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Die Planung von IT-Projekten im Griff behalten
Der Zeitplan ist überschritten und die Kosten laufen aus dem Ruder. Bei vielen IT-Projekten scheint dies normal. Folgende Tipps helfen dabei, das Vorhaben im Griff zu behalten.
Ginge es bei IT-Projekten lediglich darum, möglichst gute Hard- und Software auszuwählen, wäre eine IT-Projektplanung im eigentlichen Sinne nicht erforderlich. In den meisten Projekten muss die IT-Abteilung die Technologien evaluieren, auswählen und optimal implementieren. Und natürlich müssen die ausgewählten Produkte bestmöglich auf die Anforderungen und Fähigkeiten der Fachabteilungen und Mitarbeiter abgestimmt sein. Das Ganze sollte selbstredend im Hinblick auf das Budget in Sachen Kosten für die Zukunft positive Effekte mit sich bringen. Ein Gesamtpaket, bei dem der Erfolg selten garantiert ist.
Die Planung von IT-Projekten unterstützt Führungskräfte wie IT-Teams dabei, das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Im Vergleich zur Vergangenheit sind hier viele Vorgänge und Änderungen wesentlich dynamischer. Unternehmen benötigen die IT, um neue Geschäftsfelder, Initiativen und Prioritäten zu unterstützen. Eine schleichende Erweiterung des eigentlichen Vorhabens gefährdet häufig die gesteckten Projektpläne. Das sich IT-Projekte zu einem gewissen Maß während der Umsetzung ausweiten, ist meist unvermeidlich. Dies sollte von Anfang an berücksichtigt werden, und zwar sowohl im Hinblick auf den Zeitrahmen und das Budget. Eventuell hilft es auch, den ein oder anderen Punkt für eine spätere Implementierung vorzusehen, oder gleich als separates Projekt oder einen ganz anderen Lösungsansatz zu wählen.
Kurze Projekte sind in der Regel leichter zu bewältigen. Langfristige, große Projekte sind ein guter Nährboden für weniger positive Verhaltensweisen. Soll ein großen, sehr komplexes IT-Projekt umgesetzt werden, hilft es, dieses in Phasen oder Teilprojekte zu unterteilen. Klare Ziele und kurze Projektlaufzeiten helfen dabei Ermüdungserscheinungen in den Teams zu vermeiden, die sich bei langfristigen Vorhaben oft einschleichen.
Die fünf folgenden Vorgehensweisen helfen dabei, eine IT-Projektplanung zu realisieren, die den Erwartungen entspricht und etwaige Zusatzaufgaben noch schultern zu können.
Es müssen konkrete Ziele und Zeitpläne gesetzt werden
Wenn die Ziele zu allgemein oder unklar formuliert sind, sind IT-Projekte von vornherein zum Scheitern verurteilt. Jedes Projekt benötigten einen aussagekräftigen Zeitplan und realistische Bedingungen für eine erfolgreiche Umsetzung.
Die konkreten Ziele und Kriterien für die IT sollten natürlich immer im Zusammenhang mit den entsprechenden Geschäftsabläufen stehen. Folgende Beispiele verdeutlichen, wie handfest oder auch schwammig Projektpläne in der Praxis sind:
- Eine Business-Applikation macht in der Anwendung Probleme aufgrund zu großer Latenzen, entsprechende IT-Investitionen werden bewilligt. Ein erster Blick liefert als Ursache eine sehr hohe Serverauslastung. Das ausgegebene Ziel, die Latenz zu reduzieren, ist zu vage. Ein detaillierterer Projektplan, der auch den Anforderungen der Fachabteilung entspricht, würde ein Server-Upgrade auf eine andere Hardwareplattform oder ein Cluster hinsichtlich der Anwendungen vorschlagen. Damit ließe sich die Leistung steigern, die Latenz reduzieren und die Ausfallsicherheit verbessern.
