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8 Schritte zur erfolgreichen IT-Workflow-Automatisierung
Wenn Firmen sich für die Automatisierung von Prozessen entscheiden, gibt es bewährte Schritte, die IT-Organisationen befolgen können, um sicher zu automatisieren.
Automatisierung ist für die moderne IT von zentraler Bedeutung, da sie IT-Teams in die Lage versetzt, gemeinsame Arbeitsabläufe und sich wiederholende Aufgaben präzise, konsistent und schnell zu erledigen.
Allerdings: Der Weg bis zur Umsetzung der Automatisierung ist voller Herausforderungen. Die meisten IT-Administratoren kennen die Horrorgeschichten: ein riesiges Projekt zur Bewältigung einer kleineren Aufgabe, nachteilige Prozessänderungen, um der Automatisierung willen und die Kopfschmerzen, die eine schlechte Tool-Auswahl mit sich bringt. Sorgfältige Planung und konzertierte Anstrengungen sind entscheidend, um die Automatisierung sinnvoll zu implementieren.
Es gibt acht Schritte, um IT-Aufgaben zu automatisieren:
1. Suchen Sie nach Automatisierungsmöglichkeiten
Automatisierung ist kein Alles-oder-Nichts-Vorschlag. Nicht jeder Prozess oder jede Aufgabe sollte oder kann automatisiert werden. Sie müssen nicht alles gleichzeitig automatisieren, um den Geschäftswert der Automatisierung zu demonstrieren.
Identifizieren Sie zunächst allgemeine und häufig durchgeführte Aufgaben mit minimaler Komplexität. Diese Aufgaben profitieren oft am meisten von der Automatisierung. Im Allgemeinen handelt es sich bei Automatisierungskandidaten um Prozesse und Aufgaben, die IT-Administratoren häufig ausführen und die viel Zeit in Anspruch nehmen. Häufige Beispiele sind das Zurücksetzen von Benutzerkennwörtern und die Bereitstellung von VM-Instanzen.
2. Evaluieren Sie die Automatisierungs-Workflows
Organisationen haben Schwierigkeiten, menschliche Arbeitsabläufe in Automatisierungs-Workflows zu übersetzen. Die Automatisierung führt die gleichen Schritte jedes Mal auf die gleiche Weise aus. Unterschiedliche Geschäfts- und IT-Prozesse können radikal verschiedene Ansätze verwenden, um das gleiche Ergebnis zu erzielen. Außerdem stellen Ausnahmen von den Regeln ernsthafte Probleme für die Automatisierung dar.
Bewerten Sie viele Möglichkeiten der Automatisierung, auch wenn Sie nicht beabsichtigen, sie alle sofort zu implementieren. Berücksichtigen Sie die aktuellen Arbeitsabläufe bei vielen Aufgaben im gesamten Unternehmen und suchen Sie nach gemeinsamen Sequenzen oder Unterprozessen für die Automatisierung.
Die IT-Abteilung kann diese Abläufe dann in mehreren Automatisierungsprojekten implementieren und wiederverwenden. Je mehr gemeinsame Sequenzen oder Prozesse es gibt, desto einfacher und effektiver wird eine Automatisierungsaufgabe sein. In vielen Fällen können bestehende menschliche Arbeitsabläufe geändert oder aufgeteilt werden, um von der Automatisierung zu profitieren.
Die PowerShell-Skripts von Microsoft sind ein gutes Beispiel für Automatisierung. IT-Administratoren automatisieren einen Prozess in der Regel durch Verkettung mehrerer kleiner PowerShell-Skripte. Jedes einzelne Skript repräsentiert eine einzelne Aufgabe oder einen Schritt in einem größeren Prozess oder Workflow, und jedes Skript kann bei Bedarf wiederverwendet werden. Dieser modulare Ansatz macht die Automatisierung vielseitig, aber nur, wenn ein breiter Querschnitt von Aufgaben und Prozessen verstanden wird.
3. Ausnahmen und Schwierigkeiten berücksichtigen
Wenn Automatisierungsprojekte festgelegt sind, konzentrieren Sie sich auf die Implementierung. Automatisierungsspezialisten entwerfen Prozesse und entscheiden, wie Ausnahmen, wie zum Beispiel Variablen oder Optionen, zu behandeln sind. Ausnahmen können schwierig und zeitaufwendig zu implementieren sein; IT-Leiter können sich dafür entscheiden, die einfachsten Prozesse zu automatisieren und Ausnahmen dem menschlichen Eingriff zu überlassen.
Hier ist ein Beispiel für die Bereitstellung einer Virtuellen Maschine (VM): IT-Teams können VM-Bereitstellungsschritte vollständig automatisieren. Aber die Konfigurationsattribute der VM – Anzahl der Prozessoren, Speichermenge und VM-Image-Datei zur Bereitstellung – erfordern manuelle Eingaben und stellen Ausnahmen dar.
Ein weiteres Beispiel ist eine Geschäftsprozessautomatisierung, die am Ende eine menschliche Unterschrift erfordert. Automatisierungsspezialisten müssen für eine Mischung aus automatisierten und von Menschen gesteuerten Prozessen Schritte entwerfen, einschließlich Verzögerungen oder Fehleingaben.
4. Auswahl von Automatisierungsprodukten
Man sollte IT-Automatisierungsprodukte evaluieren, die am besten zu den Projekten passen. Es gibt IT-zentrierte Tools oder Plattformen zur Automatisierung von Geschäftsabläufen. Einige Produkte werden intern bereitgestellt und verwaltet, während andere als Software as a Service (SaaS) angeboten werden.
