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Die besten KI-Meeting-Assistenten
KI-Meeting-Assistenten verfügen über leistungsstarke Funktionen, um Mitarbeiterproduktivität und Meeting Workflows zu verbessern. Welches KI-Tool eignet sich für Sie am besten?
Für viele Mitarbeiter kann bereits ein Blick in den Wochenkalender Ängste heraufbeschwören. Die Sorgen drehen sich dabei meist um folgende Fragen: Wie finde ich bei so vielen Besprechungsterminen Zeit für konzentriertes, produktives Arbeiten? Wie kann ich den Überblick über die Aufgaben nach einem Meeting behalten? Was ist, wenn ich zu spät oder gar nicht an einer Besprechung teilnehme – werde ich dann wichtige Diskussionen und Entscheidungen verpassen?
Um diese Bedenken zu zerstreuen und das Mitarbeitererlebnis zu verbessern, können Unternehmen bestimmte Technologien in Betracht ziehen, um die Abläufe und Ergebnisse von Meetings zu verbessern.
In einer von Metrigy 2022 durchgeführten Studie zum Thema Mitarbeitererlebnis hatten 55 Prozent der 250 weltweit analysierten Unternehmen bereits festgestellt, dass die Unterstützung bei der Erstellung von Zusammenfassungen und der Protokollierung von Aktionspunkten, Notizen und Entscheidungen den höchsten Stellenwert unter den verschiedenen Arten von KI-gestützten Video-Meeting-Funktionen hat. Im Jahr 2024 ist das Erstellen von Meeting-Zusammenfassungen laut der Metrigy-Studie AI for Business Success:2024-25 der wichtigste Anwendungsfall für generative KI in der Mitarbeiterinteraktion. 80 Prozent der fast 700 global untersuchten Unternehmen nutzen oder testen demnach bereits diese Art der Meeting-Unterstützung.
Was Sie von einem KI-Meeting-Assistenten erwarten können
KI-Besprechungsassistenten erfüllen viele Zwecke vor, während und nach Meetings. Durch den Einsatz fortschrittlicher Funktionen wie Machine Learning und Automatisierung übernehmen KI-Meeting-Assistenten grundlegende Aufgaben. Dazu gehören Terminplanung und -verschiebung, Transkription und Übersetzung von Meetings, Anfertigung von Notizen sowie die Erstellung von kurzen und detaillierten Meeting-Zusammenfassungen. Da sie wissen, dass die KI im Hintergrund arbeitet, können sich die Besprechungsteilnehmer auf die laufende Diskussion oder Präsentation konzentrieren und sparen Zeit, weil sie die Meeting-Aufzeichnungen nicht nach verpassten Beiträgen und Anmerkungen durchsuchen müssen. Auf diese Weise können Meeting-Assistenten die Effizienz verbessern, die Produktivität steigern sowie Einzelpersonen und Teams dabei unterstützen, mehr Nutzen aus Meetings zu ziehen. Gleichzeitig lässt sich so die Besprechung selbst für alle angenehmer gestalten.
Natürlich ist die Verbesserung von KI-Meeting-Assistenten zu einer Priorität für Anbieter von Meeting-Apps wie Cisco, Google, Microsoft und Zoom geworden, aber auch für unabhängige Anbieter, die um Marktanteile kämpfen. Viele dieser Anbieter haben die Möglichkeiten der generativen KI erkannt, um ihre Besprechungsassistenten mit neuen und verbesserten Funktionen auszustatten.
Über die Grundlagen hinaus sollten IT-Verantwortliche KI-Meeting-Assistenten auf ihre Fähigkeit prüfen, erweiterte Funktionen zu unterstützen. Dazu zählen die folgenden Punkte:
- Catchup von laufenden Meetings: Der KI-Assistent bietet eine aktuelle, knappe Zusammenfassung für Teilnehmer, die erst nach Beginn eines Meetings hinzukommen.
- Meeting-Vertretung: Der KI-Assistent springt für einen Live-Teilnehmer der Besprechung ein, gibt Input und liefert eine kurze Zusammenfassung nach dem Ende des Meetings.
- E-Mail-Recaps: Der KI-Assistent erfasst Schlüsselwörter und Aktionspunkte. Dann verteilt er eine komprimierte Zusammenfassung des Meetings per E-Mail an die Teilnehmer.
- Stimmungsanalyse: Der KI-Assistent analysiert Meeting-Transkripte auf negative oder anderweitig problematische Stimmungen und informiert die Führungskräfte, gegebenenfalls verbunden mit Best-Action-Empfehlungen.