- Compliance-Vorschriften erfordern, dass das Unternehmen die Datensicherheit verbessern und die Aufbewahrungsfrist verlängern muss. Ein allgemeiner Vorschlag würde lauten, die Storage-Kapazität zu erhöhen. Ein konkreter Plan könnte besagen, dass die IT-Abteilung eine bestimmte Storage-Ressource – etwa eine RAID-6-Festplattenlösung mit 10 TByte Archivkapazität und einer integrierten Verschlüsselungslösung zum Schutz der Daten im Ruhezustand – zur Verfügung stellen wird. Zudem könnte ein solcher Projektumfang die Bewertung von möglichen Alternativen beinhalten: beispielsweise ein Storage-Array mit nativen Fähigkeiten in Sachen Verschlüsselung sowie Lebenszyklus der Daten.
Legen Sie Kennzahlen fest, um den jeweiligen Erfolg messbar zu machen. Im ersten Beispiel muss die IT die Latenzen erfassen und darüber hinaus die berechnete Verfügbarkeit über die Zeit ausweisen. Im zweiten Beispiel müssen die Kriterien der Compliance-Richtlinien für die Datenspeicherung, Backups und Löschvorgänge abgebildet werden.
Die Fähigkeiten der IT-Mitarbeiter berücksichtigen
Bei der Planung und Durchführung eines IT-Projektes spielen die Fachkenntnisse der Mitarbeiter eine entscheidende Rolle. Die Technologien für die Bereitstellungen von Lösungen im Rechenzentrum oder in der Cloud werden immer komplexer und weisen immer weitreichendere Abhängigkeiten auf.
Es sollten die Mitarbeiter mit den jeweiligen Fähigkeiten und der entsprechenden Erfahrung Führungspositionen im Projekt übernehmen. Dies bietet auch Gelegenheit, sich mit anderem Teammitgliedern im Laufe des Projekts auszutauschen. IT-Profis sind engagiert und in kniffligen Situationen meist einfallsreich. Und es ist für alle von Vorteil, wenn während des Projekts Wissen aufgebaut wird. Allerdings muss der Zeitplan des Projekts beinhalten, dass der Zeitaufwand für die Evaluierung eines Produkts oder eine Plattform sowie die Konfiguration und Sicherstellung der Integration angemessen berücksichtigt wird. Dazu gehören je nach Bedarf Labortests oder auch Proof-of-Principle- oder Proof-of-Concept-Projekte. Will heißen, die Durchführbarkeit des Vorhabens sollte sich nachweisen lassen.
Wenn das eigene Team nicht über die erforderlichen Fähigkeiten verfügt, muss es unter Umständen um entsprechende Fachkräfte erweitert werden, um die Lücke langfristig zu schließen. Zudem können externe Berater oder Dienstleister in Anspruch genommen werden, um beim Projekt zu helfen und das interne Team entsprechend für die verwendeten Technologien zu schulen.
Die Durchführbarkeit nachweisen
Die Simulation unter Testbedingungen und Proof-of-Concept- sowie Proof-of-Principle-Projekte reduzieren einerseits die mit dem Projekt verbundenen Risiken. Andererseits können Mitarbeiter so auch gleich Erfahrungen sammeln. Proof-of-Concept-Projekte sollten in der Regel zeigen, dass eine Technologie oder Plattform, den Geschäftsanforderungen entspricht. Proof-of-Principle-Projekte überprüfen, ob das gewählte Produkt wie erwartet eingesetzt, eingerichtet und integriert werden kann und dann wie gewünscht funktioniert. In diesen Phasen lassen sich neue Anwendungsfälle, Konfigurationen und auch die Funktionalitäten vorhandener Ressourcen untersuchen. So wird die Möglichkeit geboten, Erfahrungen zu sammeln, Fehler zu machen sowie Einstellungen und Optimierungen zu testen, ohne dass der Geschäftsbetrieb beeinträchtigt wird.
