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Business Continuity aus dem Home-Office umsetzen
Das Management einer Workforce im Home-Office erfordert neben regelmäßigen Videokonferenzen und Conference Calls auch die Verwaltung der IT aus dem Hintergrund.
Das Arbeiten im Home-Office wird in Organisationen immer öfter praktiziert und durch die COVID-19-Pandemie ist es plötzlich für sehr viele Mitarbeiter eine Notwendigkeit, in den eigenen vier Wänden zu arbeiten. In dem Maß, in dem sich der Erreger verbreitet, schicken Unternehmen ihre Belegschaft mit wenigen Ausnahmen zum Arbeiten nach Hause, um die Social-Distancing-Regeln einzuhalten.
Doch wie stellt man dort Business Continuity sicher, besonders dann, wenn viele Mitarbeiter nicht am Unternehmenssitz arbeiten? Wir haben ein paar Tipps für diese Situation hier zusammengefasst.
Die oben erwähnte Frage stellt sich nicht nur während der aktuellen Pandemie. Pläne für Business Continuity, die nur kurzfristige Unterbrechungen von einem Monat oder weniger überbrücken, reichen nicht, wenn eine Situation – wie diese – länger dauert. Gegebenenfalls muss der Disaster-Recovery-Plan aktiviert werden, wenn es zu Ausfällen aufgrund Personalmangels oder technologischen Unterbrechungen kommt, die wiederum durch Personalausfälle bei Lieferanten verursacht werden.
Glücklicherweise wurden viele Rechenzentren für den Betrieb ohne manuelles Eingreifen oder mit Remote-Zugriff auf die Funktionen der Systemverwaltung entwickelt und realisiert. Die Technologieanbieter verwenden häufig gemanagte IT-Ressourcen wie Cloud-basierte Systeme, um ihre Serviceangebote zu unterstützen. Das verringert die Wahrscheinlichkeit von Ausfällen, so lange die Managed Service Provider ihre Services in Betrieb halten können.
Da viele Organisationen Applikationen im Hintergrund hosten, können Anwender diese Systeme weiterhin nutzen, so lange ihre Anbieter sie vor Ausfällen bewahren. Die wirkliche Herausforderung für Organisationen liegt darin, dass sie meist lokale Systeme und Datenbanken nutzen, um ihre IT-Assets aus dem Hintergrund zu verwalten. Tritt ein Problem auf, das Personal vor Ort erfordert, beispielsweise um einen Server auszutauschen oder eine Ersatzstromversorgung zurückzusetzen, müssen IT-Manager entscheiden, ob tatsächlich ein Mitarbeiter vor Ort gehen soll.
Business Continuity aus dem Hintergrund herstellen
Abgesehen von technologischen Fragen und angenommen, dass Organisationen noch immer „Management by Walk Around“ betreiben, sind neue Herangehensweisen nötig.
Beim Management von Mitarbeitern, die sich nicht im Unternehmen befinden, kann man beispielsweise effiziente Business-Continuity-Technologien nutzen. Dazu gehört auch die Planung regelmäßiger Anrufe und Team-Konferenzschaltungen, um zu bewerten, was die Mitarbeiter leisten. Interne Teams und Projektmanager brauchen also Zugang zu entsprechenden Kommunikationsplattformen wie Zoom oder Teams, um ihre Aufgaben erledigen zu können.
Management-Dashboards, heute oft eine integrierte Systemkomponente, helfen den Verantwortlichen auf allen Ebenen, in Echtzeit ihre Verantwortungsbereiche zu überwachen. Verwaltungsteams brauchen Zugang zu Dashboards und anderen Indikatoren oder Aktivitäten, die Rückschlüsse auf die Leistung zulassen, damit sie unterschiedliche Unternehmensaktivitäten koordinieren können.
Während man früher einfach in das betreffende Büro oder zum Arbeitsplatz ging, um sich davon zu überzeugen, was an einem konkreten Punkt tatsächlich geschieht oder geschehen ist, braucht man jetzt elektronische Meetings aller Größen und Arten. Das erfordert den Zugriff auf die individuellen Kalender. Videokonferenzeinrichtungen tragen dazu bei, dass Teams, Mitarbeiter und Manager sich auch sehen können, was mehr Nähe schafft.
Alle diese Techniken dienen der Aufrechterhaltung eines ununterbrochenen Geschäftsbetriebs. Sie replizieren so gut wie möglich, wie das Unternehmen operierte, bevor das Ausnahmeereignis eintrat. Das erfordert einen guten Überblick über die Unternehmensprozesse.
Daten, die schon früher aus deren Analyse gewonnen wurden, können dabei helfen, genauso wie die Identifikation der wichtigsten Prozesse und der dafür verantwortlichen Mitarbeiter, der nötigen Technologien und aller internen und externen Abhängigkeiten.
Spezialisten für die Aufrechterhaltung eines ununterbrochenen Geschäftsbetriebs innerhalb der Organisation müssen Teams und Abteilungen proaktiv bei der Zusammenarbeit unterstützen, um die anfallenden Aufgaben zu erledigen. Mitarbeiter, die aus dem Hintergrund heraus für Business Continuity zuständig sind, sollten regelmäßig per Telefon oder Videokonferenz mit der Geschäftsführung, dem höheren Management und Projektteams reden, um sicher zu sein, alle Aufgaben zu erledigen.
Sie können auch alle Hindernisse identifizieren, die Workflows behindern, und Abhilfen empfehlen. Dabei müssen sie mit der Personalabteilung zusammenarbeiten. Abhängig davon, warum zur Remote-Arbeit übergegangen wurden, beispielsweise einer Pandemie, kann der Personalbereich eine hilfreiche Ressource sein, um auch das psychische Wohlbefinden der Mitarbeiter im Auge zu behalten.
Bei der Remote-Arbeit lassen sich Daten, die aus Business-Continuity-Aktivitäten gewonnen wurden, für das Management von Workflows, technologischen Fragen und der Priorisierung bedarfsweise ausgeführter Aktivitäten verwerten. Business-Systeme besitzen heute viele Werkzeuge für das effektive Management von Workloads, Projekten und anderen Aktivitäten aus der Ferne, wozu auch Dashboards mit grafischen Benutzerschnittstellen und andere Visualisierungs-Tools zählen.
