Das PC- und Desktop-Lebenszyklusmanagement richtig planen

Die Rolle des Outsourcings für das Desktop-Lifecycle-Management verstehen

Sobald ein Unternehmen die Zielgeräte für den Wechsel ausgewählt hat, kann es mit einem OEM oder Resellerzusammenarbeiten, um die Ersatzgeräte teilweise zu konfigurieren, bevor sie an die Endbenutzer ausgeliefert werden. Das bedeutet, dass ein Reseller oder Dienstleister problemlos dafür sorgen kann, dass die PCs an die vorgesehenen Empfänger geliefert werden, und per Fernzugriff oder persönlich mit ihnen zusammenarbeiten kann, um alles von den alten auf die neuen Systeme zu migrieren, bevor die alten Systeme zur Wiederverwendung, zum Weiterverkauf oder zur sicheren Entsorgung verschickt werden. Die Aufrechterhaltung einer Beweiskette zum Nachweis der ordnungsgemäßen Entsorgung ausgemusterter Geräte und ihrer Speichermedien ist ein wichtiges Element in vielen Compliance- und Governance-Regelungen.

Eine Vielzahl von Dienstleistern bietet Hardware-Refreshing-Dienste, Lieferung, Support und Nachverfolgung an. Dazu gehören die folgenden:

• OEM-Vertriebs- und Serviceabteilungen von Unternehmen. Alle großen PC-Anbieter fallen unter diesen Begriff und bieten entweder direkt oder über Partner Hardwareaktualisierungsdienste an, darunter Lenovo, HP, Dell, Apple und Asus.
• Unternehmen, die Dienstleistungen und Support anbieten. Diese arbeiten mit Firmen zusammen, um eine durchgängige Strategie zur Hardwareaktualisierung zu entwickeln und umzusetzen. Dies kann sich ausschließlich auf Desktop- und PC-Geräte konzentrieren oder die gesamte Gerätebasis eines Unternehmens mit Plänen für die Konsolidierung von Rechenzentren oder die Migration von On-Premises in die Cloud umfassen. Dazu gehören Anbieter wie Enterprise Integration, ProTech Services und Insight.
• Dedizierte Managed Service Provider. Diese Kategorie umfasst Optionen für Unternehmen, die die Planung und Bereitstellung von PC-Aktualisierungen in ihr Angebot aufnehmen. Dazu gehören die großen Beratungsunternehmen wie Accenture, Deloitte sowie die meisten MSPs, wie Atos, Capgemini, IBM oder Infosys.

Selbst unter Desktop-Administratoren gibt es keine einheitliche Best Practice, die einen Desktop-Lebenszyklusmanagementplan definiert. Stattdessen gibt es eine ganze Reihe von Möglichkeiten, die sich jedoch auf drei Hauptoptionen reduzieren lassen.

3 Optionen für PC-Lebenszyklusmanagementdienste

In Zusammenarbeit mit einem Dienstanbieter, wie er im vorigen Abschnitt beschrieben wurde, können Unternehmen ihre Strategie für das PC-Lebenszyklusmanagement überprüfen und neu gestalten. Zu diesem Zweck sollten sie entscheiden, wie häufig sie die Benutzergeräte erneuern, welche Arten von Geräten und Peripheriegeräten die Endbenutzer in den verschiedenen Rollen benötigen, welche Arten von Diensten der Anbieter den Endbenutzern zur Verfügung stellen sollte, während die PCs in Gebrauch sind, und was mit den PCs geschehen soll, wenn sie erneuert beziehungsweise ausgetauscht werden.

Die Art und Weise, wie PCs ein Unternehmen verlassen, ist der Schlüssel zur Erfüllung der Anforderungen an den Datenschutz und den Schutz von Geräten – insbesondere von Speichermedien –, die sich möglicherweise außerhalb der Kontrolle des Unternehmens befinden. Wenn ein Weiterverkauf oder eine Spende in Frage kommt, muss unbedingt sichergestellt werden, dass die ausgemusterten Geräte das Unternehmen verlassen, ohne dass ihre Daten noch vorhanden sind. Die Idee ist, ein durchgängiges PC-Lebenszyklusmanagement zu bieten, so dass die Anschaffungen mit den Anforderungen und Budgets des Unternehmens übereinstimmen, die Geräte während ihres Einsatzes im Unternehmen nutzbar bleiben und die Entsorgung und Ausmusterung mit den Richtlinien und Anforderungen der Unternehmensführung übereinstimmen, einschließlich Nachverfolgung und Dokumentation. Dazu gehören auch ökologische, soziale und Governance-Belange (ESG) in Bezug auf Recycling, Umweltauswirkungen und mehr.

