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Content Management: Best Practises für die Bereitstellung
Bei der Implementierung von ECM-Software sollten Organisationen wichtige Faktoren wie Entwickler-Input, Benutzerfreundlichkeit und integrierte Sicherheit berücksichtigen.
Obwohl die Einführung von Enterprise-Content-Management-Systemen ein großes Unterfangen ist, können Organisationen einige bewährte Verfahren nutzen, um häufige Fallstricke zu vermeiden.
Ein gut geplantes Enterprise-Content-Management-System (ECM) kann die Effizienz einer Organisation steigern, indem es Arbeitsabläufe optimiert und die Auffindbarkeit von Dokumenten verbessert. Vor der Einführung sollten Content-Manager die wichtigsten Elemente ihrer Organisation berücksichtigen, wie zum Beispiel langfristige Ziele, Lebenszyklen von Inhalten und spezifische Sicherheits-, Compliance- und Benutzerbedürfnisse.
Unabhängig davon, ob eine Organisation ihr erstes ECM-System im Rahmen einer digitalen Transformationsinitiative einsetzt oder von einem bestehenden System migriert, können die folgenden bewährten Verfahren erfolgreiche Implementierungen ermöglichen.
1. Mit einer Content-Strategie beginnen
Eine erfolgreiche ECM-Implementierung sollte mit einem Plan beginnen. Content-Manager sollten die langfristigen Ziele ihrer Organisation berücksichtigen, um zu bestimmen, welche ECM-Funktionen in den Plan aufgenommen werden sollen. Einige Funktionen und Überlegungen zu ECM-Plattformen könnten beispielsweise KI und Algorithmen für maschinelles Lernen umfassen.
Unternehmen können diese Pläne mit Initiativen zur digitalen Transformation kombinieren, was für Unternehmen, die Dokumente digitalisieren möchten, von Vorteil sein kann. Durch die Digitalisierung werden Papierdokumente in elektronische Dokumente umgewandelt. Digitale Assets lassen sich im Vergleich zu physischem Papier leichter durchsuchen, verwenden und verarbeiten.
Das Projekt könnte beispielsweise darauf abzielen, ein System zu implementieren, das Papierunterlagen scannen und KI mit optischer Zeichenerkennung verwenden kann, um Daten über Kundenkontakte oder Vertragsablaufdaten zu sammeln. Das System kann diese Daten dann durchsuchbar machen oder einen Kundenbindungs- oder Erneuerungsprozess einleiten.
Letztendlich hängt eine Content-Management-Strategie von den spezifischen Bedürfnissen und der Vision einer Organisation ab. Content-Manager ohne Strategie könnten Zeit und Geld für Systeme verschwenden, die dem Dokumentenmanagement und den Geschäftsprozessen ihrer Organisation nicht zugutekommen.
2. Berücksichtigen Sie den Lebenszyklus von Inhalten
Der Lebenszyklus von Inhalten einer Organisation umfasst einen mehrstufigen Verwaltungsprozess, in dem Geschäftsdokumente erfasst, archiviert und in einigen Fällen ausgemustert werden.
Content-Manager sollten die Arbeitsabläufe und Prozesse innerhalb des Lebenszyklus von Inhalten ihrer Organisation untersuchen, um zu entscheiden, wie die ECM-Software diese optimieren könnte.
Zu den wichtigsten Fragen, die im Zusammenhang mit dem Lebenszyklus von Inhalten zu adressieren sind, gehören:
- Sollten Dokumente einen Erstellungs- oder Genehmigungs-Workflow durchlaufen?
- Benötigen Dokumente digitale Signaturen?
- Müssen externe Apps den Inhalt vor der Migration verarbeiten? Wenn ja, aus welchem Grund?
- Entfernen Geschäftsregeln automatisch Inhalte aus dem System, um Unordnung und redundante, veraltete oder triviale Daten zu reduzieren?
Ein ECM-System kann all diese Funktionen und noch viele weitere bieten. Die oben genannten Fragen helfen Organisationen dabei, ein System zu finden, das für einen bestimmten Content-Lebenszyklus geeignet ist, die Dokumenten-Workflows optimieren und den Mitarbeitern Zeit sparen kann. Content-Manager sollten den Content-Lebenszyklus, die Systemintegrationen und die Workflows definieren, bevor sie sich für ein System entscheiden.
3. Sicherheit von Anfang an einbauen
Unternehmen speichern Dokumente mit sensiblen Informationen von Mitarbeitern und Kunden. Daher benötigen sie ECM-Systeme mit integrierten Sicherheitsmaßnahmen, um Cyberangriffe zu verhindern. Bei der Entwicklung einer ECM-Strategie sollten Content-Manager die Optimierung des Informationsmanagements in Betracht ziehen, wozu auch Sicherheitsmaßnahmen bei der Erstellung, Archivierung und Aufbewahrung von Inhalten gehören.
