Datev Unternehmen online einsetzen und verwalten

Datev Unternehmen online verwenden

Das Programm ist komplett Cloud-basiert und muss nicht auf lokalen Rechnern installiert werden. Ein mobiler Zugriff von unterwegs und im Home-Office ist per Browser oder App möglich. Schulungen lassen sich remote durchführen. Trainings und die erste Einrichtung kosten rund 1.000 Euro. Die genaue Summe hängt von der Anzahl an Stunden ab, die für die Schulung notwendig sind.

Da die Einrichtung zusammen mit dem Steuerberater erfolgt, sind nachträglich Schulungen möglich. Einige Steuerberater haben eigene IT-Experten, die bei der Einrichtung unterstützen, andere beauftragen spezielle Systemhäuser. Als monatliche Kosten sollten Unternehmen rund 10 Euro/Monat und eingerichtetem Mandanten kalkulieren.

Wenn mehrere Unternehmen in einer Organisation eingebunden werden sollen, ist das jederzeit möglich. Der Vorteil ist, dass alle notwendigen Funktionen in einem einzigen Programm enthalten sind.

Anwender können Belege mit dem Webbrowser in Datev Unternehmen online hochladen. Effektiver ist es aber, Belege per E-Mail an das Datev-Konto zu schicken. Jedem Ordner, den der Steuerberater benötigt, kann eine sichere E-Mail-Adresse zugewiesen werden. Schicken Anwender an diese Adresse eine E-Mail mit einer PDF-Datei, extrahiert Datev Unternehmen online die PDF-Datei und integriert den Beleg direkt.

Die Adresse können Anwender in ihrem Adressbuch speichern und beim Einsatz von Exchange oder Microsoft 365 können diese Adressen direkt im globalen Adressbuch abgelegt werden. Beim Einsatz eines Multifunktionsdruckers mit Internetanschluss, können diese Adressen ebenfalls hinterlegt werden. Dadurch können Anwender Papierdokumente direkt digitalisieren und per E-Mail an das gewünschte Datev-Postfach senden. Das Multifunktionsgerät braucht hierfür keine Datev-Anbindung.

Sichere Anmeldung mit SmartLogin

Über eine Smartphone-App lassen sich Belege von unterwegs hochladen. Für Tankbelege, Einkaufsbelege und Bewirtungsbelege ist das ideal, da sich diese rechtssicher speichern lassen. Anwender müssen den Beleg nur fotografieren, sich per SmartLogin anmelden und den Beleg hochladen. Der Papierbeleg kann dann noch archiviert werden. Die App steht kostenlos zur Verfügung.

Die Anmeldung erfolgt entweder über einen speziellen USB-Stick, der mit dem PC verbunden ist, oder mit einer Smartphone-App und den SmartLogin.

Der Steuerberater bestellt hierfür bei Datev eine Registrierung, die per Post zugestellt wird. Die SmartLogin-App von Datev muss anschließend auf einem Smartphone des Benutzers installiert werden. Dann erfolgt die Registrierung der App bei Datev über die Registrierungsdaten, die per Post zugestellt wurden. Anwender müssen hierfür den Code im Brief fotografieren.

Zusätzlich lässt sich die Smartlogin-App mit einem Kennwort schützen. Der Einsatz der Gesichtserkennung für den Login ist ebenfalls möglich.

Wem das nicht gefällt, kann sich über einen speziellen USB-Stick beziehungsweise eine Smartcard anmelden, die mit dem PC verbunden wird. Sicherer und für den mobilen Zugriff wesentlich einfacher ist die Verwendung von SmartLogin. Daher sollte möglichst jeder Anwender, der ein eigenes Konto erhält, ein Smartphone mit der App zur Verfügung haben.

Bei einem Wechsel des Smartphones kann die App erneut bei Datev registriert werden. Da die App selbst durch ein Kennwort geschützt ist, kommt keine unberechtigte Person an die Daten in Datev.