Unternehmen sollten eine Reihe von Dienstleistungen einplanen, die in verschiedenen Phasen des Lebenszyklus von PCs zum Einsatz kommen, und diese Dienstleistungen lassen sich in drei Hauptkategorien einteilen:

• Direkte Geräteauswahl und -spezifikation. Dazu gehört die Beschaffung von Geräten mit einer bestimmten CPU, einem bestimmten Arbeitsspeicher, einer bestimmten Speicherkapazität, einem bestimmten Bildschirm sowie anderen technischen Merkmalen, die den aktuellen und geplanten Nutzungsszenarien entsprechen. Ein gewisses Maß an besserer Ausstattung ist eine gute Idee, da fabrikneue PCs routinemäßig jährlich 10 bis 15 Prozent ihrer relativen Leistungsfähigkeit einbüßen. Dieser Weg erfordert zwar ein gewisses Maß an praktischer Arbeit seitens der IT-Abteilung und des Managements, wenn es um die Bereitstellung und Entsorgung geht, aber auf diese Weise können die Unternehmen die gesamte Arbeit im Haus behalten.
• Geräte-as-a-Service-Angebote. Diese Dienste können zwar unter verschiedenen Namen angeboten werden, wie zum Beispiel PC-as-a-Service, aber sie alle enthalten eine laufende Hardwareaktualisierung durch den Dienstanbieter als Teil der monatlichen Abonnementkosten für den Zugang zu Geräten und Peripheriegeräten. Das Unternehmen tauscht die höheren monatlichen Leasingraten oder Nutzungsgebühren gegen ein Modell der ständigen Aktualisierung, bei dem die Updates dem Anbieter überlassen werden. Auf diese Weise können Unternehmen Capex in Opex umwandeln, was für einige Unternehmen eine wichtige Geschäftsinitiative darstellt.
• Ausschließlich ausgelagerter PC-Support. Diese Angebote bedeuten, dass das Unternehmen die Kosten für den Kauf und die Wartung der Geräte übernimmt, der Anbieter jedoch gegen eine monatliche Gebühr einen laufenden Service für diese Geräte offeriert. Die Auffrischung der Geräte kann dann immer noch auf Zyklusbasis verhandelt werden. Unternehmen, die sich für diesen Ansatz entscheiden, tauschen die internen Helpdesk-Kosten gegen monatliche Servicegebühren eines Anbieters.

Unabhängig davon, welche Dienstleistungen ein Unternehmen auslagert, muss es weiterhin die Verantwortung für den Lebenszyklus des PCs tragen. Das Unternehmen ist weiterhin für die Auswahl der Geräte, die Durchführung von Aktualisierungsmaßnahmen, die Wartung der Geräte während der Nutzung und die Verwaltung des End-of-Life oder End-of-Service im Rahmen der Richtlinien verantwortlich.

Eine wichtige Überlegung bei der Auswahl eines Serviceangebots ist die Entscheidung, wie viele eigene Mitarbeiter das Unternehmen für die Verwaltung des PC-Lebenszyklus abstellen möchte. Wer sich für mehr eigene Mitarbeiter entscheidet, kann zwar die Servicekosten senken, sollte aber bedenken, wie knapp die Ressourcen seiner IT-Abteilung insgesamt sind. Die vorherrschende Meinung ist, dass IT-Ressourcen am besten für Innovationen und die Bereitstellung von mehr oder besseren Diensten für Benutzer, Klienten und Kunden eingesetzt werden sollten, anstatt sich um alltägliche Routineaufgaben zu kümmern, wie zum Beispiel die Konfiguration und Einrichtung von PCs, die Migration von Daten von alten auf neue PCs, die Bearbeitung von PC-Supportanfragen und den Umgang mit dem Ende des Lebenszyklus, wenn PCs außer Betrieb genommen werden.

