Darauf sollten Sie beim Backup von Microsoft 365 achten

Datenschutz beachten – Verstöße gegen die DSGVO werden teuer

Im Jahr 2021 haben Unternehmen über eine Milliarde Euro Strafe wegen Verstößen gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zahlen müssen. Das zeigt, dass Unternehmen die DSGVO durchaus ernst nehmen sollten. Sichern Unternehmen personenbezogene Daten aus Microsoft 365 und verwenden als Sicherungsziel Datenspeicher in der Cloud, ist es wichtig darauf zu achten, dass die Rechenzentren des Cloud-Anbieters konform mit der DSGVO sind. Das lässt sich beim Buchen eines Angebotes schnell herausfinden.

Ist die Sicherung in der Cloud oder im lokalen Rechenzentrum?

Soll die Sicherung nicht bei einem Cloud-Anbieter erfolgen, sondern erfolgt die Sicherung der Daten lokal, spielen unterschiedliche Planungsfaktoren eine Rolle. Eine der ersten Fragen, die sich bei der Sicherung von Microsoft 365 stellt, ist die Auswahl, wo das Backup stattfinden soll: Ob die Sicherung bei einem Cloud-Anbieter oder durch die etablierte Sicherungssoftware des Unternehmens im lokalen Rechenzentrum erfolgen soll.

Bei einer Sicherung in der Cloud: Ist der Anbieter seriös und etabliert?

Erfolgt die Speicherung der Sicherungsdaten in der Cloud, sollte die Tatsache klar sein, dass es sich bei den gesicherten Informationen in den meisten Fällen um relevante Dokumente eines Unternehmens handelt. Darüber hinaus müssen sich Anwender und Verantwortliche darauf verlassen können, dass der Sicherungsdienst zuverlässig zur Verfügung steht und die Daten jederzeit wiederherstellbar sind. Die Verfügbarkeit des Dienstes spielt an dieser Stelle eine Rolle und sollte in die Planung mit einfließen.

Daher ist es wichtig, dass der Anbieter der Datensicherung für Microsoft 365 seriös und am Markt bereits etabliert ist. Wenn der Dienst nicht profitabel ist und der Anbieter sein Angebot einstellt, beginnt das Datensicherungsprojekt von vorne. Es lohnt sich daher genau zu prüfen, welchem Anbieter eine Organisation die Sicherungsdaten anvertraut.

Wo erfolgt die Speicherung der Daten aus der Sicherung?

Wichtig ist das Abklären, an welcher Stelle die Sicherung die Daten speichern soll. Beim Speichern in der Cloud muss die Zuverlässigkeit sichergestellt sein. Natürlich ist die Zuverlässigkeit wichtig, wenn die Sicherung im lokalen Rechenzentrum erfolgt, allerdings ist das unter Kontrolle des Unternehmens. Dazu kommt die Prüfung der Zugriffsrechte.

Der Zugriff auf die Daten in Microsoft 365 sind nur die Benutzeranmeldungen in Azure Active Directory abgesichert, aber auf die Sicherungsdaten kann jeder zugreifen, der das Ziel der Sicherung öffnen kann. Außerdem muss die Verfügbarkeit des Sicherungsziels sichergestellt sein und der Speicherort bezüglich der Wiederherstellungsvorgänge.

Welche Daten in Microsoft 365 sollten wann gesichert werden?

Im Rahmen der Planung ist wichtig zu berücksichtigen, welche Daten das Backup von Microsoft 365 abdecken soll. Neben SharePoint-Bibliotheken und -Webseiten, OneDrive für Business, Teams und Exchange Online, sind unter Umständen noch weitere Ressourcen in Microsoft 365 wichtig. Hier muss bereits frühzeitig geklärt sein, welche Daten das Sicherungsprogramm genau zu welcher Zeit sichern soll, damit wirklich alle wichtigen Daten sorgfältig abgelegt sind.

Bei lokalen Sicherungen: Reicht der Speicherplatz für die Sicherung aus?

Erfolgt die Sicherung im lokalen Rechenzentrum muss die komplette Datenmenge aus Microsoft 365 auf dem Sicherungsdatenträger Platz finden. Kommen noch mehrere Versionen zum Einsatz, multipliziert sich der Speicherverbrauch schnell. Der Speicherplatz sollte skalierbar sein, wenn neue Projekte anstehen oder in Zukunft mehr Benutzer mit Microsoft 365 arbeiten. Das Sicherungsziel muss mit den Ansprüchen an Microsoft 365 mitwachsen, auch was die Zuverlässigkeit betrifft.

