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Collaboration-Verhaltensdaten für Kaufentscheidung nutzen
Collaboration-Apps ermöglichen nicht nur die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern. Sie generieren auch einen Schatz an Nutzerdaten, die Unternehmen helfen, effizienter zu werden.
Die weitverbreitete Nutzung von Collaboration-Apps hat dazu geführt, dass Unternehmen erkannt haben, wie wichtig es ist, Daten zu sammeln und zu analysieren. Damit können sie das Verhalten von Einzelpersonen und Teams verstehen. Dieses Wissen wiederum kann IT-Leitern helfen, fundiertere Technologieentscheidungen zu treffen.
Die Idee, Daten aus Collaboration-Apps zu nutzen, um das Verhalten der Mitarbeiter besser zu verstehen, entstand während der COVID-19-Pandemie. Die Unternehmen versuchten, die Auswirkungen der virtuellen Arbeit auf die Effizienz, die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu verstehen. Heute ist die Nutzung von Daten aus Collaboration-Anwendungen eindeutig von Interesse. Dabei sind allerdings die Vorgaben des Beschäftigtendatenschutzes einzuhalten. Ein prominentes Beispiel für die Problematik ist Microsoft Viva.
Laut der globalen Studie Employee Experience: 2023-24 von Metrigy gaben fast 53 Prozent der 499 Umfrageteilnehmer an, dass sie derzeit Daten über das Collaboration-Verhalten für eine Vielzahl von Zwecken nutzen oder dies planen.
Zu den wichtigsten Verwendungszwecken für die Erfassung von Kollaborationsdaten gehören die folgenden:
- Untersuchen von anonymisierten Daten, um festzustellen, wie die Teams arbeiten.
- Ermöglicht es der Personalabteilung und anderen Unternehmensleitern, das Verhalten der leistungsstärksten Teams zu verstehen.
- Leistungsschwache Teams dabei unterstützen, ihre Effektivität zu verbessern.
- Verstehen, wie Mitarbeiter die Collaboration-Technologie nutzen.
- Den ROI zu bewerten und wichtige Leistungskennzahlen zum Beispiel für Produktivität, Mitarbeiterbindung und Zufriedenheit zu ermitteln.
Die Studie untersuchte auch die Unternehmen, die bereits Daten zum Collaboration-Verhalten nutzen, um festzustellen, welche Art von Entscheidungen dadurch am meisten beeinflusst werden. Hier gaben 52 Prozent der Unternehmen im Allgemeinen und 63 Prozent der Erfolgsgruppe der Studie (bestimmt durch Verbesserungen bei der Mitarbeiterzufriedenheit, Produktivität und Mitarbeiterbindung) an, dass sie die Daten nutzen, um ein Verständnis für die Anforderungen an Technologiegeräte zu entwickeln. Darüber hinaus verwenden 45 Prozent der Unternehmen im Allgemeinen und 56 Prozent der Erfolgsgruppe die Daten der Collaboration-Apps, um die Kosten für die Softwarelizenzierung zu optimieren.
Werfen wir einen Blick auf einige Fragen, die Unternehmen mit Hilfe von Daten zum Collaboration-Verhalten beantworten können.
1. Wer sollte eine Webcam oder ein professionelles Headset als Teil der Standard-IT-Ausstattung erhalten?
Während hybride Meetings zur Normalität gehören, kann die Kameranutzung je nach Abteilung, Persona, Meeting-Typ, Region, Rolle oder Team stark variieren. Die Möglichkeit, Informationen über die Nutzung und das Verhalten von Videokonferenz-Apps und -Geräten abzurufen, bedeutet, dass Unternehmen nicht mehr pauschale Entscheidungen über Webcams treffen müssen. Vielmehr können sie die Daten analysieren, um die Nutzung zu bestimmen.
Beispiel: Wenn die Mitarbeiter einer Abteilung ihre Kameras nur selten oder gar nicht einschalten, wenn sie virtuelle Meetings abhalten, dann reichen die internen Kameras ihrer Computer aus. Wenn hingegen ein bestimmter Personentyp seine Kamera bei Besprechungen immer einschaltet, ist ein Upgrade von der Computerkamera auf eine Webcam oder vielleicht sogar auf eine Video Collaboration Bar eine angemessene Entscheidung. Die gleiche Einschätzung könnte auch für die Verwendung von persönlichen Headsets während der Besprechungen gelten.
2. Welche Videokonferenz-App sollte der Unternehmensstandard werden?
Durch die Verwendung von Daten zum Collaboration-Verhalten können Emotionen und persönliche Vorurteile aus der Entscheidung "diese oder jene App" herausgenommen werden. Viele Unternehmen verwenden mehrere Collaboration-Apps – oft Zoom für Videomeetings und eine Collaboration-Suite wie Microsoft Teams oder Webex von Cisco. Der Grund ist, dass sie in den ersten Tagen der Pandemie eilig versucht haben, ihre Mitarbeiter zu vernetzen. Heute sind diese Unternehmen bestrebt, ihre Ausgaben zu rationalisieren und alle Mitarbeiter auf die gleiche technologische Basis zu stellen. Dies kann zu Spannungen zwischen den Beteiligten mit unterschiedlichen Meinungen führen.
In einem Fall, der Metrigy berichtet wurde, konnte die IT-Abteilung zwei Geschäftsbereichsleiter davon abhalten, sich darüber zu streiten, welche von zwei Videokonferenz-Apps die Standard-App für das gesamte Unternehmen sein sollte. Durch die Weitergabe von Nutzungs- und Verhaltensdaten aus der organischen Einführung der Apps wurde die Entscheidung von einer auf persönlichen Vorlieben basierenden zu einer datengestützten Entscheidung. Die IT-Abteilung war in der Lage, das Unternehmen mit einer Entscheidung voranzubringen, die dem Geschäft am besten diente und gleichzeitig die Lizenzkosten reduzierte.
Unternehmen sollten auch die Verwendung einer eigenständigen App für Team-Collaboration im Vergleich zum Team-Chat innerhalb einer umfassenderen Suite untersuchen, um ihre Lizenzierungsanforderungen zu ermitteln.
3. Sollte die IT-Abteilung digitale Whiteboards in Konferenzräumen einrichten, um hybrides Arbeiten besser zu unterstützen?
Als Ausgangspunkt kann die IT-Abteilung prüfen, ob die Mitarbeiter die virtuelle Whiteboard-Funktion in der Videokonferenz-App des Unternehmens nutzen. Wenn ja, welche Mitarbeiter verwenden die Funktion am häufigsten, und wo arbeiten sie, wenn sie im Büro sind? Anhand dieser Details kann die IT-Abteilung Prioritäten setzen, welche Konferenzräume von digitalen Whiteboards profitieren würden. Ebenso kann ein Unternehmen, das verschiedene Videokonferenz-Apps unterhält, die Nutzung nach Räumen untersuchen, um festzustellen, welcher Videoraum aufgerüstet werden sollte.
Daten über die Collaboration-Nutzung sind nicht nur von den Anwendungen selbst, sondern auch von anderen Akteuren des Ökosystems verfügbar, zum Beispiel von Geräteherstellern und Anbietern von Performance-Management. Die Einsicht in diese Daten kann bei der Bewertung von Technologieinvestitionen unschätzbare Erkenntnisse liefern.