Garantien und Support für den Lebenszyklus von Desktops nutzen

Bei der Planung sollten Unternehmen beachten, dass Hardwareausfälle in der Regel in den ersten ein bis zwei Jahren der Lebensdauer eines Produkts auftreten. Daher ist es wichtiger, in den ersten Jahren des Produktlebens Support zu leisten als später. Es mag sich rückwärtsgewandt anhören, aber Fehler werden normalerweise in den ersten Jahren behoben. Manche PCs werden also mit der Zeit zuverlässiger.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Support-Teil des Lebenszyklus anzugehen. Da diese Phase bei jeder Art von Hardware am längsten dauert, ist sie besonders wichtig.

Kauf von Garantien für eine genaue Zeitdauer

IT-Profis können Garantien für den spezifischen Zeitraum erwerben, der für ihren Lebenszyklus erforderlich ist. Bei einer dreijährigen Lebenszyklus-Police würde die IT-Abteilung beispielsweise eine dreijährige Garantie erwerben, die Geräte dann aus dem Verkehr ziehen und danach neue kaufen. Als Bonus könnte die IT-Abteilung die alten Geräte an einen Recycler verkaufen und so Einnahmen erzielen – natürlich nach einer ordnungsgemäßen Bereinigung des Storage.

Diese Option garantiert den Support für alle Geräte und macht kostspielige Supportverträge nach Ablauf der Garantiezeit überflüssig. Auf lange Sicht kann dies jedoch teuer werden, da die IT-Abteilung jedes Mal, wenn der Lebenszyklus endet, neue Hardware kaufen muss.

Erwerben Sie Support nach Ablauf der Garantie und behalten Sie die PCs

Die IT-Abteilung kann zum Beispiel eine dreijährige Garantie abschließen und dann zwei Jahre Support für einen fünfjährigen Lebenszyklus dazukaufen. Der Support ist teurer, aber der Lebenszyklus wird verlängert.

Kein bezahlter Support nach Ablauf der Garantie

In diesem Szenario behält die IT-Abteilung die PCs und nutzt sie, bis sie ausfallen oder kaputt gehen. Der Verzicht auf Support während der dreijährigen Garantiezeit spart zwar Geld, birgt aber auch ein gewisses Risiko. Wenn ein Rechner ohne Support ausfällt, muss die IT-Abteilung Zeit finden, ihn selbst zu reparieren.

Jede Verzögerung im Reparaturprozess kann zu Produktivitätsverlusten bei den Benutzern führen. Selbst wenn die IT-Abteilung einem Benutzer einen anderen Rechner zur Verfügung stellt – vorübergehend oder als vollwertigen Ersatz – dauert es seine Zeit, ihn einzurichten und alle Dateien zu laden. Darüber hinaus sind die Benutzer möglicherweise nicht mit der Benutzeroberfläche des Ersatzgeräts vertraut, und fehlende Anpassungen könnten die Arbeit noch weiter erschweren.

Die IT-Abteilung kann solche Probleme entschärfen, indem sie einen Vorrat an Ersatzgeräten für den Notfall bereithält. Diese sind sofort einsatzbereit und bieten eine schnelle Möglichkeit zur Wiederherstellung von Dateien, damit der Benutzer schnell wieder arbeiten kann. Die IT-Abteilung kann dann das defekte Gerät reparieren und es in ein weiteres Notfallersatzgerät umwandeln.

Die IT-Abteilung kann auch andere kreative Wege finden, um die Geräte wiederzuverwenden, zum Beispiel indem sie sie in Thin Clients umwandelt, um ihre Lebensdauer zu verlängern.

IT-Profis können die Dauer des Lebenszyklus nach Belieben festlegen und die Support-Methoden für eine Vielzahl von Optionen kombinieren.

Bei der Ausarbeitung einer Richtlinie für das PC-Lebenszyklusmanagement sollten IT-Profis die Garantie- und Nachgarantie-Support-Leistungen berücksichtigen, die sie benötigen, um eine kosteneffektive Richtlinie zu erstellen. Denken Sie daran, dass es sich hier nur um PCs und Laptops handelt, nicht um Server, so dass sich die IT-Abteilung auf den Selbst-Support verlassen kann. Auf der anderen Seite ist Outsourcing eine gute Möglichkeit, Geld gegen knappe Ressourcen zu tauschen. Das ist einer der Gründe, warum sich so viele Unternehmen für letzteren Weg entscheiden.