Die Hubwebsites in SharePoint Online schaffen Verwirrung

Bei der Planung einer SharePoint-Online-Migration können CIOs schnell den Grad der Komplexität eines Projekts und Einflussfaktoren abschätzen. Zu diesen Faktoren gehören vor allem die Reife von SharePoint, der Anteil an individuellen Anpassungen sowie Größe und Umfang der SharePoint-Serverfarm.

Doch einige Änderungen bei SharePoint Online sind zu einer Herausforderung für Administratoren geworden. Diese Änderungen zwingen viele dazu, die Planung einer Migration neu zu überdenken. Das kann dazu führen, dass man die Pläne anpassen oder möglicherweise sogar komplett von vorne beginnen muss.

SharePoint-Administratoren freuen über die kontinuierliche Freigabe von neuen SharePoint Online Features. Dazu gehören zum Beispiel Verbesserungen und neue Funktionen für Mobilgeräte, verbesserte Webauftritte sowie eine attraktivere User Experience. Das alles macht die Plattform für die Endanwender attraktiver und relevanter.

Doch Hubwebsites (Hub Sites) in der jüngsten SharePoint-Version sind ein Bereich, der Anlass zu Besorgnis gibt, denn mit diesen wurde die bisherige, den Admins vertraute, Hierarchie der Haupt- und Unterwebsites aufgegeben.

Das Konzept der Hubwebsite ist, dass jede Site eine eigene Identität erhält. Jede Seite kann innerhalb der Hubwebsites mit anderen Seiten verknüpft oder in Gruppen zusammengefasst werden. Darüber hinaus sind alle Websites einer Hubwebsite auf einer flachen Hierarchieebene und können von einer Gruppe zur anderen verschoben werden. Das vereinfacht unter anderem die Einstellungen für die Zugangsberechtigungen.

Aufgrund dieser Änderungen haben viele SharePoint-Administratoren und CIOs unter anderem folgende Fragen und Bedenken hinsichtlich der Migration zu SharePoint Online aufgeworfen:

Welche Auswirkungen haben Hubwebsites auf Cross-Site Publishing und Inhaltsabfragen?

SharePoint Hubwebsites bieten eine neue Möglichkeit, Daten von verschiedenen Unterwebsites abzufragen und mit ihnen zu interagieren. Um Informationen von verschiedenen Websites abzufragen, müssen Administratoren jetzt die neuen Microsoft Graph APIs nutzen. Doch das bedeutet auch Verzögerungen bei der Informationsausgabe. Webseiten, die auf Inhaltsabfragen basieren, benötigen möglicherweise Softwareänderungen, um die neuen Microsoft Graph-API-Aufrufe effizienter zu nutzen.

Muss das Intranet neu eingerichtet werden, um die Inhaltsmigration fortzusetzen?

Während das Konzept der SharePoint-Hubwebsites neue Features für das Look-and-Feel, die Sicherheit und die Content-Darstellung bietet, müssen SharePoint-Administratoren zunächst die Einschränkungen verstehen und anschließend beurteilen, welche Konsequenzen dieses für ihre bisherigen Webseiten haben kann. Eine mangelnde Unterstützung für den SharePoint Term Store, Inhaltstypen und andere Features kann dazu führen, dass einige Administratoren die neuen Hubwebsites für ihr Intranet nicht verwenden wollen. Andere dagegen, bei denen die Basisanforderungen an SharePoint ausreichend sind, sehen hier eine gute Möglichkeit, alles komplett neu aufzubauen.

Sind Unterwebsites tot?

Trotz der Einführung einer flachen Seitenhierarchie bleibt die klassische Struktur von SharePoint vorerst erhalten. Dazu gehören zum Beispiel auch die Beziehungen von Parent-to-Child-Seiten. Vermutlich enthalten die meisten Intranets viele Unterwebsites, die sich über viele Geschäftsbereiche und Abteilungen erstrecken und über drei oder vier Ebenen tief sind.

