Desktop-Telefone für hybrides Arbeiten optimal unterstützen
Auch wenn die Nutzung von Video- und Mobilgeräten zunimmt, bevorzugen viele Mitarbeiter ein Tischtelefon. Erfahren Sie, wie Sie die Bereitstellung effektiv verwalten können.
Wenn es um Tischtelefone geht, sind die Gerüchte über ihren Untergang stark übertrieben, um Mark Twain zu paraphrasieren. Trotz der rasanten Zunahme der Fernarbeit und der verstärkten Nutzung von Video bleiben Desktop-Telefonsysteme ein wichtiger Bestandteil der Kommunikationslandschaft.
Laut einer Studie von Metrigy aus dem Jahr 2021, für die 395 Unternehmen weltweit befragt wurden, plant fast ein Drittel der Unternehmen eine Ausweitung des Einsatzes von Tischtelefonen. Der Bericht Unified Communications Management and Endpoints ergab außerdem, dass fast ein Viertel der Befragten angab, dass Mitarbeiter nach wie vor Desktop-Telefone gegenüber Headsets bevorzugen, während fast 23 Prozent Desktop-Telefone für externe Mitarbeiter bereitstellen, die dies wünschen.
Diejenigen, die Desktop-Telefone bevorzugen, führen eine Vielzahl von Gründen an, darunter die bessere Klangqualität ohne das Risiko von Interferenzen oder Bluetooth-Ausfällen, die Verfügbarkeit von Funktionen, einschließlich gemeinsam genutzter Leitungen und Kurzwahltasten, sowie die gute alte Anzeige für wartende Nachrichten. Neben der individuellen Nutzung sind Desktop-Telefone nach wie vor eine wichtige Stütze in Besprechungsräumen, Gemeinschaftsbereichen, an der Rezeption und bei Call-Center-Agenten.
Die erfolgreiche Unterstützung einer Desktop-Telefonanlage setzt voraus:
Den Benutzern die Wahl lassen: Wenn Sie keine Tischtelefone zulassen, müssen Sie sich auch nicht um deren Unterstützung kümmern. Da aber ein erheblicher Prozentsatz der Mitarbeiter trotzdem ein Telefon haben möchte, ist es sinnvoll, Desktop-Telefone als Option anzubieten.
Sicherstellen der Leistung: Traditionell werden Desktop-Telefone über kabelgebundene Ethernet-Verbindungen mit Netzwerken verbunden, wobei die Netzwerkadministratoren sie über ihr eigenes VPN bereitstellen. Dadurch wird der Sprachübertragung Vorrang vor anderem, weniger verzögerungs- und jitteranfälligem Datenverkehr eingeräumt. Heutzutage werden Desktop-Telefone häufig mit Wi-Fi-Netzwerken oder über USB mit PCs verbunden. Dies erschwert die Priorisierung von Sprachdaten, es sei denn, sie kann über die Access Points durchgeführt werden. Aus diesem Grund sind proaktive Tests und ein Management der Sprachleistung bis hin zum Telefon von entscheidender Bedeutung.
Integration von Telefon und Desktop: Die Entscheidung zwischen einem Softphone und einem Desktop-Telefon muss keine Entweder-oder-Entscheidung sein. Die meisten Telefonplattformen unterstützen heute die Integration, so dass die Mitarbeiter einen Anruf über eine Computeranwendung annehmen oder steuern können, während sie das Desktop-Telefon als Audiogerät verwenden.
Regelmäßig neue Funktionen hinzufügen: Einige moderne Tischtelefone können Mobiltelefone aufladen. Sie verfügen oft auch über Funktionen, mit denen die Benutzer ihre Geräte über Bluetooth mit Headsets oder Mobiltelefonen verbinden können. Funktionen wie die Unterdrückung von Hintergrundgeräuschen und Voice-to-Text sind ebenfalls zunehmend verfügbar. Durch die regelmäßige Aktualisierung von Desktop-Telefonen können Sie die Vorteile dieser neuen Funktionen nutzen, sobald sie eingeführt werden.
Verwaltung der Geräte: Bei der Bereitstellung von Desktop-Telefonen müssen Unternehmen proaktiv die Gerätebereitstellung beaufsichtigen, den Bestand kontrollieren und die Sprachleistung verwalten. Die meisten Telefonhersteller bieten Management-Apps an, die dem Support-Personal einen einfachen Zugriff auf Konfigurationsinformationen ermöglichen. In einigen Fällen sind diese Anwendungen in IT-Service-Management- und UC-Managementplattformen integriert. Ignorieren Sie nicht die Notwendigkeit, Endgeräte zu verwalten.
Schließlich muss sichergestellt werden, dass auch die lokalen Notdienstvorschriften in anderen Ländern eingehalten werden, wenn das Unternehmen internationale Filialen hat. Das heißt, wenn ein Benutzer von einem Tischtelefon aus einen Notruf absetzt, muss dieser Anruf an die entsprechende Notrufzentrale oder den öffentlichen Sicherheitsdienst weitergeleitet werden.
Die Entscheidung zwischen einem Softphone und einem Desktop-Telefon muss keine Entweder-oder-Entscheidung sein.
In einigen Ländern sind dabei Standortinformationen zu übermitteln, die genau genug sein müssen, um eine schnelle Abwicklung zu gewährleisten. Auch das Sicherheitspersonal vor Ort muss benachrichtigt werden. Die Unterstützung dieser Funktion ist besonders wichtig bei der Bereitstellung von Desktop-Telefonen für externe Mitarbeiter. Sie dürfen nicht davon ausgehen, dass das Telefon auf dem Schreibtisch eines Heimbüros nicht zum Wählen des Notrufs verwendet wird.
Desktop-Telefone wird es wahrscheinlich noch lange Zeit geben, und ihre Fähigkeiten werden sich weiter verbessern. Die erfolgreiche Unterstützung von Desktop-Telefonen erfordert ein proaktives Management, eine intelligente Integration und einen Fokus auf die Optimierung der Benutzerfreundlichkeit für die Mitarbeiter.