Unabhängig davon, ob eine Organisation Inhalte vor Ort oder in Cloud-basierten Umgebungen speichert, kann sie anpassbare Einstellungen verwenden, um die Sicherheit der Inhalte zu verbessern. Beispielsweise können Sicherheitsfunktionen eine Zugriffskontrolle implementieren, die den Zugriff auf Inhalte nach Dokument oder Inhaltstyp einschränkt und so dafür sorgt, dass sensible Informationen in weniger Händen sind. Außerdem können Systeme Daten in Bewegung (Data in Flight) und im Ruhezustand (Data at Rest) verschlüsseln.
Content-Manager sollten von Anfang an Sicherheit einbauen. Sie müssen jedoch ein Gleichgewicht zwischen den Sicherheitsmaßnahmen finden, damit sie Informationen schützen können, ohne die Benutzerfreundlichkeit zu beeinträchtigen.
4. Fokus auf die Benutzererfahrung
ECM-Systeme, die sich sowohl auf den Menschen als auch auf die Technologie konzentrieren, können sich in der Benutzerakzeptanz auszahlen. Content-Manager sollten alle potenziellen Benutzer berücksichtigen und herausfinden, inwiefern sich die neuen Systeme und Prozesse von den alten unterscheiden.
Außerdem sollten Organisationen die Leistung während der Entwicklung und der frühen Einführung optimieren, um sicherzustellen, dass Benutzer relevante Inhalte im System schnell finden können. Die Suchmaschine eines ECM-Systems sollte die von den Mitarbeitern benötigten Informationen ohne Frustration abrufen. Obwohl die Volltextsuche die Auffindbarkeit von Inhalten verbessert, kann die Abstimmung mit Metadaten, Synonymen und prädiktiven Analysen den Suchprozess und die Suchergebnisse optimieren.
5. Compliance integrieren
Die spezifischen Compliance-Anforderungen einer Organisation variieren je nach Branche und Standort, aber alle ECM-Systeme sollten die Richtlinien zur Einhaltung von Vorschriften befolgen.
Einige Organisationen müssen möglicherweise Standards und behördliche Vorschriften einhalten, wie beispielsweise ISO-9001, den Sarbanes-Oxley Act, HIPAA oder die DSGVO. Alle Organisationen müssen die Anforderungen an E-Discovery und die Aufbewahrungspflicht bei Rechtsstreitigkeiten erfüllen.
Wenn eine Organisation als Reaktion auf eine Vorladung oder eine andere gerichtliche Anordnung Dokumente vorlegen muss, muss sie sicherstellen, dass Benutzer und automatisierte Datenlöschprozesse diese Dateien nicht löschen können. Zu den weiteren Informationen, die Organisationen in diesem Szenario benötigen könnten, gehören Inhaltsmetadaten, Prüfprotokolle für Benutzerzugriff und Bearbeitung sowie möglicherweise mehrere Versionen von Dokumentbearbeitungen.
Vor einer ECM-Bereitstellung sollten sich Content-Manager mit den Mitgliedern der Rechts- und Aktenverwaltungsteams ihrer Organisationen sowie mit allen anderen an der Einhaltung von Vorschriften beteiligten Personen beraten, um zu erfahren, welche Compliance-Anforderungen das System erfüllen muss.
6. Entwickler hinzuziehen
ECM-Bereitstellungen sind komplexe Projekte, die mehrere Geschäftsteams bedienen. Daher sollten Organisationen bei der Planung der Bereitstellung Entwickler einbeziehen. Häufig verwenden Entwickler agile Methoden, um Funktionen in kleinen Schritten freizugeben. Dieser Ansatz kann das Risiko von Nacharbeiten bei ECM-Bereitstellungen begrenzen, da Entwickler bei jeder Iteration und jedem Sprint (Scrum) Änderungen vornehmen und aus den Erfahrungen und dem Feedback der Benutzer lernen können.
Diese bewährten Verfahren können Content-Managern dabei helfen, ein System bereitzustellen, das den spezifischen Anforderungen ihrer Organisation in Bezug auf Workflow, Benutzer, Sicherheit und Compliance entspricht. Die Bereitstellung von ECM-Systemen ohne Plan kann teure Nacharbeiten oder umfangreiche, ungeplante Änderungen erforderlich machen, die sich auf den Geschäftsbetrieb auswirken könnten.
