5 Vorteile von Enterprise Content Management (ECM)

1. ECM macht wichtige Geschäftsdokumente zugänglich

Mitarbeiter in Unternehmen erstellen ständig neue wichtige Dokumente – wie Verträge, Produktspezifikationen und technische Handbücher –, deren Erstellung und Verwaltung immer schwieriger wird. Zu diesen Inhalten gehören sowohl Papierdokumente als auch elektronische Dokumente, die umfangreich sein können, Hunderte oder Tausende von Seiten umfassen und Text mit Bildern kombinieren.

ECM-Software kann diese hochwertigen Arbeitsprodukte speichern, schützen und pflegen. Sie dient als zentraler Speicherort, der sowohl die Speicherumgebung als auch den organisatorischen Rahmen – definiert durch einen Datenplan – zur Kategorisierung von Dokumenten umfasst. ECM verwendet verschiedene Arten von Metadaten, um Dateien mit verschiedenen Begriffen und anderen Kriterien zu versehen.

Am wichtigsten ist, dass ECM die Dokumentensammlung für die gesamte Organisation umfasst und Benutzer auf die aus diesem Speicherort stammenden Elemente zugreifen können, um sicherzustellen, dass sie genehmigte Versionen verwenden.

2. ECM verbessert die Zusammenarbeit im Team

Da Mitarbeiter Informationen über elektronische Dokumente und digitalisierte Bilder austauschen, sind sie auf Dateinamen und Inhaltskategorien angewiesen, die mit Projekten, Aufgaben, Aktivitäten oder anderen Organisationskriterien verknüpft sind. ECM bietet einen leicht zugänglichen Ort für den Austausch von Dateien. Teammitglieder können Dateien und Ordner nach eigenem Ermessen organisieren und vertraute Begriffe hinzufügen, die zu ihren Projekten oder Aufgaben passen, damit andere Teammitglieder oder Interessengruppen die richtigen Informationen und die aktuelle Version jedes Dokuments finden können.

ECM kann auch Dateien sicher speichern, automatisch Inhaltskategorien zuweisen, Listen genehmigter Begriffe anzeigen und neue Begriffe vorschlagen. Mit diesen ECM-Vorteilen steigt die Teamproduktivität oft exponentiell an, da immer mehr Mitarbeiter innerhalb einer Organisation ECM für ihre Arbeit nutzen.

3. ECM gewährleistet die Sicherheit der Inhalte

Organisationen sind mit mehreren inhärenten Risiken konfrontiert, wenn sie digitale Dateien online zugänglich machen, und sie benötigen Mechanismen, um die Sicherheit der Inhalte zu gewährleisten. Nur autorisierte Personen sollten bestimmte Dokumente, Bilder oder andere digitale Artefakte erstellen, aktualisieren und/oder löschen können. Und Administratoren sollten in der Lage sein, den Informationsfluss zu überwachen, um den Zustand ihrer Sammlungen zu verfolgen.

ECM verwaltet Vertrauen und Sicherheit, um Risiken zu minimieren. Zunächst einmal bieten ECM-Systeme eine sichere und vertrauenswürdige Umgebung. So wie man die Türen eines Bürogebäudes abschließt und dann nachverfolgt, wer das Gebäude betritt, authentifiziert Enterprise Content Management Personen und Prozesse, die auf ein Repository zugreifen möchten, und stellt sicher, dass sie die sind, für die sie sich ausgeben. Wenn das System Benutzer autorisiert, verwaltet es auch die Zugriffskontrollen für einzelne Dateien und/oder Ordner, um festzulegen, wer verschiedene Dateien erstellen, lesen, aktualisieren und löschen darf. ECM protokolliert alle Interaktionen, sodass Administratoren über die Daten verfügen, um den Datenfluss zu überwachen und zu überprüfen.

In verteilten Arbeitsumgebungen sind Organisationen häufiger Bedrohungen ausgesetzt. Authentifizierungs- und Zugriffskontrollmechanismen, die vertrauenswürdige Aktivitäten überprüfen, reichen nicht mehr aus. Moderne ECM-Tools verfügen zunehmend über Zero-Trust-Funktionen, die auf KI, Telemetrie und kontinuierlicher Netzwerküberwachung basieren, um Risiken in Echtzeit zu erkennen, bevor sie sich auf Geschäftsaktivitäten auswirken.

