Checkliste für einen übersichtlichen und guten Projektplan

Dies ist ein 6-Punkte-Programm, mit dem Sie einen übersichtlichen Projektplan erstellen können. Es dient als Wegweiser für den Projektmanager und wird während des gesamten Projekts als maßgebliches Kommunikations- und Kontroll-Tool genutzt.

Schritt 1: Legen Sie Ihren Projektplan den entsprechenden Interessenvertretern dar und erläutern Sie die wesentlichen Bestandteile

„Projektplan“ ist einer der missverständlichsten Begriffe im Projektmanagement. Es handelt sich um eine Zusammenstellung „ flexibler“ Dokumente, die sich gewöhnlich im Laufe des Projekts ändern. Als Wegweiser zeigt er die Richtung an, in die sich die Arbeit bewegen soll.

Und wie ein Reisender ist der Projektmanager für die Route des Projekts verantwortlich. Sollten sich, wie bei einer Autofahrt, Hindernisse oder neue Strecken auf dem Weg zum Ziel ergeben, kann der Projektmanager die Route ändern.

Ein häufiges Missverständnis ist, dass der Plan ein Zeitplan ist – es handelt sich dabei jedoch nur um eine Komponente des gesamten Plans. Der Projektplan ist ein Produkt, das sich aus dem gesamten Planungsprozess ergibt. Er enthält alle Planungsdokumente.

Ein Projektplan, der für den Bau eines Bürogebäudes erstellt wird, enthält nicht nur den Zeitplan sowie spezielle Angaben zu dem Gebäude und dem Budget, sondern auch die Risiken, Qualitätsmaßgaben, Umweltbelastung, und so weiter.

Der Projektplan kann aus folgenden Komponenten bestehen:

• Richtlinien: Diese werden manchmal als Leistungsmaßstab bezeichnet, da die während des Projekts geleistete Arbeit daran gemessen wird. Es handelt sich dabei um die drei bestätigten Ausgangspunkte des Projekts zu Umfang, Ablauf und Kosten. An Ihnen wird gemessen, ob das Projekt planmäßig verläuft.
• Pläne für das Richtlinienmanagement: Hierin enthalten sind Dokumente, die angeben, wie während des Projekts mit Abweichungen umgegangen wird.
• Weitere Inhalte aus dem Planungsprozess: unter anderem Pläne für das Risikomanagement, Qualitätssicherung, Materialbeschaffung, Stellenbesetzung und Kommunikation

Schritt 2: Legen Sie Aufgaben und Verantwortlichkeiten fest

Das Identifizieren von Interessenvertretern – solche Beteiligten, die ein berechtigtes Interesse am Projekt oder dessen Ergebnis haben – ist eine Herausforderung und besonders schwierig, wenn es sich um große, riskante und aufmerksamkeitswirksame Projekte handelt. Wahrscheinlich treten unter den Interessenvertretern entgegenstehende Vorstellungen auf, ebenso wie auseinandergehende Ansichten, welche Personen in das Projekt einbezogen werden sollen.

Beim Bau eines neuen Bürogebäudes unterscheidet sich die Liste der Interessensvertreter von Seiten der Stadtverwaltung sicherlich von der, die die beratenden Ingenieure erstellt haben. Von Seiten der Stadtverwaltung werden darauf sicherlich der Bauunternehmer, die beauftragte Baufirma, Bürger, die sich für einen Park starkmachen, Berater, die sich mit der Umweltbelastung auseinandersetzen und die Stadtverwaltung selber darauf enthalten sein.

Die beratenden Ingenieure können einen eingeschränkteren Blick auf das Projekt haben. Für den Projektmanager ist es wichtig, Klarheit und Übereinstimmung zu erreichen, welche Arbeiten von wem verrichtet werden, ebenso, welche Entscheidungen jeder Interessenvertreter treffen wird.

Schritt 3: Entwickeln Sie eine Erklärung zum Umfang des Projekts

Eine Erklärung zum Umfang des Projekts ist wohl eines der wichtigsten Dokumente im Projektplan. Es hat den Zweck, eine Übereinstimmung zwischen den Interessenvertretern zu erzielen.

Sie bildet die Basis, um die finanzielle Beteiligung und Zustimmung vom Geldgeber und anderen Interessenvertretern zu bekommen und mindert das Risiko von Missverständnissen.

Das Dokument wird im Laufe des Projekts höchstwahrscheinlich erweitert und angepasst. Die Erklärung zum Projektumfang sollte Folgendes enthalten:

• Geschäftliche Erfordernisse und mögliche Probleme.
• Ziel des Projekts mit Angaben, welche Probleme sich während des Projekts ergeben können und Lösungsmöglichkeiten.
• Vorteile bei Fertigstellung des Projekts und eine Rechtfertigung des Projekts.
• Umfang des Projekts, in dem aufgeführt wird, welche Arbeiten zum Projekt gehören und welche davon ausgenommen sind.
• Wesentliche Projektabschnitte, die Herangehensweise und weitere Punkte, abhängig von Größe und Art des Projekts.

Das Dokument kann als Vertrag zwischen Projektmanager und Geldgeber verwendet werden. Es kann nur mit Zustimmung des Geldgebers geändert werden.

