Hybrides Arbeiten ist eine Herausforderung für verteilte Teams, die gemeinsam an Projekten arbeiten. Eine neue App-Generation für asynchrone Zusammenarbeit könnte die Lösung sein.
Hybride Arbeitsgruppen, verteilt über verschiedene Zeitzonen und geografische Standorte, werden immer alltäglicher. Die Unternehmen müssen herausfinden, wie sie Projekte orchestrieren können, bei denen die Teams asynchron arbeiten.
In diesem Tipp untersuchen wir die Definition der asynchronen Zusammenarbeit, ihre Vorteile und zeigen einige bewährte Methoden für effizienteres Arbeiten auf.
Was ist asynchrone Zusammenarbeit bei der Fernarbeit?
Asynchrone Arbeit ist eine Methode, bei der Teams zusammenarbeiten, aber anstatt sich in Echtzeit zu treffen und an einem bestimmten Projekt zu arbeiten, gehen die Mitglieder ihre Aufgaben an, wenn es ihre lokalen Zeitpläne erlauben. Sie können so ihre Aufträge erledigen, ohne auf andere warten zu müssen. Es ist ein Balanceakt, der von den Remote-Teams erfordert, dass sie immer wissen, was ihre Kollegen gerade tun. Der Erfolg hängt von der richtigen Mischung aus Arbeitskultur, Richtlinien und Technologie für die Zusammenarbeit ab.
Bewährte Verfahren für asynchrones Arbeiten
Richtlinien sind der erste Schritt bei der Kultivierung von Best Practices für asynchrones Arbeiten. Sie bilden den Rahmen für die Erwartungen, die bestimmen, wie Mitarbeiter unabhängig arbeiten und gleichzeitig als Team agieren. Zu den gemeinsamen Bestandteilen dieser Richtlinie gehören Erwartungen und Methoden der asynchronen Kommunikation, Dokumentationsanforderungen, Workflow-Prozesse sowie Datenkontrolle und Erwartungen.
Neben der Technologie selbst erfordert eine erfolgreiche asynchrone Arbeitsumgebung, dass die Organisation ihre Kultur an die Methodik anpasst.
Technologische Hilfsmittel sollten genauestens evaluiert werden, um sicherzustellen, dass sie im Rahmen des Gesamtkonzepts funktionieren. Dies kann die Verwendung von Anwendungen, Architekturen und Fernzugriffsmethoden umfassen, zum Beispiel die folgenden:
VPN, Software-defined WAN (SD-WAN) oder Secure Access Service Edge (SASE), um einen optimierten und sicheren Weg für den Zugriff auf Geschäftsanwendungen aus der Ferne zu bieten
Internetbasierte Sprach- und Videoanrufsoftware, einschließlich Microsoft Teams, Zoom oder Cisco Webex
Cloud-basierte Dateifreigabe-Repositories
teambasierte Chat-Software mit historischen Referenz- und Suchfunktionen, zum Beispiel Slack oder Microsoft Teams
Presence Awareness Tools, um in Echtzeit zu sehen, wer online oder offline ist
leicht zugängliche webbasierte Projektmanagement-Tools, die das gesamte Team über Fortschritte, anstehende Ziele, Ressourcenplanung und Dokumentation auf dem Laufenden halten
Sobald die Richtlinien und Instrumente etabliert sind, besteht der letzte Schritt darin, ein Schulungsprogramm zu erstellen, das die Mitarbeiter und Kooperationspartner darüber informiert, was erwartet wird und wie die neuen Instrumente eingesetzt werden sollen. Die Schulungen sollten sowohl in schriftlicher Form als auch persönlich oder in virtuellen Formaten durchgeführt werden. In vielen Fällen ist es ratsam, ein Multiple-Choice-Quiz oder eine Prüfung einzubauen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Ziele, Tools und Erwartungen der asynchronen Arbeit verstehen.
Die Vorteile der asynchronen Kommunikation und Collaboration
Die Mitarbeiter streben nach mehr Flexibilität, da sie versuchen, ihre Work-Life-Balance zu verbessern. Und zufriedene Mitarbeiter führen zu mehr Produktivität und Innovation. Aber auch Arbeitgeber profitieren von der asynchronen Zusammenarbeit durch Tools, die wertvolle Daten liefern, die auf vielfältige Weise ausgewertet werden können, zum Beispiel:
detaillierte Aufzeichnungen über den Projekt- oder Aufgabenfortschritt für jeden Mitarbeiter
genaue Informationen über den aktuellen Stand eines Projekts oder einer Aufgabe und darüber, ob die Zeitvorgaben eingehalten werden
Informationen über Projektherausforderungen und wer für deren Bewältigung verantwortlich ist
im arbeitsrechtlich zulässigen Rahmen Informationen darüber, welche Teammitglieder am besten zusammenarbeiten, wer den größten Nutzen bringt und welche Probleme zwischen den Teams auf effiziente Weise gelöst werden können
Darüber hinaus können Unternehmen operative Transparenz und Einblicke in Teams, deren Mitglieder und individuelle Projektentscheidungen gewinnen. Diese Details lassen sich im Laufe der Zeit überprüfen, um festzustellen, welche Teams und Taktiken innerhalb der Organisation am besten funktionieren. Die daraus resultierende Dokumentation ist unglaublich nützlich, wenn Teammitglieder hinzugefügt oder entfernt werden, da sie es neuen Teammitgliedern ermöglicht, sich viel schneller einzuarbeiten.
Wie Sie eine effiziente asynchrone Zusammenarbeit erreichen
Der richtige Weg zu effizienter asynchroner Arbeit ist der Einsatz von Collaboration Tools, die den Teammitgliedern Folgendes bieten:
Statusberichte und eine gründliche Dokumentation dessen, was erreicht wurde und was noch zu tun ist
ein optimiertes Nachrichten- und Dokumentationswerkzeug, das den Status jedes Teils oder Arbeitsablaufs eines Projekts genau verfolgt und hervorhebt
ein Tool, mit dem Teammitglieder anhand von Schlüsselwörtern und Phrasen nach Informationen suchen können
ein Dashboard, das Ziele, Fristen und Verantwortlichkeiten für jedes Teammitglied klar definiert
Neben der Technologie selbst erfordert eine erfolgreiche asynchrone Arbeitsumgebung auch eine Anpassung der Unternehmenskultur zur Unterstützung der Methodik. Dies bedeutet, dass die oberste Führungsebene ihre Zustimmung gibt, dass die Erwartungen in einem Framework festgelegt werden. Es ist darin zu definieren, dass alle am Projekt Beteiligten ihre Fortschritte sorgfältig dokumentieren und die anderen Teammitglieder angemessen informieren.