Die Investitionen in solche Testprojekte sind in aller Regel überschaubar. Entweder sind entsprechende Umgebungen vorhanden, oder sie können heutzutage einfach temporär gebucht werden. Je nach Lösung stehen hier auch die Anbieter und Lieferanten hilfreich zur Seite.
Geschäftsführung einbeziehen
Für den Erfolg der IT-Projektplanung ist die Kommunikation und deren Qualität zwischen der IT-Abteilung und der Geschäftsführung beziehungsweise den Budgetverantwortlichen von entscheidender Bedeutung. Die IT muss ganz genau verstehen, welches Problem sie eigentlich zu lösen hat. Ebenso muss die Geschäftsführung verstehen, wie neue IT-Technologien und -Infrastrukturen prinzipiell funktionieren.
Daher sollten entsprechende Führungskräfte während der Planung, bei Demonstrationen und anderen wichtigen Punkten mit von der Partie sein und in den Projektlebenszyklus eingebunden sein. Die IT-Abteilung muss dem Unternehmen vorführen, was es als Ergebnis erhält, wie dies funktioniert und wie die Ziele erreicht werden.
Legen Sie definierte, messbare Kriterien und Kennzahlen von den Projektverantwortlichen fest. Die Fortschritte in den einzelnen Bereichen müssen mitverfolgt werden und die Ergebnisse entsprechend zusammengefasst und festgehalten werden. Beinhaltet ein Projekt beispielsweise eine Private Cloud für das Hosting von fünf kritischen Geschäftsanwendungen, die bis zu 1.000 Anwender unterstützen, dann sollten das die Kennzahlen wiedergeben. Also zum Beispiel die Transaktionen innerhalb einer Stunde pro Anwendung oder den Umsatz im Vergleich zu den Zielen für die bisherigen Anwendungen.
Die IT-Projektplanung beinhaltet eine entsprechende Planung des Budgets. So sollten alle anfallenden Kosten zusammengefasst werden, dazu gehören auch häufig übersehene Faktoren wie Lizenz- oder jährliche Wartungskosten. Je realistischer der Budgetvorschlag ist, desto geringer sind die Risiken durch unerwartete Kosten oder nachträgliche Anträge auf Erhöhung des Budgets.
Ergebnisse sichtbar und erkennbar machen
Die Durchführung von IT-Projekten erfordert eine kontinuierliche Überwachung des Projektfortschritts und entsprechende Berichte. Es muss sichergestellt werden, dass das Projekt im Zeit- und Kostenrahmen liegt.
Die regelmäßige Berichterstattung ist nach Abschluss des Projekts ebenfalls von großer Bedeutung. Es muss erkennbar sein, ob die für ein Projekt getätigten IT-Investitionen den festgelegten Kriterien entsprechen. Anhand der relevanten Kennzahlen kann beispielsweise die Geschäftsführung den Erfolg bewerten.
Mit Hilfe von Dashboards lassen sich Parameter wie Leistung, Verfügbarkeit und andere technische Attribute des Projekts verfolgen. Dies kann über Kennzahlen wie Netzwerkdurchsatz oder Speicherkapazität geschehen. Dashboard können aber auch weniger technische Kennzahlen liefern, wie Transaktionen oder Besucher sowie berechnete oder abgeleitete Kennzahlen wie Umsatz pro Besucher. Halten Sie nach Dashboards Ausschau, die sich entsprechend anpassen lassen, um die notwendigen Informationen für die verschiedenen Rollen der Projektverantwortlichen zu berücksichtigen. Dies sollte alles so funktionieren, dass keine manuellen Eingriffe für das Erstellen von Berichten notwendig sind.
Bleiben die Projektergebnisse hinter den Erwartungen zurück, helfen entsprechende Berichte dabei, den Bedarf an Optimierungen, Konfigurationsänderungen oder sogar Korrekturen zu erkennen.
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