Aber die neuesten SharePoint-Hubwebsites, die nun für viele Office-365-Kunden in Produktion sind, bieten eine wesentlich flachere Seitenhierarchie, bei der eine Seite nur noch zu einer einzigen Hubwebsite gehören kann. Das bedeutet, dass alle Seiten nicht mehr eine Ebene tiefer liegen müssen.

Trotz des Vorstoßes für einen flachen SharePoint-Rollout wird Microsoft weiterhin traditionelle Website-Hierarchien unterstützen, so dass sich Websites über mehrere Ebenen erstrecken und viele Niederlassungen mit Unterseiten nach unten haben können.

Wird die Migration bestehender Seitenhierarchien unterstützt?

Microsoft unterstützt weiterhin die Migration aktueller Websites, die mehrere untergeordnete Seiten mit zwei oder mehr Ebenen enthalten. Für einige Zeit können sowohl die traditionellen Hierarchien als auch die neuen, flacheren Seiten nebeneinander bestehen. Das bedeutet, dass die Administratoren noch Zeit haben, ihre vorhandenen Sites zu migrieren und parallel bereits einige der neueren Methoden für ihre Seitenstrukturen übernehmen können.

Welche Änderungen an SharePoint Online sollten CIOs einplanen?

Die größte Frage, die sich CIOs und SharePoint-Administratoren stellen müssen, lautet: welche anderen Tools neben SharePoint werden noch benötigt, um von SharePoint On-Premises in die Cloud zu migrieren? Dazu muss man sich ansehen, welche Tools Microsoft bereits als Teil seiner Office-365-Suite integriert hat, zum Beispiel Teams, Planner, Yammer, Office 365 Gruppen, Whiteboard und Hubwebsites.

IT-Chefs müssen daher ihre Collaboration-Strategie neu überdenken. Sie müssen abklären, welche der neuen Tools und Dienste die bisherigen SharePoint-Funktionen ersetzen. Beispiele hierfür sind die Verwendung von Teams für die Echtzeit- oder Offline-Collaboration auf unterschiedlichen Kanälen, Yammer zur Förderung von sozialen Interaktionen im Büro sowie Office 365 Gruppen für gemeinsame Kalender, Konversationen und Dokumente.

Gibt es Überraschungen, wenn sich ein Unternehmen für Hubwebsites entscheidet?

Trotz der Euphorie rund um die Veröffentlichung haben SharePoint Hubwebsites Einschränkungen. Einige dieser Beschränkungen können für einige Unternehmen ein Hindernis sein, da sie die Funktionalität einschränken können. Taxonomy und Term Store sind nur zwei der Funktionen, die von Hubwebsites nicht mehr unterstützt werden – obwohl sie in SharePoint sehr beliebt sind. Content Targeting für bestimmte Zielgruppen ist bei den neuen Hubwebsites auch nicht mehr verfügbar. Darüber hinaus bedeutet die Begrenzung auf maximal 50 Hubwebsites bei vielen Unternehmen, dass sie ihr älteres SharePoint noch nicht mit Hubwebsites ersetzen können.

Doch bei dem anhaltenden Trend, dass immer mehr Unternehmen auf Microsoft Office 365 wechseln und damit auch ihre SharePoint-Lösung in die Microsoft-Cloud verlagern, gehören Migrationen wahrscheinlich zu den Top-Projekten der CIOs. Und wie bei jeder Migration, so muss auch hier das Ziel eine bessere User Experience, bessere Features und ein höherer Return on Investment sein.

Andernfalls werden alle Versuche von Microsoft scheitern, mehr Unternehmen für seine Cloud gewinnen zu können. Stattdessen werden die CIOs immer mehr Gründe finden, weshalb sie ihre Intranets On-Premises behalten müssen oder warum sie nach anderen Alternativen Ausschau halten.

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