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Acht Tipps für einen erfolgreichen Cloud-ERP-Projektplan
Obwohl die Cloud viele Vorteile mit sich bringt, ist die Migration zu Cloud-ERP nicht ohne Herausforderungen. Hier sind die acht Projekttipps für einen reibungslosen Übergang.
Als Projektleiter ist es von entscheidender Bedeutung, sich bereits im Vorfeld mit potenziellen Herausforderungen der Cloud-ERP-Implementierung auseinanderzusetzen.
Potenzielle Probleme können bereits zu Beginn des Projekts auftauchen und sich bis zum Ende durchziehen. Wird ein Schritt versäumt oder eine wichtige Entscheidung verzögert, kann dies Folgen für Zeitplan, Kosten und Durchführbarkeit des gesamten Implementierungsprojekts haben.
Hier sind acht Tipps für Cloud-ERP-Projekte, damit Sie so viele Probleme wie möglich vermeiden können.
Das richtige Team bilden
Die Bildung des richtigen Cloud-ERP-Implementierungsteams trägt dazu bei, dass das Projekt ein Erfolg wird. Eine angemessene Vertretung von Gruppen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens stellt sicher, dass Sie viele Perspektiven haben und keine wichtigen Anforderungen übersehen.
Außerdem sollten Sie sich vergewissern, dass die mit dem Cloud-ERP-Implementierungsprojekt betrauten Personen über die nötige Zeit verfügen, um sich dem Projekt zu widmen. Wenn die Mitarbeiter beispielsweise bereits Vollzeit in ihren regulären Jobs arbeiten, ist es möglicherweise nicht realistisch, von ihnen zu erwarten, dass sie die notwendigen Beiträge zu Ihrer ERP-Implementierung leisten. Infolgedessen wird das Projekt darunter leiden.
Verantwortlichkeit schaffen
Die Zuweisung von Rollen ist entscheidend für die Schaffung von Verantwortlichkeit für bestimmte Ergebnisse, was wiederum entscheidend für den Erfolg ist. Eine Möglichkeit, die Verantwortlichkeit während der gesamten Projektdauer aufrechtzuerhalten, besteht darin, einen Projektplan zu erstellen, in dem neben jedem Punkt der Name der verantwortlichen Person angegeben ist. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass jedes Teammitglied weiß, wofür es verantwortlich ist, und es können bei Teambesprechungen schnell Aktualisierungen vorgenommen werden.
Überlegen Sie auch, wie die verschiedenen Teammitglieder neue Herausforderungen melden sollen und wie das Team diese effizient angehen wird.
Risiken managen
Projektrisiken wird es immer geben. Wie Sie diese handhaben, kann sich positiv oder negativ auf Ihr Projekt auswirken. Um die Risiken des Projekts zu verfolgen, sollten Sie zu Beginn ein Risikomanagementprotokoll erstellen und dieses regelmäßig überprüfen. Beziehen Sie das Projektteam in die Identifizierung und Lösung der Risiken ein. Denken Sie daran, dass einige Risiken die Unterstützung der Geschäftsleitung erfordern und andere komplex sind und nicht schnell gelöst werden können.
Konzentriert bleiben
Wenn Sie auf Herausforderungen stoßen oder neue Mitarbeiter in Ihre Organisation aufgenommen werden, möchten einige Personen vielleicht das Projekt als Ganzes oder nur wichtige Entscheidungen noch einmal überdenken. Zum Beispiel kann es Fragen darüber geben, warum das Einkaufsteam einen Anbieter einem anderen vorgezogen hat. Auch wenn es triftige Gründe gibt, einige wichtige Entscheidungen zu revidieren, sollten Sie diesen Weg nur dann beschreiten, wenn es absolut notwendig ist. Er kann den Zeitplan erheblich beeinträchtigen oder das Projekt ganz zum Scheitern bringen. Sie werden wahrscheinlich eine Gelegenheit verpassen, einen geschäftlichen Bedarf zu decken.
Das System optimieren
Jedes ERP-System hat Vor- und Nachteile. Jedes ERP-Einkaufsteam muss die wichtigsten Funktionen für das jeweilige Unternehmen priorisieren.
Das bedeutet, dass Sie entscheiden müssen, wie Sie die Einschränkungen Ihres bevorzugten ERP-Systems beseitigen. Sie können beschließen, die eingeschränkte Funktionalität in einem bestimmten Bereich zu akzeptieren oder sich an einen anderen Anbieter zu wenden, der eine Anwendung anbietet, die diese Lücke schließt.