- Nachfragen im Anschluss an ein Meeting: Der KI-Assistent gibt Antworten auf natürlichsprachliche Eingaben, zum Beispiel Nenne mir die drei wichtigsten Ergebnisse für mein Team.
Wie KI-Assistenten eine bessere Zusammenarbeit unterstützen können
Die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern verbessern und erleichtern, sind weitere Vorteile von KI-Meeting-Assistenten – und auch hier spielen sie in allen Phasen eines Meetings eine Rolle.
Beispielsweise können sich Teams auf automatische Planungsfunktionen verlassen, um sowohl für einmalige als auch wiederkehrende Besprechungen die optimalen Termine zu finden, die eine maximale Beteiligung ermöglichen. Außerdem können Teammitglieder, die verhindert sind, dank einiger der oben genannten Funktionen trotzdem ihre Meinung äußern. Sie haben zudem die Möglichkeit, Zusammenfassungen der getroffenen Entscheidungen und erforderlichen Maßnahmen zu erhalten, damit sie nicht das Gefühl haben, vom Teamprozess ausgeschlossen zu sein.
Während eines Meetings können KI-Assistenten allen Teilnehmern, auch Nicht-Muttersprachlern, helfen, der Diskussion zu folgen und sich zu beteiligen, indem sie Übersetzungen und Untertitel in Echtzeit bereitstellen. Sie sind somit in die gemeinsame Arbeit eingebunden, anstatt nur zuzuschauen.
Darüber hinaus kann ein KI-Assistent aufgrund des bisherigen Verlaufs der Teamaktivitäten Vorschläge machen, bei welchen Themen ein Team noch zusammenarbeiten könnte. Dies kann den Teammitgliedern helfen, den Überblick zu bewahren und Projekt-Deadlines einzuhalten. Einige KI-Assistenten erleichtern die Zusammenarbeit auch durch Brainstorming-Modi, was besonders in Meeting-Apps nützlich ist, die virtuelle Whiteboards unterstützen.
Nach einer Besprechung kann ein KI-Assistent die Meeting-Aufzeichnungen auf dauerhafte Themen und Trends analysieren. Teammanager können diese Erkenntnisse zur strategischen Planung einsetzen und den KI-Assistenten sogar dazu nutzen, eine Teambesprechung anzusetzen, um die Zusammenarbeit zu vertiefen.
KI-Assistenten in geschäftliche Workflows einbinden
Um den größtmöglichen Nutzen aus ihrer Investition zu ziehen, müssen IT-Verantwortliche die Mitarbeiter ermutigen, sich Gedanken darüber zu machen, wie man KI-Meeting-Assistenten in die täglichen Abläufe integrieren kann. Dadurch lassen sich Effizienz und Produktivität steigern.
Zum Beispiel kann ein KI-Meeting-Assistent Aktionspunkte erfassen, die ein Leiter der Produktentwicklung dann zuweist und in einer Projektmanagement-Anwendung nachverfolgt, um den Projektzeitplan einzuhalten. Oder ein Kundenbetreuer kann einen Kundendatensatz mit Zusammenfassungen aktualisieren, die von einem Meeting-Assistenten automatisch generiert werden, der auch die nächsten Schritte festlegen und automatisch ein Folge-Meeting planen kann.
Nicht immer reicht nur ein Meeting-Assistent
IT-Verantwortliche in Unternehmen sollten die grundlegenden Funktionen von KI-Meeting-Assistenten kennen. Sie müssen sich umfassend informieren, um die Merkmale und Funktionen zu erhalten, die den Bedürfnissen ihrer Mitarbeiter am besten entsprechen und den Stress im Zusammenhang mit Meeting-Aufgaben weiter reduzieren.
Zu diesem Zweck nutzen fast 40 Prozent der 440 Unternehmen, die an der globalen Metrigy-Studie Workplace Collaboration 2023-24 teilgenommen haben, mehr als eine Meeting-App. Und etwas mehr als 20 Prozent dieser Unternehmen taten dies, weil ihrer primären Meeting-App die benötigten Funktionen fehlten.
Bei der Recherche zu KI-Meeting-Assistenten haben sich die TechTarget-Redakteure und Metrigy auf UC-Meeting-App-Provider (Unified Communications) und eigenständige Anbieter konzentriert. Unsere Recherche umfasst eine Marktanalyse von mehreren führenden Produkten. Die folgende Liste ist alphabetisch geordnet.
