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3 häufige Probleme bei Videokonferenzen und wie man sie löst
Die Mitarbeiter sind immer geschickter im Umgang mit Video geworden. Aber auch heute hakt es noch bei Videokonferenzen. Hier sind die Lösungen für die häufigsten Probleme.
Die COVID-19-Pandemie und die anschließende Revolution der Fernarbeit haben die Art und Weise dramatisch verändert, wie Menschen Video nutzen. Die Anwender haben die Grundlagen der Videokommunikation mit Teams, Geschäftspartnern und Kunden verstanden. Die heutigen Konferenzteilnehmer wissen in der Regel, wie sie eine Verbindung zur Konferenz herstellen, die Stummschaltung aufheben und die Kamera generell auf ihr Gesicht richten können. Sie sind auch besser geworden, wenn es darum geht, sich auf dem Bildschirm gut zu positionieren und auf die Beleuchtung zu achten.
Trotz dieses Fortschritts gibt es immer noch einige häufige Probleme bei Videokonferenzen, die sich negativ auf das Konferenzerlebnis und die Produktivität des Teams auswirken können. Glücklicherweise sind diese Probleme im Allgemeinen leicht zu vermeiden.
1. Probleme mit der Audioqualität
Das größte Problem bei jeder Videokonferenz ist die Audioqualität. Wenn das Video komplett ausfällt, kann die Besprechung in der Regel trotzdem fortgesetzt werden. Wenn aber die Audioqualität so schlecht ist, dass man sich kaum noch versteht, wird die Besprechung verschoben. Ein stabiler Ton ist nicht nur eine Mindestanforderung für Videokonferenzen, sondern auch eine Voraussetzung für eine hohe Tonqualität. Eine mittelmäßige Audioqualität hört sich zunächst gut an, aber es erfordert etwas mehr mentale Energie, um zu verstehen, was die Teilnehmer sagen. Das kann der Grund dafür sein, dass sich manche Besprechungen einfach nur anstrengend anfühlen. Mit hochwertiger Audioqualität können die Teilnehmer auch in längeren Besprechungen produktiv sein.
Außerdem beschweren sich die Leute erst dann über die Audioqualität, wenn sie unbrauchbar wird. Eine Videokonferenz kann eine schlechte Qualität, aber einen stabilen Ton haben, und niemand denkt daran, sich zu beklagen. Videoprobleme können behoben werden, denn wenn das Video schlecht ist, beschweren sich die Leute, aber das ist bei Audioproblemen nicht dasselbe. In Videokonferenzräumen muss jemand die Audioqualität manuell überprüfen, am besten regelmäßig.
Glücklicherweise leisten die heutigen Videosysteme hervorragende Arbeit bei der Rausch- und Echounterdrückung. In der Vergangenheit waren Hintergrundgeräusche und Echo die beiden häufigsten Probleme. Heute geht es eher um die allgemeine Audioqualität. Bei der Beschallung ist es einfach eine Frage der Lautsprecherqualität. Wenn ein mittelgroßer Konferenzraum mit einer winzigen Webcam und einem integrierten Lautsprecher ausgestattet ist und die Teilnehmer sagen, dass es schwierig ist, zu verstehen, was die anderen Personen sagen, ist mit Sicherheit ein größerer Lautsprecher erforderlich.
Die Fehlersuche bei der Audioausgabe ist viel schwieriger, da die Teilnehmer sich selbst nicht gut hören können. Um die Qualität der Mikrofone in einem Besprechungsraum zu testen, müssen die Benutzer einen Testanruf tätigen oder sich selbst aufzeichnen und das Playback anhören, was sehr mühsam sein kann. Dies ist von entscheidender Bedeutung und wird oft ignoriert, weil es schwierig ist, Fehler zu beheben und zu testen. Auch hier beschweren sich die Leute nur selten, es sei denn, der Ton ist völlig unbrauchbar, so dass die meisten Benutzer mit schlechtem Tonausgang gar nicht wissen, dass es tatsächlich ein Problem gibt.
