaupten, die Besten zu sein.
Anstatt ein Backup-Produkt auszuwählen und dann zu konfigurieren, um die Daten des Unternehmens zu schützen, ist es besser, zunächst erst einmal für das kleine Unternehmen eine umfassende Backup-Strategie zu entwickeln. Erst im nächsten Schritt sollte man dann analysieren, welche Produkte am besten zu dieser Strategie passen.
Planung einer Backup-Strategie
Damit die sensiblen Daten angemessen geschützt werden, sollten grundsätzlich drei Kopien der Daten vorhanden sein. Die erste Kopie ist nicht wirklich eine Kopie: Es sind die Produktivdaten, die täglich verwendet werden. Die zweite Kopie ist das eigentliche Backup, das man lokal vor Ort aufbewahrt. Und die dritte Kopie ist das externe Backup – quasi das Backup des Backups, das an einem entfernten Ort abgelegt werden sollte.
Es gibt mehrere Gründe, warum zwei verschiedene Sicherungskopien benötigt werden. Der erste Grund ist die Redundanz. Wenn eine Sicherungskopie vor Ort aus irgendeinem Grund defekt oder nicht lesbar ist – wegen einer schlechten Kopie, eines Speicherdefekts oder eines ähnlichen Problems – kann man auf eine zweite Sicherungskopie zurückgreifen.
Der zweite Grund: Die externe Sicherungskopie ist eine Notsicherung für den Worst Case. Sie stellt sicher, dass eine Kopie der Daten im Falle einer Katastrophe, zum Beispiel im Falle eines Brands oder einer Überschwemmung, erhalten bleibt. Auch kann es möglich sein, dass eine Sicherungskopie vor Ort aufgrund menschlicher Einflüsse wie Diebstahl oder mutwilliger Beschädigung vernichtet wird. Wenn ein Unternehmen zum Beispiel von Ransomware angegriffen wird, kann der Virus das Backup vor Ort zerstören. Eine abgetrennte, externe Kopie bietet die Möglichkeit, die Daten zurückzubekommen, ohne das Lösegeld bezahlen zu müssen.
Und es gibt noch einen dritten Grund für eine zweite Sicherungskopie: Mit einer Vor-Ort-Kopie hat man die Möglichkeit, im Bedarfsfall Daten schnell wiederherzustellen. Würden man nur ein extern gehaltenes Backup aufbewahren, würde das Wiederherstellen dieser externen Sicherungskopie viel länger dauern.
Auswahl eines Medientyps
Wenn man eine Backup-Strategie für kleine Unternehmen plant, muss entschieden werden, welche Art von Backup-Medien man sowohl für Sicherungen vor Ort als auch außerhalb des Unternehmens verwendet.
Magnetbänder werden schon seit Jahrzehnten zur Datensicherung verwendet und sind auch heute noch ein gutes Mittel, um langfristig eine umfangreiche Datenmenge zu speichern. Unter den richtigen Lagerbedingungen können Magnetbänder über viele Jahre hinweg archiviert werden. Zusätzlich lassen sich die Bänder einfach und vor allem preiswert lagern.
Das klassische Tape ist heute allerdings nicht mehr so beliebt wie früher – zum Teil zu Unrecht. Tape-Backups haben den Vorteil, dass sie relativ preiswert und zuverlässig sind. Ein weiterer Vorteil: Sobald ein Band aus dem Laufwerk ausgeworfen wird, wird es vom System getrennt. Ein Ransomware-Angriff würde somit die auf einem ausgeworfenen Band gespeicherten Daten nicht beeinträchtigen.
Der Nachteil der Verwendung von Tape ist, dass es bei Daten, die sich häufig ändern, nicht gut funktioniert. In der Regel wird nur eine Bandsicherung pro Nacht angefertigt, so dass die neuesten Daten immer ungeschützt bleiben. Man muss außerdem einen sicheren Ort finden, wo man die Bänder lagert, um einen Datendiebstahl oder mutwillige Beschädigung zu verhindern.
Das heute gängige Medium in der Backup-Strategie für kleine Unternehmen sind tragbare Festplatten als Backup-Ziel. Dieses Backup-Medium hat ähnliche Vor- und Nachteile wie ein Band. Diese sind günstig, relativ schnell, leicht zu lagern und zu transportieren und in der Regel bequemer als Wechselmedien mit geringerer Kapazität wie optische Disks. Allerdings sind die Festplatten in der Regel teurer als Magnetbänder und überleben – anders als ein Band – einen Sturz aus größerer Höhe nicht. Sie sollten also sehr sorgsam damit umgehen.
Ein weiteres Problem ist die Häufigkeit der Sicherungen. Hier empfiehlt sich Continuous Data Protection (CDP). CDP ist ein Verfahren zur fortlaufenden Datensicherung. Es sichert Daten ständig auf eine Reihe von Festplatten innerhalb eines Backup-Servers oder einer Appliance. CDP-Backups werden ständig ausgeführt, so dass auch die neuesten Daten geschützt sind. Die Nachteile sind jedoch, dass CDP-Backups komplexer als einfache Band- oder portable Festplatten-Backups, nicht portabel und sehr teuer sind.
Damit die sensiblen Daten angemessen geschützt werden, sollten grundsätzlich drei Kopien der Daten vorhanden sein.
Da CDP-Backups nicht portabel sind, ist es üblich, Backup-Daten auf ein Band oder in die Cloud zu kopieren, um sie extern zu speichern. Dies erhöht einerseits das Schutzniveau, steigert andererseits aber auch die Kosten und Komplexität des Backups.
Ab in die Cloud?
Eine weitere beliebte Option einer Backup-Strategie für kleine Unternehmen sind Cloud-Backups. Cloud-Backups sind zuverlässig, eignen sie sich allerdings nicht für die Sicherung großer Datenmengen. Der Grund: Die Kosten für die Übertragung und Speicherung der Daten steigen mit zunehmender Datenmenge exorbitant. Darüber hinaus können die relativ geringen Internetbandbreiten das Sichern oder Wiederherstellen von Daten aus der Cloud unpraktisch machen – besonders wenn die Datenmengen sehr groß sind. Viele Unternehmen nutzen die Cloud aus diesen Gründen nur als sekundäres Backup.
Rein physisch betrachtet, ist die virtuelle Auslagerung von Daten in die Cloud der sicherste Weg zur Datensicherung – dies hängt aber auch vom Grundvertrauen in die Datensicherheit und die Einhaltung von Sicherheitsstandards ab. Mit einem Cloud-Backup gibt ein Unternehmen die Verantwortung für die Datensicherung in fremde Hände. Dies erscheint wegen der bequemen, automatischen Updates wie auch unter Kosten- und Effizienzgesichtspunkten komfortabel zu sein. In Zeiten nachweislicher Industriespionage sollte sich ein Unternehmen diesen Schritt allerdings sorgfältig überlegen – und Konditionen sowie Sicherheitsstandards als auch Bewertungen prüfen.
Dennoch sind Cloud-Backup-Produkte, die sich an kleine Unternehmen richten, eine attraktive Security-Option. Sie sind oft für Personen mit minimaler technischer Erfahrung konzipiert und können besonders in Unternehmen mit begrenzten IT-Ressourcen eine gute Wahl sein.
Kleine Unternehmen müssen auf ihre eigenen Datenschutzbedürfnisse achten und ein Produkt entsprechend auswählen. Man sollte dabei berücksichtigen, wie oft die Daten gesichert werden müssen, wie schnell Daten wiederhergestellt werden müssen – und vor allem: was sich ein Unternehmen leisten kann.
