Abschied von Microsoft Office? Leichter gesagt, als getan!
Microsoft Office führt die Office-Lösungen an. Der Weg in eine andere Richtung ist zwar möglich, hängt aber an zwei Faktoren: Interoperabilität und Support.
Microsoft Office ist die führende Produktivitätsanwendung, aber nicht alle Unternehmen sind mit dieser Situation zufrieden. Leider ist es keine Kleinigkeit, sich von Microsoft Office zu verabschieden. Trotzdem versuchen es viele Unternehmen – und manche schaffen es sogar. Doch dazu müssen viele Herausforderungen bewältigt werden.
Bevor die IT entscheidet, auf eine andere Produktivitätssuite zu wechseln, sollten verschiedene Bereiche verglichen werden. Dazu gehören Feature-Parität, Integration beziehungsweise Interoperabilität, Implementierung sowie der Support bei Office-Alternativen.
Feature-Parität
Es ist schwierig, Office-Alternativen mit exakt gleichen Features zu finden. Zwar sind die grundlegenden Funktionen, wie Formatierung und Rechtschreibprüfung ziemlich universell, aber einige erweiterte Funktionen können unterschiedlich oder überhaupt nicht verfügbar sein.
Mit den Makrofunktionen von Microsoft Word können Benutzer beispielsweise eine Reihe von Befehlen in einem einzigen Tastendruck gruppieren, um eine Aufgabe automatisch auszuführen. Mit einem anderen Textverarbeitungsprogramm müssen Anwender mit den für diese Plattform spezifischen Makrofunktionen arbeiten. Benutzer können zwar zum Beispiel die Makros in LibreOffice neu programmieren, aber für andere Produkte müssen sie möglicherweise die Logik mit Technologien von Drittanbietern implementieren.
Bei der Überprüfung der Office-Alternativen sollten IT-Experten die Suiten auf Produktbasis bewerten und dabei Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, das Präsentationsmodul und andere Anwendungen jeweils einzeln vergleichen.
Zum Beispiel ist Google Docs ein Cloud-Service, der zwar weniger Funktionen bietet als Word, doch mit seiner einfacheren Benutzeroberfläche und seinen Collaboration-Funktionen ist er für einigen Unternehmen besser geeignet. Doch sobald die User mit großen Dokumenten arbeiten, die umfangreiches Editieren und Verarbeiten erfordern, sollte die IT-Abteilung einer Desktop-Alternative, wie WPS Office Writer oder LibreOffice Writer, den Vorzug geben.
Für viele Unternehmen kann der Wechsel zu einer anderen Tabellenkalkulation der schwierigsten Aspekte einer Migration zu einer Office-Alternativen sein. Excel ist ein ausgereiftes und hochentwickeltes Produkt, das viele komplexe Rechenoperationen ausführen kann und zusätzlich viele Extras wie Pivot-Tabellen und -Diagramme zur Verfügung stellt. Falls also die neue Tabellenanwendung die benötigten Funktionen nicht bereitstellt, muss die IT entweder die Workflows der Benutzer anpassen oder aber andere Möglichkeiten zur Bereitstellung dieser Funktionen finden.
Darüber hinaus enthält die Office-Suite Outlook. Viele Benutzer verlassen sich auf Outlook – nicht nur für ihre E-Mails, sondern auch für ihre Kontakt- und Planungsfunktionen und die nahtlose Integration mit anderen Office-Produkten. Die meisten Office-Alternativen enthalten dagegen keinen E-Mail-Client.
Unternehmen können bei Office die Desktop-Version, die Cloud-Version oder beides verwenden, während sie weiterhin die Art von Integration erhalten, die sie mit dem Desktop-System erwarten. Viele Office-Alternativen sind dagegen entweder nur für den Desktop oder nur aus der Cloud verfügbar. Unternehmen, die nach einer hybriden Alternative suchen, könnten damit alle Hände voll zu tun haben.
Integration und Interoperabilität
Falls die IT sich entscheidet, von Office auf eine andere Plattform zu wechseln, muss sichergestellt werden, dass alle Office-Dokumente in allen Formaten in die neue Suite migriert werden können. Für die meisten Dateiformate sollte dies kein Problem darstellen. Die IT muss möglicherweise Komponenten innerhalb der Dokumente zurücksetzen oder neu formatieren, aber sie sollte in der Lage sein, alle Informationen vollständig abrufen und speichern zu können.