Vergleichen Sie Funktionen, Fähigkeiten, Benutzerfreundlichkeit und Interoperabilität mit anderen Business Tools. Zu den IT-zentrierten Tools zur Workflow-Automatisierung gehören Produkte von Anbietern wie Cflow, IBM, Microsoft, Nlyte Software und ServiceNow. Es gibt jedoch Dutzende weiterer Tools und Plattformen, oft mit Spezialisierungen, die von der Personalverwaltung über Beschaffung bis hin zur Softwareentwicklung reichen.
Validieren Sie das Automatisierungs-Tool, bevor Sie sich darauf festlegen. Grenzen Sie die Liste der verfügbaren Tools auf vielversprechende Kandidaten ein, und testen Sie dann jeden Finalisten mit Demoversionen oder anderen Testoptionen.
5. Klein anfangen und aufbauen
Der beste Weg, Automatisierung einzuführen, besteht darin, ihren Wert für das Unternehmen zu beweisen. Implementieren Sie sie bei einer oder zwei der einfachsten Aufgaben oder Arbeitsabläufe, die potenziell die meiste Zeit einsparen.
Solche noch jungen Bemühungen werden gewöhnlich als Pilot- oder Proof-of-Concept-Projekte angegangen. Die Eigentümer von Automatisierungslösungen lernen und beherrschen das Werkzeug oder die Werkzeuge für die Aufgabe, während sie gleichzeitig ihren Wert für Unternehmensleiter und Teams unter Beweis stellen. Klein anzufangen, minimiert Unterbrechungen und ermöglicht es IT-Teams, Probleme mit dem Tool oder seiner Anwendung zu finden und zu bewältigen.
6. Die Ergebnisse überwachen
Sobald das IT-Team ein Automatisierungs-Tool für Aufgaben oder Arbeitsabläufe implementiert hat, wenden Sie Metriken oder KPIs an, um objektiv zu messen, wie sich die Automatisierung auf das Geschäft auswirkt.
Jede Aufgabe und jeder Workflow hat einen geschäftlichen Wert. Es kann sich dabei einfach um ein Maß für die Kosten in Arbeitsstunden für die Ausführung einer Aufgabe handeln. Wenn die Automatisierung die Zeit für die Ausführung einer Aufgabe erheblich reduziert, werden auch die Kosten für diese Aufgabe erheblich gesenkt. Auf diese Weise werden der Automatisierung Einsparungen gutgeschrieben.
In ähnlicher Weise werden automatisierte Aufgaben jedes Mal auf die gleiche Weise erledigt, was Fehler reduzieren sollte. Wenn weniger Fehler auftreten, erhöht die Automatisierung die Zufriedenheit der Benutzer und verringert die Zeit, die mit der Behebung vermeidbarer Probleme verschwendet wird.
Schließlich hilft die Überwachung bei der Ermittlung von Engpässen innerhalb der automatisierten Prozesse. Zum Beispiel kann eine Bereitstellungsaufgabe aufgrund von unzureichendem Serverspeicher fehlschlagen und erfolgreich sein, wenn die richtigen Ressourcen verfügbar sind. Die Überwachung ist das einzige objektive Mittel, um den Wert der Automatisierung zu messen und Probleme zu identifizieren, die es zu beheben gilt.
7. Erweitern Sie den Rollout
Nachdem eine kleine Reihe von Aufgaben und Arbeitsabläufen automatisiert wurde und der Wert der Automatisierung für das Unternehmen erwiesen ist, ist es an der Zeit, systematisch zusätzliche Aufgaben zu automatisieren, die komplexer oder einfach, aber weniger wertvoll sein können als die Prozesse der ersten Runde. Im Allgemeinen besteht das Ziel darin, die Investitionen in die Automatisierung auf Arbeitsabläufe mit hohem Volumen und geringem Risiko zu konzentrieren und dabei Ausnahmen in den Workflows zu vermeiden, bis die Nutzung der Automatisierung innerhalb des Unternehmens ausgereift ist.
Die Automatisierung führt sich wiederholende Aufgaben in hohem Volumen schneller aus, als der Mensch es kann. Wenn eine komplexe Aufgabe, wie zum Beispiel eine Aufgabe mit Benutzereingaben, alternativen Auswahlmöglichkeiten, Genehmigungen oder anderen Ausnahmen, nur in seltenen Fällen ausgeführt wird, kann der Gesamtnutzen für eine Automatisierung nicht ausreichen.
8. Schwerpunkt auf Wartung
Die Implementierung der Automatisierung ist kein einmaliger Aufwand. Die zur Definition eines automatisierten Prozesses verwendeten Datensätze – wie Skripte und vordefinierte visuelle Objekte – müssen regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um mit den Änderungen in den Arbeitsabläufen und Geschäftsanforderungen Schritt zu halten.
Das heißt: tut jeder automatisierte Prozess das, was das Unternehmen benötigt? Leider wird die Wartung automatisierter Prozesse oft vernachlässigt oder als nachträglicher Einfall behandelt. Planen Sie regelmäßige Überprüfungen, um automatisierte Prozesse erneut zu überprüfen und zu validieren – aber hören Sie nicht damit auf.
Infrastruktur- und Geschäftsänderungen sind zwei Hauptfaktoren für die Wartung der Automatisierung. Beispielsweise kann das Hinzufügen neuer Server die für die automatisierte Bereitstellung verfügbaren Rechenressourcen erhöhen. In ähnlicher Weise kann ein neues Gesetz eine Änderung der Schritte in einem Automatisierungsprozess erforderlich machen, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Um diesen Szenarien zu begegnen, kann die Wartung der Automatisierung an den Änderungsmanagementprozess der Organisation gebunden werden.