Bandbreite für Download und Upload bei lokalen Sicherungen von Microsoft 365 beachten

Die Bandbreite der Internetverbindung ist ein wichtiger Faktor. Denn alle Daten, die aus Microsoft 365 zur Sicherung eingeplant sind, transferiert das Programm über das Internet per Download in das lokale Rechenzentrum. Zum Zeitpunkt der Sicherung muss darüber hinaus sichergestellt sein, dass durch den Bandbreitenverbrauch keine Störung der Anwender erfolgt. Wenn Wiederherstellungsvorgänge anstehen, lädt das Sicherungsprogramm die Daten wiederum vom lokalen Rechenzentrum in die Cloud zu Microsoft 365. Hier muss wieder die Upload-Geschwindigkeit vom lokalen Rechenzentrum in die Cloud ausreichend ausgelegt sein.

Wo soll die Software bei lokalen Sicherungen installiert und verwaltet werden?

Erfolgt die Sicherung von Microsoft 365 zum lokalen Rechenzentrum, kommt meistens Software eines Drittherstellers zum Einsatz. Es muss geklärt sein, wer die Software pflegt, verwaltet und aktualisiert. Bei Problemen muss sichergestellt sein, dass die Software durch einen Spezialisten wiederherstellbar ist. Dazu kommt die Notwendigkeit die Konfiguration zu sichern und die Sicherung zu überwachen. Kommt eine lokale Sicherung von Microsoft 365 zum Einsatz, erfolgt die Verwaltung des jeweiligen Serverdienstes genauso wie andere lokale Serverdienste auch.

Wie wird die Sicherung überwacht?

Bei der Verwendung eines Backups von Microsoft 365 ist es wichtig, dass das System Benutzer und Admins über erfolgreiche oder erfolglose Sicherungen benachrichtigt. Genauso, wie die Verwaltung des Sicherungsdienstes eine Rolle spiel, ist die Überwachung des Dienstes notwendig. Unter Umständen erfolgt die Anbindung der Sicherung an ein Überwachungsprogramm, damit ständig sichergestellt ist, dass das Backup immer funktioniert und keine Fehler vorliegen.

Sind alle relevanten Daten in Microsoft 365 gespeichert, oder noch an anderen Stellen?

Sind alle zu sichernden Daten aus Microsoft 365 tatsächlich in Microsoft 365 gespeichert, oder noch an anderen Stellen? In Microsoft Teams lassen sich zum Beispiel noch Dropbox und andere Cloud-Speicher anbinden, mit denen Benutzer aus Microsoft 365 arbeiten. Dazu kommen Dienste aus Microsoft Azure. Soll das Sicherungsprogramm Daten aus Microsoft 365 berücksichtigen, ist die Planung der Datenspeicherung unter Umständen wichtig für die Arbeit mit Microsoft 365, die Daten sind aber nicht in Microsoft 365 gespeichert. Diese Daten sollten in die Sicherung mit einfließen, sofern das überhaupt möglich ist.

Wie erfolgt die Aktualisierung der Sicherungsquellen, wenn Benutzer in Microsoft 365 neue Ressourcen erstellen?

Kommen neue Ressourcen in Microsoft 365 zum Einsatz, oder arbeiten neue Benutzer mit Microsoft 365, muss die Sicherungslösung diese neuen Daten sichern. Daher muss eine Delegation erfolgen, damit Benutzer oder Admins sicherstellen können, dass die Sicherung immer aktuell ist und neue Ressourcen mit der Sicherung zusammenarbeiten.

Wer soll Zugriff auf die gesicherten Daten erhalten?

Bei der Planung der Sicherung ist es wichtig zu klären, welche Anwender Zugriff auf die Sicherung in der Cloud erhalten sollen. Wenn es sich um personenbezogene Daten handelt, spielt die DSGVO eine Rolle. Das haben wir bereits zu Beginn besprochen. Bei der Planung des Zugriffs auf die Sicherungsdaten, legen Verantwortliche gleichzeitig die Berechtigungen für die Zugriffe fest und steuern dabei wer die Sicherungseinstellungen verwalten darf.

Sollen Anwender selbst Daten wiederherstellen dürfen?

Sind Daten verloren gegangen und eine Wiederherstellung ist notwendig, können Anwender selbst die Aufgaben durchführen. Das ist im Rahmen der Planung der Berechtigungen wichtig, und erfordert eine Konfiguration der Berechtigungen für die Sicherung. Die Mitarbeiter brauchen für die Durchführung einer Wiederherstellung natürlich eine Schulung. Es ist darüber hinaus notwendig Wiederherstellungspläne und -Vorschriften für Wiederherstellungen durchzuführen.