Das Optimum aus SAP-ERP-Reports und -Funktionen herausholen
SAP-ERP-Reports sind per Standard in den Modulen Logistik und Lieferkette zu finden. Das Erlernen ist nicht schwer und bringt viele Vorteile.
SAP bringt eine ganze Reihe von Standard-ERP-Reporting-Funktionen in seinen Modulen für Logistik und Lieferketten mit. Geschäftsleute können diese nutzen, um wichtige Entscheidungen rechtzeitig zu fällen. In der Realität werden diese Tools aber sehr wenig genutzt.
Die Gründe, den Vorteil dieser nativen SAP-ERP-Reports nicht in Anspruch zu nehmen, sind unterschiedlich. Manche User wissen einfach nicht, dass sie überhaupt existieren. Andere haben nicht genug Fachwissen im eigenen Haus. Wieder andere vertrauen irrtümlich nur auf maßgeschneiderte ABAP-Reports. Firmen verwenden in diesem Zusammenhang verstärkt BusinessObjects. Die Frage ist, ob sie vorhandene Tools im ERP-System bereits ausreichend nutzen. Dazu gehört auch die Möglichkeit, schnell eine Abfrage in SAP zu erstellen.
Hier sind einige Beispiele, wie sich existierende ERP-Reporting-Funktionen nutzen können:
- Von einem Zwischenhändler erfahren Sie, dass es wegen technischer Probleme in seinem Unternehmen zu Verzögerungen bei der Zulieferung von Rohmaterial kommt. Sie wollen natürlich sofort Informationen haben, wie lange Sie die Herstellung jener Produkte aufschieben können, für die Sie das nunmehr ausgefallene Rohmaterial benötigen.
- Wegen einer plötzlich erhöhten Nachfrage nach einem von Ihrer Firma produzierten Produkt brauchen Sie zusätzliche Informationen. Es geht um die Beschaffung weiterer Rohmaterialien. Außerdem wollen Sie die Ware rechtzeitig beim Kunden abliefern.
- Einige Lastwagenfahrer beschweren sich, dass die Ladezeiten in Ihrem Firmenlager viel zu lang sind. Somit brauchen Sie detaillierte Informationen darüber, ob sich die Ladezeiten mit dem Einsatz einer zusätzlichen Schicht oder dem Bau einer weiteren Laderampe verkürzen lassen.
Informationssystem-Reports
Jedes SAP-Modul für Logistik und Versorgungsketten bietet eine ganze Reihe an ERP-Reports. Die Daten in den Informationssystemen werden jedes Mal aktualisiert, wenn ein Anwender einen Business-Prozess in SAP ausführt. Zu den in SAP verfügbaren Daten gehören folgende Beispiele:
- offene Bestellungen (komplett oder teilweise) für Güter, die von Zulieferern noch ausstehen;
- offene Bestellanforderungen, die noch nicht in Bestellungen umgewandelt wurden;
- offene Rechnungen für Güter, die bereits geliefert wurden;
- Bestellungen für Güter, für deren Produktion es nicht genug Material gibt (auch als Missing Parts Information System bekannt);
- Bestellungen, die nach der Produktion noch nicht zum nächsten Lager geliefert wurden;
- Noch nicht erteilte Freigabe für die Qualitätsprüfung einer Charge;
- Instandhaltungsaufträge, die noch nicht ausgeführt sind;
- Aufträge für bereits ausgelieferte Güter, für die das Unternehmen allerdings bisher noch keine Rechnung gestellt hat.
Der für den Geschäftsablauf Verantwortliche kann die gewünschten Parameter sofort einstellen und die entsprechenden ERP-Reports abrufen. Mit den Echtzeit-Updates von SAP können Sie aktualisierte Reports über die neuesten Daten laufen lassen.
Anwender brauchen eine oder zwei Stunden Training, um die Funktionen der Standard-ERP-Reports zu beherrschen. Dabei geht es in erster Linie darum, Filter zu nutzen, mengenabhängige Summen und Zwischensummen einzusehen, Datenreihen zu erstellen und Daten in grafische Präsentationen umzuwandeln. Auch Daten in eine Excel-Tabelle zu importieren ist schnell erlernt. Allerdings können Sie zu den bestehenden keine neuen Felder hinzufügen, und auch Berechnungen zwischen den einzelnen Feldern sind nicht möglich.
Standard-Analyse-Reports
Die für SAP-Analysen verwendeten Daten sind statisch und ändern sich nicht mehr. Möchten Sie also zum Beispiel wissen, wie viele Gegenstände Sie von einem bestimmten Zulieferer aufgrund von Qualitätsmängeln im vergangenen Monat zurückgewiesen haben, können Sie hierfür diese Analysedaten verwenden. Auf diesen Informationen basierend können Sie entscheiden, ob Sie die Zusammenarbeit mit dem Partner weiterführen wollen oder sich nach einem neuen Zulieferer umsehen müssen.
Ebenso möchten Sie vielleicht über den Wert der Waren Bescheid wissen, die kurz vor dem Verfallsdatum stehen. Mithilfe dieser Informationen können Sie entscheiden, ob Sie kurzfristig ein Sonderangebot ausgeben sollen. Das würde den Posten der kritischen Waren reduzieren. Die Charakteristika bei einer Standardanalyse können zum Beispiel ein Fertigungsbetrieb, eine Vertriebsorganisation oder eine Einkaufsgemeinschaft sein. Die Schlüsselwerte sind in diesem Fall Mengen und Werte zum Beispiel die Gesamtsumme der Aufträge innerhalb einer bestimmten Zeitperiode, Rechnungsbeträge, berechnete Mengen, Verkaufsmengen oder -werte, zurückgegebene Waren oder der Ausschuss während einer Produktionsreihe. Zeitperiode können etwa die zurückliegenden vier Monate sein, für die der Gesamtwert der Angebote berechnet werden soll.
