Die Vor- und Nachteile von UCaaS für hybrides Arbeiten
Unified Communications as a Service erfährt durch hybride Belegschaften neue Aufmerksamkeit. Erfahren Sie, was Sie wissen sollten, bevor Sie UCaaS in Ihrem Unternehmen einführen.
Da hybride Arbeitsformen inzwischen zur Norm geworden sind, müssen Unternehmen ihren Mitarbeitern eine einheitlichere Unterstützung bieten. Und die Stärke von Unified Communications (UC) erhält neue Aufmerksamkeit.
Vor der COVID-19-Pandemie arbeiteten die Mitarbeiter in erster Linie im Büro und wurden von UC-Plattformen in den Geschäftsräumen unterstützt. Heute wird jedoch erwartet, dass man überall und jederzeit arbeiten kann. Um diese verteilten Belegschaften zu unterstützen, gehen Unternehmen zu Unified Communications as a Service (UCaaS) über.
UCaaS ist nur ein Teil der umfassenderen Migration zur Cloud, die alle Unternehmen bewältigen. Bei der Einführung von Unified Communications müssen IT-Leiter ihre Beweggründe sorgfältig abwägen. Dies gilt vor allem für Unternehmen, die frisch in die Cloud und in UC einsteigen, da beide Technologien eine neue Herangehensweise darstellen. Die Einführung neuer Technologien ist immer mit Unsicherheiten verbunden. Um diese Bedenken zu zerstreuen, sollten wir einige Vor- und Nachteile von Unified Communications untersuchen.
Vorteile von UCaaS
Der Einsatz von UCaaS kommt sowohl den Endnutzern als auch den IT-Abteilungen zugute. Die wichtigsten Vorteile von UCaaS vereinfachen das IT-Management und die Benutzerfreundlichkeit für die Mitarbeiter.
1. Ein Anbieter, eine Plattform
Dies ist wahrscheinlich der stärkste Werttreiber jeder UCaaS-Bereitstellung. Anstatt Kommunikationsanwendungen einzeln zu nutzen, die oft von verschiedenen Anbietern unterstützt werden, bietet UCaaS alle diese Dienste an einem Ort. Darüber hinaus sind alle Anwendungen, einschließlich VoIP, Videokonferenzen, Messaging und E-Mail, integriert. Die Mitarbeiter verwalten ihre gesamte Kommunikation und ihre Arbeitsabläufe über eine einzige Plattform. Dies ist wesentlich effizienter als das Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Programmen und macht UCaaS zu einem neuen Produktivitätsfaktor. Auch die IT-Abteilung wird entlastet, da ein Anbieter die gesamte Bereitstellung überwacht.
2. Konsistente UX für alle
Dies ist möglicherweise der größte Vorteil von UCaaS, insbesondere bei der Unterstützung einer hybriden Belegschaft. Die Mitarbeiter sind wahrscheinlich in verschiedenen Umgebungen tätig und verwenden eine Vielzahl von Endpunkten oder Geräten. Die Bereitstellung einer konsistenten UX (User Experience) für all diese Szenarien ist ein wesentlicher Grundsatz von UC. Der Anstieg der hybriden Arbeit hat die Aufgabe der Bereitstellung einer Standard-UX komplexer gemacht, aber die UCaaS-Anbieter haben Schritt gehalten.
Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter von heute im Laufe ihres Tages und auch während einer bestimmten Sitzung routinemäßig den Modus wechseln. Sie gehen vielleicht vom PC oder Tischtelefon zum Smartphone, von Instant Messaging zu VoIP oder von Einzel-E-Mail zu Videokonferenzen für ein Team-Meeting. Unabhängig von der Situation muss die Benutzeroberfläche konsistent sein, damit die Mitarbeiter produktiv arbeiten können. Dies ist eine wichtige Fähigkeit, die bei der Bewertung von Anbietern geprüft werden muss.
3. SaaS-Modell
UCaaS bietet viele Vorteile bei einer Cloud-Migration, insbesondere für IT-Abteilungen. Erstens ist UCaaS abonnementbasiert, was die Wirtschaftlichkeit von Capex auf Opex verlagert. Das ist ein besser zu handhabender Ansatz, wenn die finanziellen Ressourcen begrenzt sind. Da Sie nur für das bezahlen, was Sie verbrauchen, ist dies eine gute Möglichkeit, die Ausgaben unter Kontrolle zu halten.
