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Copilot für Microsoft 365 – Das müssen Sie wissen
Mit Copilot für Microsoft 365 stellt Microsoft jetzt auch in seiner Cloud-Lösung einen KI-Assistenten zur Verfügung. Der Beitrag zeigt, was dabei zu beachten ist.
Mit Copilot für Microsoft 365 stellt Microsoft seinen KI-Assistenten jetzt auch in der eigenen Cloud zur Verfügung. Der größte Unterschied zu den anderen Copilot-Implementationen wie Copilot oder Copilot Pro kann Copilot für Microsoft 365 direkt auf die eigenen Daten zugreifen, die in der Microsoft Cloud gespeichert sind. Das ermöglicht es, dass Benutzer im Business-Chat Fragen stellen können, welche die eigenen Daten betreffen.
Dazu kommen die Möglichkeiten, Text zu erstellen, E-Mails zu generieren und auch komplette Excel-Tabellen oder PowerPoint-Präsentationen. Auch innerhalb der Microsoft-365-Apps Word, Excel und PowerPoint steht Copilot zur Verfügung, um bei Aufgaben zu helfen, und die Arbeit deutlich zu beschleunigen. Copilot muss als zusätzlicher Dienst dazu gebucht werden, ein Testzeitraum ist nicht vorgesehen.
Copilot für Microsoft 365 buchen
Die Buchung von Copilot für Microsoft 365 muss nicht für alle Benutzer lizenziert werden, sondern es reicht aus, einzelne Lizenzen zu kaufen und anschließend den Nutzern zuzuweisen, die den Dienst verwenden sollen. Einen Testzeitraum gibt es nicht. Für die Verwendung ist mindestens Microsoft 365 Business Standard als Abonnement notwendig. Darüber hinaus steht der KI-Assistent auch in Microsoft 365 Business Premium zur Verfügung sowie in den Abonnements Microsoft 365 E3/E5/A3/A5. In anderen Abonnements lässt sich Copilot nicht buchen.
Um Microsoft 365 zu buchen, erfolgt im Microsoft 365 Admin Center das Aufrufen von Abrechnung\Dienste kaufen. Hier kann im Suchfeld nach Copilot gesucht werden. Der Dienst steht als Add-on zur Verfügung und kann über Details abgerufen und gebucht werden. Copilot wird pro Monat und Benutzer abgerechnet. Die Buchung muss mindestens für ein Jahr erfolgen. Ist die Bestellung erfolgreich, dauert es einige Zeit, bis der Dienst in allen Apps und an allen Stellen der Microsoft-365-Oberfläche zu sehen ist. Nach dem Kauf einer Lizenz muss diese dem jeweiligen Benutzer zugewiesen werden, wie andere Lizenzen auch. Das erfolgt in den Einstellungen des jeweiligen Benutzers über Aktive Benutzer bei Lizenzen und Apps.
Wenn Copilot für Microsoft 365 gebucht wurde, erscheint im Microsoft 365 Admin Center darüber hinaus ein neuer Menüpunkt mit der Bezeichnung Copilot. Hier sind die Lizenzen zu sehen und auch andere Copilot-Einstellungen zu finden.
So arbeiten Benutzer mit Copilot
Nach der Lizenzierung erhält der Nutzer noch eine E-Mail und kann anschließend Copilot für Microsoft 365 verwenden. Es kann durchaus einige Stunden oder sogar einen Tag dauern, bis alle Funktionen von Copilot überall verfügbar sind, vor allem in den Microsoft 365 Apps. Hier kann es generell sinnvoll sein, in den Einstellungen bei Konto zu überprüfen, ob sich der Anwender mit dem richtigen Konto angemeldet und ob die Lizenz richtig eingetragen ist. Auch eine Aktualisierung ist meistens notwendig. Sobald die Aktionen durchgeführt sind, ist Copilot über ein eigenes Icon oben im Fenster in den Office-Anwendungen zu sehen.
Markieren Anwender einen Text, erscheint das Copilot-Icon, das auch ein Umschreiben dieses Textes ermöglicht. Microsoft arbeitet derzeit noch an den Funktionen von Copilot. In Excel ist zwar das Icon dafür bereits verfügbar, aber der KI-Assistent lässt sich noch nicht nutzen. Nutzbar ist der Assistent vor allem in Word, PowerPoint, Outlook, Teams, Microsoft Loop und OneNote. Interessant ist Copilot für Microsoft 365 vor allem über den Microsoft 365 Chat. Hier steht eine ähnliche Funktion zur Verfügung, wie bei ChatGPT. Der Unterschied besteht allerdings darin, dass der Chat auf Daten in Microsoft 365 zugreifen kann. Erreichbar ist der Chat hier.
Der Chat kann auch zur Suche nach bestimmten Dokumenten genutzt werden, und es ist an dieser Stelle auch möglich, neue Dokumente zu erstellen. Außerdem kann der KI-Assistent an dieser Stelle auch Tabellen, Dokumente und andere Dinge zusammenfassen. Es gibt eine Vielzahl an weiteren Möglichkeiten, die Microsoft darüber hinaus ständig weiterentwickelt. Schlussendlich steigert die Verwendung von Copilot deutlich die Effizienz und Produktivität. Darüber hinaus stehen die Daten aus Microsoft 365 zur Verfügung.
Prompts in natürlicher Sprache
Ein großer Vorteil bei der Verwendung von Copilot an den verschiedenen Stellen in Microsoft 365 ist die Nutzung natürlicher Sprache. Die Verwendung ist daher für Anwender intuitiv und durch den generativen Charakter können Anwender an verschiedenen Stellen Texte und Dateien erstellen lassen, ebenfalls über Befehle in natürlicher Sprache. Copilot steht daher in der Weboberfläche als Microsoft 365 Chat zur Verfügung und in den Microsoft 365 Apps, also in Office-Programmen, ebenfalls. Daher ist mindestens Microsoft 365 Business Standard notwendig, da hier auch die Microsoft 365 Apps enthalten sind. In Microsoft 365 Business Basic sind die Apps nicht verfügbar.
Mit Connectoren andere Systeme anbieten
Parallel dazu lassen sich weitere Systeme über Connectoren an Copilot für Microsoft 365 anbinden. Damit ist es möglich, mit Copilot für Microsoft 365 auch lokale Daten oder Daten anderer Cloud-Dienste zu durchsuchen. Copilot kann diesbezüglich zu einer Zentrale werden, über die Anwender alle relevanten Daten des Unternehmens in ihre Arbeit mit einbeziehen können, ohne zu wissen, wo genau diese gespeichert sind.
Rechtliche Auswirkungen bei der Verwendung von Copilot für Microsoft 365
Microsoft weist darauf hin, dass die Prompts in Copilot für Microsoft 365 und auch die zurückgegebenen Daten nicht zum Trainieren der zu Grunde liegenden KI/LLM verwendet werden. Dadurch besteht keine Gefahr, dass personenbezogene Daten anderen Nutzern außerhalb des Abonnements zur Verfügung gestellt werden. Die trainierten Daten bleiben im eigenen Abonnement. Daher erfüllt Copilot für Microsoft 365 die Voraussetzungen laut DSGVO. Mehr dazu beschreibt Microsoft auf einer eigenen Website zu Datenschutz und Sicherheit in Copilot für Microsoft 365.