Einmal diagnostiziert, lässt sich die Audioausgabe jedoch leicht verbessern. In neun von zehn Fällen reicht es aus, das Mikrofon näher an den Mund der Person zu bringen, um die Audioqualität deutlich zu verbessern. Wenn aber das Mikrofon minderwertig ist, wird es sich einfach nicht gut anhören, ganz gleich, wie es konfiguriert ist. Unabhängig davon hat die heutige Mikrofontechnologie einen Punkt erreicht, an dem erschwingliche Mikrofone gut klingen.
2. Probleme mit dem Netzwerk
Das zweithäufigste Problem bei Videokonferenzen sind Netzwerkprobleme. Eine Verbindung über schwache WLANs sollte nach Möglichkeit vermieden werden. Die Download-Geschwindigkeiten über WLAN/Wi-Fi sind schneller als die Upload-Geschwindigkeiten, so dass ein Besprechungsteilnehmer, der eine WLAN-Verbindung herstellt, zwar alle anderen Teilnehmer sehen und hören kann, die Verbindung aber immer wieder einfriert und für alle anderen unterbrochen wird.
Die Lösung für dieses Problem besteht darin, den Konferenzraum so einzurichten, dass er über kabelgebundenes Internet für Videokonferenzen verfügt. Wenn Sie nur ein schwaches Netzwerk haben, selbst wenn Sie per Kabel verbunden sind, sollten Sie andere Anwendungen ausschalten, die eine hohe Bandbreite benötigen, bevor Sie eine Besprechung beginnen. Wenn Sie einfach nur WLAN oder eine schwache Verbindung nutzen müssen, können Sie durch die Deaktivierung von Video zumindest eine solide Audioverbindung herstellen.
3. Benutzerfehler
Das letzte Problem auf der Liste ist eines, das leider immer noch häufig auftritt: technische Schwierigkeiten. In Wirklichkeit handelt es sich dabei oft um Anwenderfehler, darunter diese:
- Benutzer brauchen eine Weile, um herauszufinden, wie Sie den Bildschirm freigeben können.
- Die manuelle Eingabe einer Besprechungs-ID ist notwendig, anstatt auf einen E-Mail-Link zu klicken, um die Besprechung schnell zu starten.
- Ein eingebautes Laptop-Mikrofons von minderer Qualität wird anstelle eines guten externen Mikrofons verwendet.
Die Videoindustrie hat ihr Bestes getan, um sowohl Software als auch Hardware intuitiv zu gestalten, wobei die Hardware Plug-and-Play und die Software Click-to-Join ist. Benutzerfehler sind ein Problem, für das es nie eine vollständige Lösung geben wird. Unternehmen können versuchen, es zu mindern, indem sie sicherstellen, dass ihre Teams im Umgang mit ihren Kommunikationstools geschult sind. Für manche Menschen ist es jedoch schwieriger, die Technologie zu verstehen. Solange KI nicht alle Einstellungen für Videokonferenzen verwalten kann, wird es immer menschliche Fehler geben. Menschen benutzen das falsche Mikrofon, haben Schwierigkeiten ihre Webcam anzuschließen oder nehmen an der falschen Besprechung teil. Wir müssen einfach anerkennen, dass Videokonferenzen wie alle anderen menschlichen Unternehmungen sind und menschlichen Grenzen unterliegen.
Fazit
Videokonferenzen haben in kurzer Zeit einen langen Weg zurückgelegt. Was anfangs eine Möglichkeit für CEOs war, teure Reisen für große Meetings zu vermeiden, ist heute ein Teil unseres täglichen Lebens. Wir haben uns als Gesellschaft die Videokultur zu eigen gemacht und sind gut darin geworden, auf Video zu sein. Allerdings leiden wir immer noch unter einigen der üblichen Probleme, die Video immer mit sich gebracht hat. Wenn wir uns jedoch etwas mehr Zeit nehmen, um unseren Ton zu überprüfen, sicherstellen, dass wir über eine ausreichende Netzwerkbandbreite verfügen, und lernen, unsere Werkzeuge zu benutzen, können wir die meisten der üblichen Probleme bei Videokonferenzen lösen. Wir sind keine Videoanfänger mehr, und mit diesen Schritten können wir zu Videoprofis werden.
