Business-Continuity-Plan: Mitarbeiter in Pandemien absichern

Mehr als ein Jahr COVID-19-Pandemie hat gezeigt, wie wichtig es ist, bei der Entwicklung von Business-Continuity- und Disaster-Recovery-Plänen die Mitarbeiter zu berücksichtigen. Viele Unternehmen mussten sich mit neuartigen Problemen auseinandersetzen, die sich nicht mit „herkömmlichen“ Katastrophen vergleichen lassen.

Während man vielleicht für Schäden durch Brand, Überschwemmung oder Ransomware irgendwie gewappnet ist, sind die Erkrankung von Mitarbeitern, soziale Distanzierung und andauernde Fernarbeit große Herausforderungen für alle Unternehmen.

Es gibt einige wichtige Änderungen, die Unternehmen an ihren Business-Continuity- und Disaster-Recovery-Plänen (BC/DR) vornehmen können, um die mit den Menschen verbundenen Probleme besser zu berücksichtigen. Indem sie die Herausforderungen erkennen, die COVID-19 mit sich bringt, und sie in einem aktualisierten Pandemie-Business-Continuity-Plan berücksichtigen, können DR-Teams vermeiden, in Zukunft unvorbereitet getroffen zu werden.

Zunächst muss eine Organisation ihre bestehende Business-Continuity-Strategie anpassen. Das ist erforderlich, um den potenziellen Verlust oder die Nichtverfügbarkeit von Mitarbeitern über längere Zeiträume hinweg zu berücksichtigen.

Dies schließt Situationen ein, in denen Mitarbeiter im Home-Office, in einem externen Büro oder auch beim Kunden (wie in produzierenden Unternehmen) aus der Ferne arbeiten. Das betrifft auch Situationen, in denen Mitarbeiter aufgrund physischer und psychischer Veränderungen in ihrer Gesundheit ungeplant für längere Zeit ausfallen oder nicht in der Lage sind, ihre normalen Aufgaben zu erfüllen. Bestehende BC/DR-Teams müssen sich ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten bewusst sein, wenn es nicht nur um betriebliche, sondern auch um menschliche Belange geht.

In einem nächsten Schritt sollten die Aktivitäten rund um die Planung der Wiederherstellbarkeit des Unternehmens beziehungsweise der Arbeitsfähigkeit des Unternehmens und seiner Mitarbeiter zu einem integralen Bestandteil der BC/DR-Pläne werden. Die Zeiten, in denen ein separater Business-Continuity-Plan für den Fall einer Pandemie in einem Regal verstaubte, sind vorbei. Angesichts der Situation, die Menschen auf der ganzen Welt erlebt haben, macht es keinen Sinn mehr, Pandemien – oder andere weitreichende gesundheitsbezogene Ereignisse – als einmalige Ereignisse zu betrachten.

Die ISO hat eine Norm entwickelt, die sich mit den „menschlichen Aspekten“ im Zusammenhang mit der Business-Continuity-Planung befasst. ISO 22330:2018, Security and resilience – Business continuity management systems – Guidelines for people aspects of business continuity, bietet Leitlinien für die Planung und Entwicklung von Richtlinien, Strategien und Verfahren für die Vorbereitung und das Management der von einem Vorfall betroffenen Personen. Der Standard adressiert vier integrale Elemente, die in der folgenden Grafik dargestellt sind.

In der SARS-CoV-2-Pandemie waren die meisten Unternehmen gegenüber neuen Arbeitsweisen recht offen, insbesondere was das Arbeiten aus der Ferne anbelangt. Aber die Organisationen verfügten nicht über Pläne und Verfahren für den Umgang mit Remote-Arbeit. Bedauerlicherweise waren sie auch technisch auch nicht auf eine Situation eingestellt, in der alle oder die meisten Mitarbeiter von zu Hause arbeiten würden.

Viele Unternehmen mussten diese Mängel mit dem Beginn der Pandemie beheben und die schädigenden Effekte abmildern. Die Herausforderung besteht nun darin, ob die Mitarbeiter an ihren Arbeitsplatz zurückkehren können, und wenn ja, nach welchen neuen Regeln.

Die ISO empfiehlt, dass sowohl BC/DR- als auch Personalabteilungen (Human-Resources-Teams) weit im Vorfeld einer pandemieähnlichen Situation zusammenarbeiten.

Im Folgenden finden Sie eine Liste von personalbezogenen Aktivitäten, die Teil eines Pandemie-Business-Continuity-Plans sein können:

1. Stellen Sie sicher, dass eine Liste aller zugänglichen Gesundheitseinrichtungen, einschließlich Krankenhäusern, Ambulanzen, Gesundheitsämter und Arztpraxen vorhanden, zugreifbar und auf dem neuesten Stand ist.
2. Erstellen Sie eine Liste von Service-Organisationen, die sich mit speziellen Problemen befassen. Dazu zählen unter anderem die psychische Gesundheit, Familienprobleme, Alkohol- und Drogenkonsum sowie rechtliche, emotionale, Stress- und andere Probleme, die die Leistung der Mitarbeiter beeinträchtigen könnten.
3. Legen Sie Verfahren fest und dokumentieren Sie diese, um den Mitarbeitern bei der Bewältigung von Problemen mit Stress, Angstzuständen und anderen psychischen Zuständen zu helfen, und dokumentieren Sie insbesondere die Kontaktdaten von Spezialisten, die helfen können.
4. Die Mitarbeiter sollten ihre primären und alternativen Notfallkontakte angeben, und die Personalabteilung muss diese Daten in alle Mitarbeiterdatenbanken aufnehmen.
5. Legen Sie Übergangsverfahren fest, wenn Mitarbeiter in eine entfernte Arbeitsumgebung wechseln.
6. Legen Sie Managementverfahren fest und dokumentieren Sie diese, die in Situationen anzuwenden sind, in denen Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten müssen, und führen Sie regelmäßig Schulungen für alle Mitarbeiter durch.
7. Etablieren und dokumentieren Sie Kommunikationsprozesse für Konferenzdienste wie Zoom oder Teams und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter wissen, wie sie diese nutzen können.
8. Falls eine Notunterkunft, auch im Zuge einer Quarantäne, erforderlich ist, dokumentieren Sie die Verfahren und identifizieren Sie bestimmte Orte, an denen die Mitarbeiter untergebracht werden können.
9. Legen Sie Übergangsverfahren für die Rückkehr an den Arbeitsplatz fest und dokumentieren Sie diese, wobei die Umsetzung je nach Art des Ereignisses flexibel gehandhabt werden kann.

Die Maßnahmen und Dokumentation in diesem Zusammenhang können entsprechend dem Datenschutz umgesetzt werden. Bei BC/DR geht es um mehr als Stromausfälle und Datenwiederherstellung. Stellen Sie sicher, dass Sie so viele auf den Menschen fokussierte Elemente wie möglich in Ihren Pandemie-Business-Continuity-Plan einbeziehen.