Wenn Sie sich für einen anderen Anbieter entscheiden, sollten Sie diejenigen in Betracht ziehen, die mit dem von Ihnen gewählten ERP-Anbieter in Verbindung stehen. Deren Anwendungsintegration ist wahrscheinlich besser als die zwischen Anbietern ohne Beziehung.
Probleme bei der Datenmigration angehen
Kurz nach dem Projektstart müssen Sie sich mit Fragen der Datenmigration befassen. Abhängig von Ihren derzeitigen Systemen, der Dauer ihrer Nutzung und den Anforderungen der neuen ERP-Anwendung kann die Datenmigration ein komplexes und zeitaufwendiges Unterfangen sein.
Sie sollten frühzeitig eine Strategie entwickeln und Ressourcen für diese wichtige Aufgabe bereitstellen. Wenn Sie die Datenmigration nicht korrekt durchführen, kann es sein, dass die Daten in Ihrer neuen ERP-Anwendung ungenau oder unvollständig sind. Und der Versuch, die Daten nach der Migration zu korrigieren, ist viel schwieriger und zeitaufwendiger, als es beim ersten Mal richtig zu machen.
Daten gemeinsam nutzen
Planen Sie frühzeitig, wie die neue ERP-Anwendung Daten aus anderen Unternehmensanwendungen erhalten und weitergeben soll.
Je nach Anwendung können Sie APIs verwenden, um Daten von einer Anwendung an die nächste weiterzugeben, so dass die Datenübertragung nahezu in Echtzeit erfolgt. Wenn Datenübertragungen in Echtzeit nicht erforderlich oder möglich sind, können Sie auch einen SFTP-Server (Secure File Transfer Protocol) und eine Datendatei verwenden.
An das Änderungsmanagement denken
Eine der am häufigsten übersehenen Komponenten einer erfolgreichen Cloud-ERP-Implementierung ist das Änderungsmanagement (Change-Management). Viele große Softwareimplementierungen stoßen auf den Widerstand von Anwendern, die mit den Änderungen nicht einverstanden sind. Wenn Sie sich nicht frühzeitig um das Änderungsmanagement kümmern, kann der Widerstand wachsen und den Erfolg der Cloud-ERP-Einführung ernsthaft gefährden. Um möglichen Widerständen zu begegnen, sollten Sie die folgenden Komponenten des Änderungsmanagements berücksichtigen.
Bewertung der Bereitschaft. Stellen Sie fest, ob sich die Mitarbeiter auf einen Wechsel der ERP-Anwendungen freuen oder ob sie ihre derzeitige Anwendung gerne nutzen. Wenn die Mitarbeiter die derzeitige Anwendung nicht mögen, werden sie ein neues ERP wahrscheinlich eher begrüßen. Unterschätzen Sie jedoch nicht den Widerstand, den einige Benutzer gegenüber Veränderungen haben, selbst wenn sie die derzeitige ERP-Anwendung nicht mögen.
Kommunikationsplan. Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan, der viele verschiedene Kommunikationskanäle umfasst, einschließlich eines FAQ-Updates während der Implementierung und nach dem Go-Live. Die regelmäßige Weitergabe von Informationen über die Notwendigkeit und die Ziele des Projekts wird den Benutzern helfen, die Veränderung zu akzeptieren. Schaffen Sie eine überzeugende Geschichte, damit sie das neue System eher annehmen.
Fachliche Experten. Identifizieren Sie Fachexperten und Projektverantwortliche in Ihrem Unternehmen, die von dem neuen Cloud-ERP-System überzeugt sind. Lassen Sie sie positive Informationen an die Benutzer in ihren jeweiligen Bereichen weitergeben. Die Unterstützung Ihrer ERP-Implementierung durch einflussreiche Personen in Ihrem Unternehmen wird dazu beitragen, einige zögernde Benutzer umzustimmen.
Schulung. Benutzerschulungen vor und nach der Einführung sind wichtig, damit sich die Benutzer mit dem System vertraut machen und es richtig nutzen können. Um sicherzustellen, dass das System die Daten korrekt erfasst, sollten Sie nach der Einführung regelmäßige Audits durchführen, um Probleme frühzeitig zu beheben und die Schulungsunterlagen zu aktualisieren und an die Benutzer weiterzugeben.
Anwendungsübernahme. Deaktivieren Sie die Anwendungen, die Sie ersetzen, um sicherzustellen, dass Benutzer sie nicht weiter verwenden, anstatt die neue ERP-Anwendung zu nutzen. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter Tabellenkalkulationen erstellen, um Informationen außerhalb Ihrer ERP-Anwendung zu erfassen.