4. ECM macht Inhalte leicht durchsuchbar

Mitarbeiter wenden viel Zeit und Mühe auf, um nach Informationen zu suchen und entsprechend den Ergebnissen zu handeln. Ein Einkäufer muss beispielsweise möglicherweise Teile eines Vertrags prüfen, bevor er eine Bestellung genehmigt. Ein Marketingmitarbeiter, der eine neue Kampagne plant, möchte möglicherweise frühere Werbepläne finden, bevor er eine neue erstellt. Ein Softwareentwickler möchte möglicherweise die aktuellen Marktanforderungen und Kundenproblemmeldungen überprüfen, bevor er Verbesserungen für ein bestehendes Produkt vorschlägt. Ihre gesamte Arbeit hängt vom Zugriff auf verwertbare Inhalte ab.

ECM bietet mehrere Funktionen, um Inhalte auffindbar zu machen und es Mitarbeitern zu ermöglichen, einfach nach Antworten auf Fragen zu suchen und bei ihrer Arbeit Zeit zu sparen. Die einfache Suche beginnt mit dem Keyword-Matching – der Suche nach Dateien, die mit vordefinierten Zeichenketten übereinstimmen, und der Rückgabe einer Ergebnisliste.

Dennoch müssen Unternehmen die Sicherheit bei der Unternehmenssuche gewährleisten. Mitarbeiter sollten nur in der Lage sein, Dateien abzurufen, auf die sie zugreifen und die sie anzeigen dürfen. Methoden wie die Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural Language Processing, NLP) verleihen dem Suchprozess intelligente Funktionen und erhöhen sowohl die Präzision als auch die Trefferquote der Ergebnisse. Die föderierte Suche – ein Prozess, bei dem Informationen aus verstreuten Quellen gesammelt werden – kann Zeit sparen, da sie Ergebnisse aus mehreren Repositorys innerhalb einer Organisation zusammenführt.

ECM optimiert auch die Schritte, die Mitarbeiter zur Erfüllung bestimmter Aufgaben ausführen müssen, und senkt so die Gesamtkosten einer bestimmten Aktivität. Betrachten Sie die folgenden Beispiele:

• ECM kann das Fallmanagement unterstützen, zum Beispiel die Verwaltung von Dokumenten für einen Antrag auf eine gewerbliche Hypothek und die Weiterleitung der Sammlung durch vordefinierte Prozesse zur Überprüfung und Genehmigung.
• Bei Integration in ein ERP-System kann ECM das Repository aktueller Verträge verwalten, auf das Einkäufer direkt aus ihrer Anwendung heraus zugreifen können.

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist jedoch mit Kosten und Vorteilen verbunden. Um diese Ergebnisse zu erzielen, müssen Organisationen vorab in die Anwendungsintegration investieren.

5. ECM unterstützt die Governance

Unternehmen sind durch die zunehmende Flut digitaler Informationen immer größeren Risiken ausgesetzt. Sie haben auch Schwierigkeiten, die digitalen Inhalte der täglichen Arbeit von veröffentlichten Dokumenten und endgültigen Formularbeständen zu trennen – Elemente, die einen geschäftlichen Wert haben, aufbewahrt werden müssen und oft gesetzlichen Vorschriften entsprechen müssen. Darüber hinaus können Dokumente und laufende Nachrichten zu Beweismitteln in Rechtsstreitigkeiten werden, und unorganisierte Inhalte können unnötige Verfahrenskosten verursachen.

ECM mindert die Risiken der digitalen Arbeit, da es Tools, Dienste und zugrunde liegende Betriebsstrategien für eine gute Unternehmensführung über den gesamten Lebenszyklus von Inhalten hinweg bietet.

Zunächst müssen Mitarbeiter laufende Arbeiten von endgültigen Entwürfen trennen und sicherstellen, dass das ECM-System veröffentlichte Elemente beibehält. ECM-Strategien können Organisationen dabei unterstützen, Aufbewahrungsrichtlinien für verschiedene Dateitypen sowie die geplante Entsorgung von Zwischenentwürfen umzusetzen. ECM kann automatisch erkennen, welche Dateien offizielle Aufzeichnungen darstellen, und sie mit formellen Prozessen zur Verwaltung von Aufzeichnungen für eine langfristige Aufbewahrung verwalten.

Darüber hinaus sind Sicherheitsklassifizierungen wichtig, insbesondere wenn ein ECM-System automatisch Kennzeichnungen für die Vertraulichkeit von Inhalten zuweist und verwaltet. Sollte eine Organisation mit einer Vorladung und Anfragen zur Dokumentvorlage konfrontiert werden, kann ECM rechtliche Aufbewahrungsfristen auf vordefinierte Inhaltssammlungen anwenden und die angeforderten Dateien ohne zusätzliche Kosten aus dem Archiv der Aufzeichnungen extrahieren. Eine gute Vorbereitung reduziert die Kosten und Risiken der digitalen Arbeit.