Schritt 4: Entwickeln Sie die Richtlinie für das Projekt

Sind die durchzuführenden Arbeiten in der Erklärung des Aufgabenbereiches bestätigt, ist eine strukturierte Auflistung aller durchzuführenden Arbeiten erforderlich.

Die Richtlinie zum Projektumfang enthält alle im Projekt durchzuführenden Arbeiten. Damit ist alle erforderliche Arbeit festgelegt. Die durchzuführenden Arbeiten sollten vollständig festgehalten sein.

Wird zum Beispiel ein Bürogebäude errichtet, so würden die durchzuführenden Gebäudearbeiten, aber auch weitere Angaben, wie Auswirkungsstudien, Empfehlungen und Pläne zur Landschaftsgestaltung enthalten sein.

• Zeitplan und Kostengrundlage.
• Ermitteln Sie Maßnahmen und Aufgaben, die anfallen, um jede in der Richtlinie zum Projektumfang benannten durchzuführenden Arbeiten zu erfüllen. Wie detailliert diese Liste ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab, so zum Beispiel von der Erfahrung des Teams, dem Risikowert des Projekts und entsprechenden Unwägbarkeiten sowie der erwarteten finanziellen Beteiligung.
• Ermitteln Sie die für jede Aufgabe notwendige Arbeitskraft, sofern bekannt.
• Erstellen Sie eine Einschätzung über den zeitlichen Arbeitsaufwand für die Durchführung jeder Aufgabe.
• Erstellen Sie eine Einschätzung des Kostenaufwandes pro Arbeitsstunde für jede Arbeitskraft
• Bedenken Sie Einschränkungen bei den Arbeitskräften – auch, wieviel Zeit jede Arbeitskraft realistisch in dieses Projekt stecken kann.
• Legen Sie fest, welche Arbeitsschritte von anderen abhängen und entwickeln Sie einen entsprechenden Arbeitsplan.
• Entwickeln Sie einen Zeitplan, der alle Aufgaben und Einschätzungen kalendarisch aufführt. Je nach gewählter Zeiteinheit (wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich) zeigt dieser Plan an, welche Arbeitskraft mit welcher Aufgabe betraut ist, wie viel Zeit diese Aufgabe in Anspruch nimmt und wann jede Aufgabe beginnen und enden soll.
• Entwickeln Sie eine Kostengrundlage, bei der es sich um ein terminiertes Budget oder zeitlich gestaffeltes Budget handelt

Dieser Prozess findet nicht nur einmal statt. Während des Projekts werden Sie wahrscheinlich Punkte hinzufügen oder einige der obigen Schritte wiederholen.

Schritt 5: Erstellen Sie Grundlagen für das Management

Wenn Umfang, Zeitplan und Kostengrundlage feststehen, erstellen Sie Schritte, die das Team durchführen kann, wenn es zu Abweichungen kommt.

All diese Grundlagen enthalten für gewöhnlich einen Ablauf für Revisionen und Einwilligungen, falls die Grundlagen modifiziert werden müssen. Verschiedene Ebenen der Einwilligung sind gewöhnlich für die verschiedenen Arten von Änderungen vonnöten.

Nicht alle neuen Anfragen benötigen eine Änderung im Umfang, Zeitplan oder im Kostenbereich. Dennoch ist ein Ablaufplan sinnvoll, um alle neuen Anfragen zu untersuchen und um deren Einfluss auf das Projekt festzustellen.

Schritt 6: Kommunizieren Sie

Ein wichtiger Teil des Projektplans ist ein Plan für die Kommunikation. Das Dokument hält Folgendes fest:

• Wer welche Berichte erhält, wie oft, in welchem Format und auf welchem Wege
• Wie und wann Fragen geklärt werden
• Wo Informationen zum Projekt abgelegt werden und wer Zugriff darauf hat
• Welche neuen Risiken aufgetreten sind und wie darauf eingegangen wird
• Welche Qualitätssicherung genutzt wird, so dass ein hochwertiges Produkt geschaffen wird
• Welche Rücklagen für welche Ungewissheiten eingesetzt wurden

Ist der Projektplan vollständig, ist es wichtig, dass alle Interessenvertreter ein Exemplar erhalten. Der Ablauf der Verteilung sollte wie folgt gestaltet sein:

• Durchsicht und Zustimmung
• Ablauf für vorzunehmende Änderungen am Plan
• Weiterer Ablauf – Ausführung und Kontrolle über die Einhaltung des Plans und der Verantwortlichkeiten der Interessenvertreter

Das Entwickeln eines übersichtlichen Projektplans ist zeitaufwändig. Der Projektmanager kann versucht sein, diese detaillierte Planung zu überspringen und gleich zur Tat zu schreiten.

Der vorbereitete „Reisende“ (Projektmanager), um auf das Eingangsbeispiel zurückzukommen, wird schlussendlich schneller das geplante Ziel erreichen als der unvorbereitet Aufbrechende, der sich wahrscheinlich verlaufen wird.

Der Projektmanager sollte sich dies im Sinne des Erfolges vor Augen halten.