In seinen Logistik- und Versorgungsmodulen bietet SAP eine große Auswahl an Standard-Analyse-Reports an. Im Einzelnen sind das:
- Logistics Information System (Logistik-Informationssystem)
- Inventory Controlling (Bestandskontrolle)
- Purchase Information System (Einkaufs-Informationssystem)
- Sales Information System (Vertriebs-Informationssystem)
- Shop Floor (Production) Information System (Produktions-Informationssystem)
- Shipment Information System (Sende-Informationssystem)
- Plant Maintenance (PM) Information System (Instandhaltungs-Informationssystem)
- Quality Management (QM) Information System (Qualitäts-Management-Informationssystem)
SAP hat einen eigenen Logistik-Controlling-Ordner im Hauptmenü. Somit können Geschäftsprozess-Verantwortliche die relevanten Standardanalysen eines jeden SAP-Moduls schnell lokalisieren.
Alle Funktionen der Standardanalysen erlernen Sie binnen einer oder zwei Stunden. Allerdings haben Sie nicht die Möglichkeit, neue Felder zu definieren, und auch Berechnungen zwischen zwei Feldern sind ausgeschlossen.
Flexible Analyse-Reports
Die flexible Analyse von SAP-Daten bietet wesentlich mehr Freiheiten in den Feldern, die Sie aus den verschiedenen Informationsstrukturen auswerten möchten. Informationsstrukturen sind auf den gleichen Grundsätzen aufgebaut wie Informationssysteme und Standard-Analyse-Reports. Dazu gehören auch Charakteristika, Schlüsselwerte und Zeitschienen. Allerdings kann der Anwender aus verschiedenen Listen auswählen und sich beispielsweise im Bereich Logistik für Produktionsplanung, Qualitätsmanagement oder Materialmanagement entscheiden. Die Kenndaten können ein bestimmtes Material oder ein bestimmtes Fertigungsunternehmen sein, als Schlüsselwerte kommen zum Beispiel fremdbezogene beziehungsweise selbst produzierte Mengen infrage, und bei der Zeitschiene kann sich der Anwender zum Beispiel für eine Woche oder einen Monat entscheiden. Flexible Analysen helfen etwa beim Erstellen von Materiallisten (Charakteristika), die innerhalb der vergangenen Woche produziert und verkauft wurden.
Flexible Analyse-ERP-Reports verwenden beispielsweise Anwendungsdaten von Produktion, Vertrieb, Auslieferung und Wartung. Wenn Sie die entsprechende Applikation auswählen, erscheinen die dazugehörigen Listen. Jede davon beinhaltet eine große Anzahl an relevanten Bereichen – bei Vertrieb und Produktion sind dies beispielsweise Listen für Vertriebsanfragen, Preisangebote, Aufträge, Auslieferungen und Rechnungen. Sie können auch eigene Listen und Bereiche erzeugen und entsprechende Aktualisierungsregeln für diese festlegen. Eine Update-Regel definiert, zu welchem Zeitpunkt das System eine Aktualisierung der entsprechenden Felder ausführen soll.
Für das Erlernen aller Funktionen der flexiblen Analysen sollten Sie drei bis vier Stunden vorsehen.
QuickViewer-Reports
QuickViewer ist eine vereinfachte Version von SAP Query. Die Software ist sehr intuitiv und anwenderfreundlich. Eine Abfrage (query) liest die SAP-Datenbank-Tabellen (ABAP-Tabellen) aus und bereitet die Informationen für den Nutzer auf. Mithilfe von QuickViewer können Sie einige oder alle Felder einer ABAP-Tabelle auslesen. Weiterhin ist die Verknüpfung von zwei oder mehr Tabellen möglich. Sie haben auch die Möglichkeit, logische Datenbanken und andere Informationsstrukturen zu verwenden, um an die relevanten Ergebnisse zu gelangen. Danach können Sie die verfügbaren Funktionen nutzen. Dazu gehören unter anderem Filter, Gesamt- oder Zwischensummen und Beträge sowie Excel-Export. Der Vorteil von QuickView ist, dass Sie auch maßgeschneiderten Transaktions-Code einfließen lassen können. Diesen dürfen Sie dann entsprechenden Anwendern zuweisen. Mit einer solch selbstdefinierten Abfrage begrenzen Sie den Zugriff auf die Ergebnisse für die relevante Zielgruppe.
Nach ein oder zwei Stunden beherrschen Sie QuickViewer.
SAP-Query-Reports
SAP Query bietet alle Vorteile und Leistungen, die auch QuickViewer bereitstellt. Zusätzlich kommen Sie in den Genuss von mehr Flexibilität bei den von Anwendern definierten Felder. Es geht hier in erster Linie um Berechnungen mit den relevanten Daten. Sie können zum Beispiel „prozentual in Rechnung gestellt“ als Feld definieren. Dieses enthält dann eine mathematische Formel, die den Unterschied zwischen Auftragswert und Rechnungswert reflektiert.
Um SAP Query zu lernen, brauchen Sie ungefähr drei bis vier Stunden.
Über den Autor: Jawad Akhtar ist Autor des Buches “Production Planning and Control with SAP ERP”, das bei SAP PRESS erschienen ist. Er ist Assistant Vice President bei AbacusConsulting, wo er sich auf Themen in den Bereichen Logistik und SAP SCM konzentriert.
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