Auf den Ausfall des Benachrichtigungssystem vorbereitet sein
Ein Notfallmeldesystem kann den Kontakt mit Mitarbeitern in einer Krise gewährleisten. Stellen Sie sicher, dass das Unternehmen einen Plan hat, falls es zu Fehlfunktionen kommt.
Massenbenachrichtigungssysteme sind einseitige Kommunikationsarchitekturen, die im Notfall Informationen an eine Personengruppe übertragen. Diese Systeme werden traditionell von Ersthelfern (Feuerwehr, Polizei, etc.), dem Militär und von Regierungsbehörden eingesetzt. Der Nationale Wetterdienst beispielsweise übermittelt über ein solches Massenmeldesystem Sturmwarnungen an diejenigen, die potenziell betroffen sein könnten.
Große Unternehmen setzen zunehmend diese Massenmeldesysteme für den internen Gebrauch ein. Ein internes Benachrichtigungssystem kann beispielsweise verwendet werden, um die Mitarbeiter darauf hinzuweisen, dass das Büro des Unternehmens wegen eines Schneesturms geschlossen ist. Ebenso kann ein internes Benachrichtigungssystem verwendet werden, um die Mitarbeiter auf einen Brand in einem anderen Stockwerk des Gebäudes hinzuweisen. Solche Systeme werden in der Disaster-Recovery-Planung immer häufiger eingesetzt, da eine schnelle und zuverlässige Massenkommunikation für private Unternehmen immer häufiger zugänglich wird. Neben den Plänen für die Datenwiederherstellung bauen immer mehr Unternehmen in Katastrophenfällen Benachrichtigungssysteme auf, um zu kommunizieren und Wiederherstellungsmaßnahmen zu organisieren.
Es sollte bereits ein Backup-Plan für die Verbreitung kritischer Informationen vorhanden sein, wenn das primäre interne Benachrichtigungs-System ausfällt.
Da Massenbenachrichtigungen verwendet werden, um zeitkritische und potenziell lebensrettende Informationen zu übermitteln, ist es von entscheidender Bedeutung, dass sie ordnungsgemäß funktionieren. Unternehmen, die interne Notfallmeldesysteme verwenden, müssen diese Systeme regelmäßig testen, um die ordnungsgemäße Funktionalität zu überprüfen. Dieser Test sollte so oft durchgeführt werden, dass der Test den aktuellen Status des Systems widerspiegelt, aber nicht so oft, dass die Leute anfangen, die Warnungen zu ignorieren.
Wenn der Krisenfall eintritt
Aber was passiert, wenn ein internes Benachrichtigungssystem ausfällt? Wenn das Versagen während eines tatsächlichen Notfalls eintreten sollte, sollte die unmittelbare Vorgehensweise des Unternehmens darin bestehen, die Informationen in jeder möglichen Weise zu verbreiten. Schließlich ist Zeit in der Regel von entscheidender Bedeutung. Eine alternative Kommunikationsmethode zu haben, wird einem Unternehmen helfen, die Verschlüsselung zu vermeiden, sobald ein System ausfällt. Wenn das Unternehmen beispielsweise ein automatisiertes SMS-basiertes System verwendet, kann es auch eine Anrufkette an die Mitarbeiter verteilen, der als Backup dient.
Notrufketten können etwas rudimentärer sein als ein automatisiertes System, aber solange es funktionierende Telefonleitungen gibt, sind sie eine zuverlässige Option. Anstatt zu versuchen, eine organisierte Kette spontan zu improvisieren, kann die Einrichtung einer solchen Kette, der für das Personal zugänglich ist, dazu beitragen, dass jeder Mitarbeiter rechtzeitig kontaktiert wird.
Fällt ein Massenmeldesystem während eines Routinetests aus, kann der Fehler anders gehandhabt werden, da nicht unmittelbar die Notwendigkeit besteht, kritisch wichtige Informationen zu übermitteln. Es gibt zwei Dinge, die in einer solchen Situation getan werden müssen.
In erster Linie muss das Unternehmen seine Notfallpläne überprüfen. Es sollte bereits ein Backup-Plan für die Verbreitung kritischer Informationen vorhanden sein, wenn das primäre interne Benachrichtigungssystem ausfällt. Da das Primärsystem nicht funktioniert, müssen alle Beteiligten wissen, was der Backup-Plan ist und welche Rolle sie im Notfall spielen werden. Dies wäre ein günstiger Zeitpunkt, um einen Anrufbaum einzurichten oder zu testen, wenn dies der bevorzugte Backup-Plan ist.
Die zweite Sache, die das Unternehmen tun muss, ist, die Ursache des Fehlers zu diagnostizieren. Der Fehler könnte mit etwas so Einfaches wie einem Internetausfall zusammenhängen, oder die zugrunde liegende Ursache kann komplexer sein. Unabhängig davon muss das Problem schnell diagnostiziert und behoben werden. Von dort aus sollte das Unternehmen das Problem und seine Behebung überprüfen und mit der Diskussion von Maßnahmen beginnen, die das Auftreten des Problems in der Zukunft verhindern könnten.
Nächste Schritte
Disaster-Recovery- und Business-Continuity-Pläne richtig auf dem neusten Stand halten