Zweitens ermöglicht das Cloud-Modell den Unternehmen, mit den sich ständig weiterentwickelnden Technologien Schritt zu halten. Drittens werden UC-Upgrades automatisch durchgeführt und allen Abonnenten zur Verfügung gestellt, unabhängig von ihrem Standort. Die gleiche Flexibilität gilt für neue Anwendungen, egal ob es sich um ein paar Dutzend oder Tausende von Lizenzen handelt.
Nachteile von UCaaS
Trotz aller Vorteile hat UCaaS auch Nachteile, die sich auf die Benutzerakzeptanz und den IT-Support auswirken können. Berücksichtigen Sie diese Herausforderungen bei der Planung einer UCaaS-Bereitstellung.
1. Schwer zu messender Wert
Jeder möchte produktiver sein, und obwohl Unternehmen großen Wert auf Effizienz legen, existieren keine etablierten Metriken. Es gibt viele Möglichkeiten, spezifische Elemente, die zur Produktivität beitragen, zu messen, aber eine übergreifende Messgröße, wie die Kundenzufriedenheit im Contact Center, wurde noch nicht entwickelt. Da es sich bei UCaaS um Software handelt, lassen sich herkömmliche ROI- oder Gesamtbetriebskostenkennzahlen nicht wie bei Hardware, zum Beispiel einer PBX oder einem VoIP-Telefonsystem, anwenden.
Endbenutzer denken nicht über Unified Communications nach – sie erledigen einfach ihre Arbeit. Daher muss die IT-Abteilung die Akzeptanz fördern und den Benutzern zeigen, was neu ist und wie UCaaS eine bessere Arbeitsweise ermöglicht.
Außerdem löst UC kein identifizierbares Problem, sondern bietet lediglich eine bessere Möglichkeit, das zu tun, was die Mitarbeiter bereits tun. Daher ist der Business Case bei Kaufentscheidungen eher eine Mischung aus subjektiven Einschätzungen und benutzerbasierten Benchmarks als das, was in Ihrem Unternehmen die Norm ist.
2. Voraussetzung für die Akzeptanz durch die Endbenutzer
Bei der Bewertung der Vor- und Nachteile von Unified Communications sollten Sie Folgendes bedenken: UC ist anders als frühere Kommunikationstechnologien. Das kann zu mehr Arbeit für die IT-Abteilung führen. Bei der Bereitstellung eines Telefonsystems – entweder PBX oder VoIP-Telefone – war die Aufgabe der IT-Abteilung erledigt, sobald die Einrichtung abgeschlossen war. Jeder benutzte Tischtelefone, wusste, wie sie zu bedienen waren, und es war keine Schulung erforderlich. UC ist keine Anwendung, mit der jeder umzugehen weiß. Es handelt sich um eine Plattform mit vielen beweglichen Teilen, und die Mitarbeiter müssen lernen, wie alles zusammen funktioniert.
Endbenutzer denken nicht über Unified Communications nach – sie erledigen einfach ihre Arbeit. Daher muss die IT-Abteilung die Akzeptanz fördern und den Benutzern zeigen, was neu ist und wie UCaaS eine bessere Arbeitsweise ermöglicht. Dieser zusätzliche Aufwand muss in Ihren UC-Einführungsplänen berücksichtigt werden und ist ein weiterer Bereich, in dem Anbieter einen Mehrwert schaffen können, indem sie den Benutzern helfen, sich mit ihren neuen Tools vertraut zu machen.
3. Interoperabilität
Bei UC geht es naturgemäß um die Integration einer breiten Palette von Anwendungen auf einer gemeinsamen, einzigartigen Plattform. Dadurch entsteht ein leistungsfähiger Werkzeugsatz, der jedoch nur so effektiv ist, wie der Anbieter in der Lage ist, ein nahtloses Zusammenspiel zwischen den Elementen zu gewährleisten. Einige Anbieter verfügen von Haus aus über die meisten dieser Elemente, während andere eher auf Drittanbieter angewiesen sind, die bereits integriert sind, um diese nahtlose Erfahrung zu ermöglichen. Doch kein einziger Anbieter verfügt über alle Elemente.
Da regelmäßig neue Anwendungen auf den Markt kommen, wird die Interoperabilität zu einer ständigen Herausforderung. Es gibt eine Vielzahl von UC-Anbietern. Sie sind sehr wettbewerbsfähig, müssen aber zunehmend zusammenarbeiten, um die Anforderungen ihrer Kunden zu erfüllen. Nicht alle Formen der Interoperabilität sind gleich. Achten Sie bei der Bewertung von Anbietern darauf, dass sie nahtlos mit Ihrer bestehenden Netzwerkumgebung zusammenarbeiten können.
