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Backup-Tipps: Google G Suite optimal absichern
Entgegen einem verbreiteten Irrtum gehört Datensicherung nicht zu den Funktionen, die Google mit der G Suite bereithält, diese Aufgabe muss der Anwender selbst erledigen.
Ob man Google G Suite als privater Endanwender oder als Teil einer Organisation nutzt – es ist auf jeden Fall wichtig, die erzeugten Dokumente regelmäßig zu sichern. Google selbst tut das nämlich nicht für seine Nutzer, weshalb ein einfaches Versehen zu unangenehmen Datenverlusten führen kann.
Die Cloud-basierte G Suite, früher als Google Apps bekannt, umfasst Google Docs, Google Drive und Google Calendar. Wie bei anderen SaaS-Anwendungen, beispielsweise Salesforce oder Microsoft Office 365, muss die Lösung regelmäßig gesichert werden, und zwar am besten in Form eines Cloud-to-Cloud-Backups.
Eine der verbreiteten Fehlvorstellungen über den Schutz von Google-Daten ist, dass Google Drive File Stream Backups unnötig macht, indem der Dienst redundante Kopien der Nutzerdaten zieht. Dieses Tool erzeugt die Illusion, dass die Nutzerdaten direkt auf dem Desktop verfügbar sind. Doch in Wirklichkeit handelt es sich nur um Zeiger auf die Daten, die in der Google Cloud gespeichert werden. Und es ist zwar richtig, dass Dateien für den Offline-Einsatz im Cache gehalten werden können, allerdings ist das nicht ihr Standardverhalten.
Zudem ist auch die Generierung eines lokalen Cache für die Dateien, die auf Google Drive gespeichert werden, kein guter Ersatz für ein tatsächliches Backup der Google G Suite. Der Caching-Prozess skaliert schlecht und die Inhalte des Cache werden mit Google Drive synchronisiert. Daher resultiert das versehentliche Löschen einer Datei auf Google Drive im Allgemeinen darin, dass die Datei auch aus dem Cache verschwindet. Daten lediglich im Cache, aber nicht mehr online auf Google Drive zu halten, ist in Googles Universum nicht vorgesehen.
Die beste Option für das Backup von Google G Suite ist der Einsatz von Anwendungen, die speziell für die Arbeit mit Google entwickelt wurden. Es ist wichtig, im Kopf zu behalten, dass einige Hersteller die Sicherung der Google-Daten ermöglichen, andere wiederum sind darauf spezialisiert, lokale Daten auf Google Drive zu sichern, sichern aber gleichzeitig keine Daten, die auf Google Drive liegen. Daher sollte man genau prüfen, ob eine Applikation auch tatsächlich die mit Google G Suite erzeugten Daten schützt.
IT-Profis, die die Google-Daten ihrer Organisation schützen wollen, sollten zudem darauf achten, dass die gewählte Software nicht ausschließlich für den Einzeleinsatz gedacht ist. Viele der Backup-Applikationen sichern nur die Daten einzelner Nutzer. Sie verwenden das Google-Konto des betreffenden Nutzers, um sich einzuloggen und legen dann in periodischen Abständen die Inhalte von dessen Google Drive auf einem lokalen Storage-Gerät ab. Neben der fehlenden Skalierbarkeit besteht das Problem solcher Lösungen darin, dass der Backup-Prozess nicht mehr funktioniert, sobald der Anwender das Passwort ändert. Daher braucht man eine Backup-Lösung, die G Suite auf Organisationsebene sichern kann.
