andreyphoto63 - stock.adobe.com
7 Vorteile von ERP-Systemen in der Buchhaltung
ERP- und Buchhaltungsanwendungen arbeiten getrennt voneinander, aber ERP-Systeme können wertvolle finanzielle Erkenntnisse liefern. Welche Vorteile ERP für die Buchhaltung bietet.
Eine genaue Buchhaltung ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. ERP-Software (Enterprise Resource Planning) kann Unternehmen auf verschiedene Weise Vorteile bieten, die sie mit eigenständiger Buchhaltungssoftware nicht erfahren.
Buchhaltungssoftware konzentriert sich auf die Verfolgung von Finanztransaktionen, die Berichterstattung und die Einhaltung von Vorschriften. Mittlerweile nutzen Unternehmen ERP-Systeme, um verschiedene Schlüsselprozesse abteilungsübergreifend abzuwickeln, zum Beispiel Beschaffung, Vertrieb und Kundenbeziehungsmanagement (Customer Relationship Management, CRM). Viele ERP-Anbieter bieten erweiterte Buchhaltungsfunktionen über Buchhaltungs- und Finanzmodule an. Je nach Geschäftsanforderungen können diese Module herkömmliche Buchhaltungssysteme ergänzen oder ersetzen.
Im Folgenden sind einige der Möglichkeiten aufgeführt, wie Unternehmen vom Einsatz von ERP-Software für Rechnungswesen und Buchhaltung profitieren können.
1. Automatisierung der Dateneingabe
ERP-Systeme enthalten oft verschiedene Module, die die Dateneingabe automatisieren oder rationalisieren. Die Benutzer geben die Daten einmal ein, und die Daten werden automatisch in Formulare und Tools im gesamten Unternehmen übertragen.
In einigen Fällen kann ein ERP-System die Dateneingabe in der Buchhaltung überflüssig machen, indem es die Barcodes und Scanverfahren verschiedener Abteilungen nutzt, um verschiedene Datenfelder im System automatisch auszufüllen und dann die erforderlichen Formulare für einen bestimmten Prozess zu erstellen.
Ein Beschaffungsteam kann beispielsweise eine Bestellung für die Rohstoffe eines bestimmten Produkts aufgeben und automatisch Informationen über den Barcode des Versenders erfassen. Nach Erhalt scannt das Beschaffungsteam den Barcode ein, um die entsprechenden Daten in das Aufzeichnungssystem einzugeben.
2. Bessere Datenverwaltung
Eigenständige Buchhaltungswerkzeuge lassen sich unter Umständen nur schwer mit anderen Anwendungen und den Workflow-Anforderungen verschiedener Abteilungen integrieren. Diese eingeschränkte Funktionalität kann zu ineffizienten Arbeitsabläufen führen, zum Beispiel wenn Mitarbeiter Zahlen aus verschiedenen Tabellenkalkulationen ausschneiden und einfügen, was zu Datendiskrepanzen führen kann.
ERP-Systeme bieten eine zentrale Plattform für die Integration von Daten aus verschiedenen Geschäftsprozessen, was den Datenaustausch zwischen Abteilungen wie Finanzen, Lieferkettenmanagement und Fertigung verbessert. Diese Konsistenz kann dazu beitragen, die Zusammenarbeit der Mitarbeiter und die Kommunikation über Finanzprozesse zu verbessern.
3. Sichtbarkeit in Echtzeit
ERP-Software ermöglicht auch den abteilungsübergreifenden Zugriff auf Informationen. Diese Einblicke können den gesamten Finanzbetrieb verbessern, da die Daten Führungskräfte unterstützen, fundiertere Entscheidungen zu treffen.
Im Gegensatz zu einer Buchhaltungsplattform kann ein ERP-System Benutzer unterstützen, ein bestehendes Produkt neu zu formulieren oder andere Änderungen im Unternehmen vorzunehmen, da es einen besseren Einblick in die Produktdaten mehrerer Abteilungen bietet.
ERP-Software kann auch auf potenzielle Probleme hinweisen, zum Beispiel hohe Arbeitskosten.
4. Verbesserte Kundenbeziehungen
ERP-Systeme enthalten häufig CRM-Module, welche die Verfolgung, Berichterstattung und Analyse von Kundeninteraktionen vereinfachen. Das CRM-Modul eines ERP-Systems kann den Verantwortlichen eines Unternehmens Einblicke in das Kundenverhalten und die Verkaufsmuster geben, was sie unterstützt, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen.
Beispielsweise können ERP-Daten Unternehmensleiter unterstützen, die Gesamtkosten für die Betreuung eines Kunden, einer Branche oder einer Region zu berechnen. Die Software kann den Verantwortlichen auch helfen, die Kosten verschiedener Kundendienststrategien zu vergleichen.
5. Bessere Verwaltung und Einhaltung von Vorschriften
Unternehmen müssen möglicherweise eigenständige Buchhaltungspakete für eine bestimmte Art von Geschäft oder Region anpassen, was zu Fehlern oder Nichteinhaltung von Vorschriften führen kann.
Einige ERP-Systeme unterstützen branchenspezifische Funktionen, mit denen Unternehmen Steuerberechnungen automatisieren und die Einhaltung von Branchenvorschriften sicherstellen können. Unternehmen können diese Funktionen in Anwendungen und Formulare integrieren, um Fehler zu vermeiden und einen Prüfpfad für verschiedene branchenspezifische Prozesse zu erstellen.
6. Verbessertes Cashflow-Management
Eigenständige Buchhaltungssoftware kann einen gewissen Einblick in den Cashflow bieten, gibt aber möglicherweise nicht so viel darüber preis, wie sich Lagerbestände, Vertragsbedingungen oder betriebliche Prozesse auf diesen Cashflow auswirken.
ERP-Systeme sind oft besser geeignet als Buchhaltungssoftware, um Finanzdaten aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens zu erfassen. Ein ERP-System erleichtert die Bewertung von Kassenbeständen, ausstehenden Rechnungen und Zahlungsplänen und die anschließende Analyse von Betriebskosten, Lagerbeständen und Vertragsanforderungen.
7. Verbesserte Vermögensverwaltung
Ein eigenständiges Finanzpaket konzentriert sich wahrscheinlich auf die Erfassung von Kosten und Abschreibungen, bietet aber keinen Einblick in die Auswirkungen von Instandhaltungs- oder Ersatzstrategien.
Ein ERP-System enthält jedoch in der Regel Werkzeuge, die bei der Berechnung der Kosten und Werte verschiedener Vermögensverwaltungsstrategien unterstützen. So kann ein Benutzer beispielsweise die Kosten verschiedener Ersatzteilpläne im Hinblick auf Arbeits- und Ersatzteilkosten bewerten und sie mit den Ausfallraten und den Kosten von Geräteausfällen vergleichen.