Doch dieser Prozess kann einen erheblichen Aufwand darstellen. Für die IT könnte es am sinnvollsten sein, alle Dateien in Word zunächst in ein anderes Format zu exportieren, zum Beispiel in das OpenDocument-Format (ODF). Anschließend werden diese exportierten Dateien in das neue System geladen. In einigen Fällen, insbesondere bei Tabellenkalkulationen, muss die IT die Dateien möglicherweise komplett neu erstellen. Während der Übergangsphase sollte man die Originaldateien archivieren, damit keine Daten verloren gehen. Aus diesem Grund muss die IT weiterhin Office unterstützen, während gleichzeitig die neue Produktivitätssuite eingeführt wird.
Unabhängig davon, wie die IT-Abteilung weiter vorgeht – die Mehrheit der Business-Welt ist weiterhin an Office gebunden. Das bedeutet, dass, sobald die User ihre Dokumente mit Personen außerhalb ihres Unternehmens austauschen müssen, dem Arbeitsablauf eine weitere Komplexitätsebene hinzugefügt werden muss. Nur so kann sichergestellt werden, dass jeder auf alle benötigten Dateien zugreifen kann und diese auch nach Bedarf editierbar sind.
Es ist auch gut möglich, dass die IT bereits einen wesentlichen Teil des Workflows mit der Office-Suite realisiert hat. Zum Beispiel könnte die IT-Abteilung für die Fachabteilungen Anwendungen entwickelt haben, die ausschließlich mit Office funktionieren. In solchen Fällen bedeutet die Ablösung von Office erhebliche Zeit- und Ressourceninvestition, die für die Aktualisierung dieser Anwendungen erforderlich sind.
Das Gleiche gilt für alle Microsoft-Technologien, die in Office integriert sind. Wenn ein Unternehmen auf Tools wie System Center Configuration Manager, Active Directory oder PowerShell angewiesen ist, verliert sie eine Vielzahl an Integrationsfunktionen, sobald Office abgeschaltet wird.
Implementierung und Support
Ob es einem gefällt oder nicht, Microsofts Office-Anwendungen sind der Standard für das, was die Benutzer erwarten. Alle User werden die Alternativen mit Office messen. Schon geringfügige Änderungen können hierbei Störungen im Workflow und in der Produktivität bedeuten.
Daher kann die Migration zu einer neuen Produktsuite zu erheblichen Frustrationen und Widerständen führen, die den Wechsel zusätzlich erschweren. Falls die Benutzer nicht über die Funktionen verfügen, die sie benötigen, ist eine totale Revolution möglich, die dazu führen kann, dass die User auf ihre eigenen Geräte oder andere Problemumgehungen zurückgreifen.
Selbst wenn die User kooperieren, muss die IT-Abteilung dennoch mit vielen Problemen fertig werden, die bei der Implementierung des neuen Systems auftreten können, einschließlich der Neukonfiguration von Desktops und der Aktualisierung von virtuellen Desktop-Images. Die IT-Abteilung muss auch die User umschulen und sie noch während des Übergangs weitreichend unterstützen.
Von Microsoft Office verabschieden
Die IT-Abteilung verfügt möglicherweise über viel administratives Fachwissen, um alle Office-Produkte zu unterstützen, doch die Mitarbeiter wissen vermutlich nicht so viel über das neue Produkt. Jede andere Produktivitätssuite, insbesondere eine Open-Source-Suite, ist nicht annähernd in der Lage, mit der Microsoft-Unterstützung mitzuhalten.
Ob es einem gefällt oder nicht, Office-Anwendungen sind der Standard für das, was die Benutzer erwarten.
Das Investieren in eine neue Software birgt auch Risiken in Bezug auf den Anbieter. Microsoft Office wird es wahrscheinlich ewig geben, doch die Zukunft anderer Produkte ist möglicherweise nicht so sicher. Ein Anbieter kann Pleite gehen oder radikale Änderungen an seinem Produkt vornehmen.
Open Source Office-Alternativen können genauso gefährlich sein. LibreOffice hat sich von OpenOffice getrennt, da sich einige Entwickler dafür entschieden haben, in eine andere Richtung zu gehen. Wenn Unternehmen keine Updates und keinen Support mehr erhalten, muss man eventuell zu einem anderen Produkt wechseln.
Bevor man also irgendeine Entscheidung trifft, sollt man eine langfristige Analyse der tatsächlichen Kosten für einen Wechsel zu einer anderen Produktivitätssuite machen. Falls sich die langfristigen Einsparungen bestätigen, sollte man klären, ob ein Wechsel die verbundenen Risiken und die möglichen Probleme wert ist.
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