1. Airgram
Airgram kann Meetings detailliert zusammenfassen, übersetzen und transkribieren. Es bietet die Möglichkeit, Meetings automatisch mit Google Meet, Microsoft Teams und Zoom zu verbinden. Airgram gibt es in einer kostenlosen Version. Der Plus-Plan kostet 18 US-Dollar (circa 17 Euro) pro Benutzer und Monat.
2. Cisco Webex Assistant
Der Cisco Webex Assistant ist in kostenpflichtigen Lizenzen von Cisco Webex enthalten. Er bietet Catchup, kurze und ausführliche Zusammenfassungen, Transkription und Übersetzung von Meetings. Er kann zudem Nachrichten erstellen, ändern und detailliert zusammenfassen.
3. Copilot in Teams
Ähnlich wie die anderen KI-Assistenten verfügt Copilot in Teams über Funktionen für das Catchup, kurze und detaillierte Zusammenfassungen, Transkription, Übersetzung und Stimmungsanalyse von Meetings. Er kann außerdem Nachrichten erstellen, ändern und ausführlich zusammenfassen. Copilot für Microsoft 365 kostet 30 US-Dollar (circa 28 Euro) pro Nutzer und Monat. Die monatlichen Kosten pro Benutzer für Copilot Pro betragen 20 US-Dollar (circa 19 Euro). Eine kostenlose Version ist ebenfalls erhältlich.
4. Fireflies.ai
Fireflies.ai bietet Meeting-Notizen, detaillierte Zusammenfassungen und Transkription. Die Lösung synchronisiert zudem automatisch Besprechungsnotizen, Aufnahmen und Transkriptionen mit Collaboration-Apps. Fireflies.ai gibt es in einer kostenlosen Version und in drei kostenpflichtigen Varianten für 10, 19 und 39 US-Dollar (circa 9, 18 und 36 Euro) – jeweils pro Arbeitsplatz und Monat.
5. Gemini for Google Workspace
Gemini for Google Workspace (früher unter dem Namen Duet AI bekannt) bietet Catchup, kurze und ausführliche Zusammenfassungen, Transkription, Übersetzung und Stimmungsanalyse von Meetings. Darüber hinaus lassen sich Nachrichten zusammenfassen und ändern, zudem kann die Software beim Verfassen von E-Mails, Dokumenten und Nachrichten helfen. Die monatlichen Kosten pro Nutzer betragen 20 US-Dollar (circa 19 Euro) für den Business-Plan und 30 US-Dollar (circa 28 Euro) für die Enterprise-Lizenz.
6. Otter.ai Meeting GenAI
Otter.ai Meeting GenAI ermöglicht es, Meetings ausführlich zusammenzufassen und zu transkribieren sowie Fragen zu Besprechungen per Chat zu stellen. Das Produkt kann überdies beim Verfassen von E-Mails helfen und bietet eine plattformübergreifende Unterstützung. Die Pro-Version von Otter.ai kostet 10 US-Dollar (circa 9 Euro) pro Benutzer und Monat. Die Business-Version liegt bei 20 US-Dollar (circa 19 Euro) je Benutzer und Monat.
7. Zoom AI Companion
Zoom AI Companion bietet Catchup, kurze und detaillierte Zusammenfassungen, Transkription, Übersetzung und Stimmungsanalyse von Meetings. Die Software kann außerdem Nachrichten ändern und zusammenfassen sowie Nachrichten und E-Mails erstellen. Zoom AI Companion ist in kostenpflichtigen Zoom-Lizenzen enthalten.
Obwohl die vorgestellten KI-Meeting-Assistenten alle ähnliche Fähigkeiten besitzen, kann es bei der Umsetzung bestimmter Funktionen dennoch zu Unterschieden kommen. Zum Beispiel handhabt ein Assistent die Zusammenfassung von Meetings möglicherweise anders als ein anderer. Unternehmen könnten sich einfach für die Assistenten von Cisco oder Microsoft entscheiden, da diese Anbieter die Meeting Workflows in den Firmen bereits stark dominieren.
Neben den in dieser Liste aufgeführten KI-Meeting-Assistenten gibt es noch etliche andere auf dem Markt. Unternehmen müssen diese leistungsstarken Meeting Tools mit der gebotenen Sorgfalt prüfen, um die beste Lösung für ihre Mitarbeiter und Workflows zu finden.
