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7 Probleme bei der Implementierung von Microsoft Dynamics 365
Microsoft Dynamics 365 stellt Unternehmen vor einzigartige Probleme bei der Integration. Die verantwortlichen IT-Mitarbeiter sollten diese Lösungen kennen.
Die Implementierung neuer Software – selbst bekannter Systeme wie Microsoft Dynamics 365 – kann Herausforderungen mit sich bringen, die den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg eines Projekts ausmachen.
Microsoft Dynamics 365 ist eine Sammlung von Geschäftsanwendungen, zum Beispiel für Vertrieb, Kundendienst, Außendienst, Personalwesen, Finanzen und Betrieb, die Unternehmen an ihre Bedürfnisse anpassen können. In erster Linie integriert die Plattform CRM- und ERP-Funktionen. Außerdem können Unternehmen damit Prozesse automatisieren, datengestützte Entscheidungen treffen und die Zusammenarbeit verbessern.
Trotz seiner Vorteile ist die Implementierung von Dynamics 365 mit Problemen verbunden. Um die Anwendung erfolgreich einzuführen, müssen Projektteams diese Herausforderungen verstehen und wissen, wie sie sie überwinden können.
1. Datenmigration
Die Migration von Daten aus Altsystemen zu Dynamics 365 ist komplex, vor allem, wenn ein Unternehmen seine kritischen Daten überall verteilt hat, von veralteten ERP-Systemen bis hin zu verschiedenen Tabellenkalkulationen.
Die Projektteams müssen die Datenmigration als eine Schlüsselkomponente des Projekts betrachten und nicht als nachträgliche Maßnahme. Sie sollten außerdem eine gründliche Datenprüfung durchführen, die Ergebnisse analysieren und festlegen, welche Daten in den neuen Dienst migriert und welche archiviert werden sollen. Spezialisierte Datenmigrations-Tools können die Datenintegrität durch Validierungsprüfungen sicherstellen.
2. Benutzerakzeptanz
Die Benutzerakzeptanz spielt eine zentrale Rolle für den Erfolg eines jeden Projekts, denn es ist sinnlos, eine neue Technologie zu implementieren, wenn niemand sie nutzt. Allerdings sträuben sich die Mitarbeiter oft gegen die Umstellung auf ein neues System, weil sie nicht ausreichend geschult sind oder Angst vor Veränderungen haben.
Um diese Herausforderung zu meistern, sollte ein Unternehmen ein Team für das Änderungsmanagement einrichten, um eine reibungslose Einführung zu ermöglichen und sicherzustellen, dass es wichtige Benutzer auf allen Ebenen einbezieht. Wenn das Team diese Benutzer frühzeitig einbezieht, ist es wahrscheinlicher, dass sie das neue Tool unterstützen und diese positive Einstellung mit ihren Kollegen teilen. In Verbindung mit einem umfassenden Schulungsprogramm hat das Projektteam bessere Chancen auf eine reibungslose Einführung.
3. Anpassung und Konfiguration
Unternehmen können Dynamics 365 zwar an ihre Bedürfnisse anpassen, aber es kann auch zu einer Überanpassung kommen. Dies kann zu Leistungsproblemen führen und künftige Upgrades erschweren, insbesondere wenn das Team diese Änderungen nicht dokumentiert.
Das IT-Team sollte bei der Planung von Anpassungen die folgenden Kriterien beachten:
- Halten Sie sich, wann immer möglich, an die vorhandenen Funktionen des Tools.
- Konfigurieren Sie die Plattform mit den mitgelieferten Tools.
- Wenn noch Lücken bestehen, verwenden Sie die vorhandenen Anpassungs-Tools, um Änderungen vorzunehmen.
- Verwenden Sie für die Integration Tools wie Power Automate, Azure Logic Apps und die Power Platform, um die Plattform zu erweitern.
- Nur wenn nötig, verwenden Sie die von Microsoft unterstützten Frameworks für die Entwicklung von benutzerdefiniertem Code, um die benötigten Elemente zu entwickeln.
4. Integration mit bestehenden Systemen
Als Teil einer umfassenderen Unternehmensarchitektur muss Dynamics 365 möglicherweise mit bestehenden ERP- oder CRM-Systemen integriert werden. Je nach Alter und Verfügbarkeit von offenen APIs kann dieser Prozess zeitaufwendig und komplex sein.
Power Automate, Power Apps oder Azure Logic Apps können jedoch bei der Integration von Dynamics 365 in bestehende Systeme unterstützen. Wenn kein vorhandener Konnektor den spezifischen Anforderungen entspricht, kann das Projektteam einen benutzerdefinierten Konnektor erstellen, damit die Entwickler die Daten und Arbeitsabläufe in Dynamics 365 einbringen können.
5. Budgetüberschreitung
Implementierungen überschreiten oft das Budget aufgrund unerwarteter Komplexität und schlechter Kommunikation zwischen den Parteien. Während die Teams den Umfang festlegen, den Service entwerfen und entwickeln, sollten sie einen agilen Ansatz verfolgen, um Anpassungen zu ermöglichen und gleichzeitig ein Überschreiten des Umfangs zu vermeiden. So können sich die Teams während des Projektverlaufs anpassen.
Dieser Ansatz hilft dem Team auch dabei, Budgetprobleme im Voraus zu erkennen, so dass es die Beteiligten informieren kann, bevor eine Budgetsteigerung das Projekt bedroht.
6. Unzureichende Tests
Unzureichende Tests können nach der Implementierung zu Fehlern und Leistungsproblemen führen. Dies kann eine Implementierungsstrategie zunichte machen, da Fehler das Vertrauen der Benutzer in das Tool schwinden lassen können. Die Entdeckung von Fehlern vor der Implementierung kann außerdem den Zeitrahmen des Projekts verlängern.
Um diese Probleme mit Dynamics 365 zu vermeiden, sollten Projektteams den Tests Priorität einräumen. Dazu können Unit-, Regressions- und Integrationstests gehören, die die Teams nach Möglichkeit automatisieren können. Wenn die Teams diese Methoden abgeschlossen haben, sollten sie auch Benutzerakzeptanztests durchführen, um den Erfolg sicherzustellen.
7. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Ob EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) oder California Consumer Privacy Act (CCPA), Teams übersehen oft die Einhaltung von Gesetzen – insbesondere im Bereich des Datenschutzes – bis zur letzten Minute, was den Erfolg des Projekts gefährden kann.
Microsoft bietet Ressourcen, die erklären, wie Dynamics 365 die globalen Compliance-Anforderungen erfüllt. Wenn sich die Teams mit der Rechtsabteilung und den internen Compliance-Teams beraten und die Ressourcen von Microsoft in der Entwurfsphase nutzen, können sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Die Implementierung von Microsoft Dynamics 365 ist nicht ganz unproblematisch, aber wenn sie gut gemacht ist, können die Prozesse und Verhaltensweisen eines Unternehmens davon profitieren. Wenn ein Unternehmen die damit verbundenen Herausforderungen versteht und die skizzierten Strategien anwendet, kann es die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Implementierung deutlich erhöhen.
