Die fünf größten Unterschiede zwischen Office 365 und Office 2013

Nur wenige Produktivitäts-Suiten für den Unternehmensbereich bieten den Nutzwert und die Flexibilität von Microsoft Office. Doch das traditionelle Modell der Anwendungsbereitstellung in Form einer „festen Installation“ hat durch alternative Modelle wie Microsofts Office 365 Konkurrenz bekommen.

Software as a Service (SaaS) versetzt Unternehmen in die Lage, Anwendungen für eine größere Anzahl an Usern in finanziell tragbarem Rahmen zur Verfügung zu stellen. Damit werden auch zusätzliche Features unterstützt, die mit Offline-Software nicht möglich sind. Obwohl Office 2013 und Office 365 die gleichen grundlegenden Komponenten enthalten, zum Beispiel Word, Excel, PowerPoint und andere Tools, ist es wichtig, die wesentlichen Unterschiede zwischen den beiden Office-Suiten zu verstehen und den Ansatz zu wählen, der sich am besten für Ihre Organisation eignet.

Eigentumsmodelle: Office 365 und Office 2013 basieren auf verschiedenen Eigentumsmodellen. Der größte Unterschied zwischen Office 2013 und Office 365 ist die Art, wie die Software erworben wird. Office 2013 zum Beispiel verwendet ein traditionelles Lizenzierungsmodell, das vorsieht, die Software einmal zu kaufen und einmal zu installieren. 

Eine unbefristete Lizenz stellt sicher, dass der Käufer die Suite ewig weiternutzen kann (selbst wenn irgendwann die Updates und der technische Support eingestellt werden). Der Preis variiert bei Office 2013 je nach Version. Ist die Home and Student-Edition offiziell ab 139 Euro verfügbar (mit Outlook 269 Euro), kostet die Professional-Variante schon mal 539 Euro. Allerdings schwanken die Preise mittlerweile je nach Anbieter.

Im Vergleich entspricht Office 365 dem gleichen Basisprodukt, aber in Form eines Abonnement-basierten Online-Services, der auf monatlicher oder jährlicher Basis abgerechnet wird. Die Anwender greifen solange auf Office 365 zu, wie das Abonnement läuft. 

Derzeit kostet Office 365 Business Essentials 3,80 Euro pro Benutzer und Monat. Dafür erhält man allerdings nur Zugriff auf Office Online plus E-Mail mit einem 50 Gigabyte (GB) Postfach und einem Terabyte (TB) Datenspeicher. Office 365 Business kostet bereits 8,80 Euro pro Benutzer und Monat. 

Hierfür erhält der Anwender alle Office-Anwendungen für PC und Mac sowie Office-Apps auf Tablets und Smartphone plus ein TB Datenspeicher. In der Business-Premium-Version für 9,60 Euro pro Benutzer und Monat kommen noch E-Mail mit 50 GB und HD-Videokonferenzen hinzu.

Abgedeckte Endpunkte: Office 2013 deckt weniger Endpunkte pro Lizenz ab. Was SaaS so extrem reizvoll macht, ist die Idee, auf Dokumente, Kalkulationstabellen, Präsentationen und andere Inhalte von jedem System und von jedem Standort aus zugreifen zu können. Wenn man sich für einen herkömmlichen Kauf entscheidet, bieten die Business-Editionen von Office 2013 eine Lizenz für einen Computer. Natürlich können Sie Office 2013 deinstallieren und die Installation (und Lizenz) auf einen anderen Rechner übertragen. Aber jeder, der schon einmal Office installiert hat, weiß, dass der Vorgang recht zeitaufwendig ist.

Im Vergleich dazu enthalten die beiden umfangreicheren Business-Editionen fünf Lizenzen pro Abonnement und ermöglichen so den Zugriff auf alle Office-Anwendungen auf bis zu fünf PCs oder Macs. Beispielsweise können Nutzer auf Office von ihrem Büro-PC, einem Laptop unterwegs oder von ihrem Home-Office aus zugreifen - und das alles im Rahmen derselben monatlichen Lizenz.

