Checkliste für die E-Mail-Migration zu Microsoft 365

1. IMAP-Migration

Eine IMAP-Migration (Internet Message Access Protocol) ist eine passende Option für Unternehmen, die ein E-Mail-System eines Drittanbieters wie Gmail oder Yahoo Mail verwenden. Der logistische Aufwand für diese Art der Migration kann je nach Größe des Unternehmens und der Anzahl der Benutzer oder Mitarbeiter sehr unterschiedlich sein.

Im einfachsten Fall besteht diese Art der Migration aus dem Ziehen und Ablegen von Nachrichten von einem Postfach in ein anderes in Outlook. Eine andere Variante ist das Exportieren von Nachrichten in eine PST-Datei und die anschließende Migration des Inhalts dieser Datei zu Microsoft 365. Organisationen mit größeren E-Mail-Bereitstellungen greifen in der Regel auf PowerShell zurück, um den Migrationsprozess abzuschließen.

2. Cutover-Migration

Die Cutover-Migrationsmethode ist hilfreich für kleine bis mittelgroße Organisationen mit einer lokalen Exchange-Server-Umgebung, die weniger als 2.000 Postfächer umfasst.

Allerdings empfiehlt Microsoft die Cutover-Migration nur für Unternehmen mit weniger als 150 Postfächern. Die Leistung leidet tendenziell, wenn Administratoren eine größere Anzahl von Postfächern migrieren. Der Hauptvorteil einer Cutover-Migration ist, dass sie relativ einfach ist – alle Postfächer, Kontakte und Verteilergruppen werden in einem einzigen Vorgang migriert.

3. Mehrstufige Migration

Eine stufenweise Migration eignet sich am besten für größere Unternehmen, die zu viele Postfächer für eine Cutover-Migration haben. Bei einer mehrstufigen Migration migrieren die IT-Administratoren die Postfächer stapelweise, und der Migrationsprozess kann je nach Größe und Anzahl der Postfächer Wochen oder sogar Monate in Anspruch nehmen.

4. Hybride Migration

Die hybride Migration ähnelt der mehrstufigen Migration, allerdings mit einem entscheidenden Unterschied. Eine mehrstufige Migration hat das Ziel, alle Postfächer vom lokalen Exchange Server in die Microsoft-365-Umgebung zu migrieren. Der Zweck einer hybriden Migration besteht darin, eine Koexistenz herzustellen. Einige Postfächer werden zu Microsoft 365 migriert, während andere auf unbestimmte Zeit vor Ort verbleiben.

5. Drittanbieter-Migration

Microsoft bezeichnet diese Kategorie als Migrationen von Drittanbietern, aber sie bezieht sich nur auf verschiedene Optionen von Anbietern, die Software und Dienste zur Unterstützung des Microsoft-365-Migrationsprozesses entwickeln. Eine Drittanbieter-Migration ist jede Migration, die eines dieser Tools verwendet.

Die Microsoft-365-Migration angehen

Die tatsächlichen Schritte, die in den Migrationsprozess involviert sind, variieren je nach Art der Migration und je nachdem, ob Drittanbieter-Tools beteiligt sind. Bestimmte Schritte des Prozesses sind für alle Migrationen gleich, zum Beispiel die Überprüfung des richtigen Domänennamens bei Microsoft und die Erstellung von DNS-Einträgen, die es dem Microsoft-365-Ökosystem ermöglichen, mit der Domäne zu arbeiten. Andere Schritte hängen jedoch weitgehend von dem gewählten Migrationspfad ab.

Um eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, wie der Prozess abläuft, stellen Sie sich vor, dass eine Organisation eine einfache Cutover-Migration durchführen möchte. Sobald die Organisation den Prozess der Domänenüberprüfung abgeschlossen hat, müssen die IT-Administratoren der Organisation einen Migrationsendpunkt erstellen, indem sie Microsoft 365 mit dem bestehenden E-Mail-System verbinden. Die Option zum Erstellen eines Migrationsendpunkts befindet sich im Exchange Admin Center unter Empfänger > Migration. Dort klickt man auf das Symbol … und auf Migrationsendpunkte.

Der nächste Schritt im Prozess ist die Erstellung eines Cutover-Migrationsstapels. Dazu müssen Sie in der gleichen Konsole zu Empfänger > Migration gehen, auf die Schaltfläche Neu klicken und die Migration zu Exchange Online auswählen. Anschließend müssen die IT-Administratoren bestätigen, dass der richtige Migrationsendpunkt ausgewählt ist, und den Migrationsstapel starten.

Wenn der Migrationsprozess abgeschlossen ist, muss die IT-Abteilung einige Bereinigungsaufgaben erledigen. Zu diesen Aufgaben gehören:

• Ändern des MX-DNS-Eintrags, um auf Exchange Online zu verweisen, damit E-Mails an Microsoft 365 und nicht an die lokale Umgebung zugestellt werden;
• Löschen des Cutover-Migrationsstapels;
• Zuweisung von Microsoft-365-Lizenzen an Benutzer;
• Erstellen eines Autodiscover-DNS-Eintrags, falls dieser noch nicht vorhanden ist;
• Außerbetriebnahme der alten Mailserver.