Zusätzliche Dienste: Office 365 bietet Zusatzdienste. Mehrere Installationen von Office 2013 zu nutzen, stellt lediglich eine Hürde für den mobilen Einsatz dar. So kann es auch schwierig sein, den Zugriff auf den Inhalt, der mit Office-Tools erstellt wurde, PC-übergreifend sicherzustellen. Netzwerkspeicher oder mobile Speichermedien (zum Beispiel USB-Sticks) bieten eventuell einen Ausweg, aber die Versionskontrolle und die gemeinsame Bearbeitung des Inhalts können eine Herausforderung sein.

Da Office 365 Cloud-basiert funktioniert, bietet Microsoft zusätzlich ein TB Online-Speicher für jeden Anwender, der OneDrive for Business nutzt. Dies ermöglicht den Dateizugriff von beliebigen Installationen aus sowie Filesharing zwischen berechtigten Usern. Falls Office offline genutzt werden muss, kann die OneDrive-Anwendung für jeden lizenzierten Endpunkt eine synchronisierte Version des OneDrive-Speichers verwalten.

Regelmäßige Aktualisierungen: Office 365 erhält unbefristet Upgrades. Gravierende Unterschiede zwischen SaaS-Produkten und traditionellen Software-Suiten ergeben sich auch bei Updates und Upgrades. So sind User durch den Kauf von Office 2013 berechtigt, Patches und Updates, die für die Fehlerbehebung zur Verfügung gestellt werden, zu verwenden. Allerdings bleibt das Produkt immer Office 2013, unabhängig von der Nutzungsdauer. Irgendwann einmal gibt es auch keine Patches mehr, weil die Software das Ende des Produktlebenszyklus erreicht hat.

Im Gegensatz dazu erhält ein SaaS-Produkt wie Office 365 ohne zeitliche Befristung Bugfixes und Upgrades. Es erhält die gleichen Fixes und Funktions-Updates wie herkömmliche Software auch. Aber wenn die Zeit für eine neue Office-Version gekommen ist, wird Office 365 auf diese Version aktualisiert - das ist in der monatlichen Abo-Gebühr bereits enthalten.

Collaboration: Office 365 setzt verstärkt auf Collaboration-Funktionen. OneDrive-Speicher und Filesharing ermöglichen die gemeinsame Nutzung von Dokumenten in Echtzeit zur dynamischen Inhaltserstellung. Darüber hinaus bietet Collaboration eine Versionskontrolle, um sicherzustellen, dass nur die aktuelle Version verwendet wird. Doch dies ist nur ein Aspekt der Zusammenarbeit.

Office 365 verfügt noch über eine Reihe von anderen Collaboration-Tools, etwa 60 Telefongesprächsminuten über Skype pro Monat, den Zugriff auf Video- und Audio-Konferenzen in HD, Screen Sharing und Instant Messaging. Enterprise Social Networking wird mithilfe von Yammer Enterprise abgedeckt. Die Kombination von gemeinsam genutzten Dokumenten und Echtzeit-Collaboration-Tools verspricht ein Höchstmaß an Kreativität von jedem dafür vorgesehenen PC oder Tablet aus.

Bei der Wahl zwischen herkömmlichen Software-Suiten wie Office 2013 und SaaS-Angeboten wie Office 365 geht es um weit mehr als nur den Preis. Beide Bereitstellungsmodelle bieten die gleichen unentbehrlichen Office-Tools, aber es gibt erhebliche Unterschiede, die man genau unter die Lupe nehmen sollte.

Potenzielle Käufer müssen einiges beachten: die pro Lizenz abgedeckte Anzahl an Systemen (auf wie vielen Systemen die Software laufen kann), wie lange das Unternehmen traditionelle Software vor einem Umstieg noch nutzen will und den Geschäftswert von zusätzlichen Features wie OneDrive oder Yammer.

Administratoren sollten darüber hinaus die Auswirkungen von SaaS-Betriebskosten auf die Geschäftsbudgets berücksichtigen, ebenso wie die Schwierigkeiten im Zusammenhang mit der Integration von Active Directory und E-Mail in die aktuellen IT-Umgebungen.

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