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3 Tipps für Videokonferenzen zur Verbesserung von Meetings
Hybrides Arbeiten bedeutet, dass Videokonferenzen nicht mehr wegzudenken sind. Unternehmen müssen planen, um sicherzustellen, dass ihre Videomeetings so effektiv wie möglich sind.
Vor ein paar Jahren wurde unsere Welt auf den Kopf gestellt. Plötzlich war jedes Meeting ein Videomeeting. Die Erwartung war, dass in der Zeit nach der Pandemie der Einsatz von Video zurückgehen würde. Dies war jedoch nicht der Fall. Wir haben jetzt eine neue Normalität, die flexibles und hybrides Arbeiten einschließt. In den meisten Unternehmen melden sich viele Mitarbeiter an jedem Tag der Woche von ihrem Heimbüro aus an. Das bedeutet, dass fast jede Besprechung eine Videokonferenz ist.
Aber Videokonferenzen führen zu einer ganzen Reihe von Beschwerden. Einige Nutzer sind aufgrund technischer Probleme frustriert, während andere Videokonferenzen einfach als unproduktiv empfinden. Wenn Sie einige bewährte Verfahren für Videokonferenzen anwenden, können Sie diese Probleme angehen und Ihre Videomeetings deutlich verbessern.
1. Vor dem Meeting einrichten und testen
Das Testen Ihrer Technologie sollte niemals auf der Tagesordnung eines Meetings stehen. Wir alle wurden schon einmal zu einer Teambesprechung über eine neue Plattform oder die Verwendung eines neuen Tools eingeladen. Die Hälfte der Sitzung wird dann damit verbracht, die neue Technologie zu testen und sich darauf einzustellen, anstatt sich mit dem eigentlichen Zweck des Meetings zu befassen. Ihr Vertriebsteam könnte Kundenanrufe tätigen, anstatt Ihnen zuzuhören, wie Sie sich durch die Moderationskontrollen des Meetings quälen. Lernen Sie, wie Sie Teilnehmer vor dem Meeting mit einem Hot Mic stummschalten können. Wenn Teammitglieder technische Probleme haben (Kamera, Mikrofon, Lautsprecher, Software und so weiter), helfen Sie ihnen außerhalb des Meetings. Die Besprechungszeit selbst ist für die eigentliche Arbeit gedacht.
2. Halten Sie ein straffes Meeting ab
Traditionelle bewährte Verfahren für persönliche Meetings gelten auch für Videomeetings. Jede Besprechung sollte eine Tagesordnung haben. Niemand möchte sich in eine Videokonferenz einklinken, nur um dem Chef beim Reden zuzusehen. Selbst wenn die Führungskräfte ihre eigenen Ideen für das Meeting haben, braucht das gesamte Team eine Agenda, damit es sich vorbereiten kann. Vermeiden Sie es, die Zeit der Mitarbeiter mit unnötigen Besprechungen zu vergeuden. Wenn das Meeting per E-Mail organisiert werden kann, schicken Sie eine E-Mail. Laden Sie nur diejenigen ein, die wirklich dabei sein müssen, und nicht das gesamte Team. Ernennen Sie für jede Besprechung einen Leiter, um sicherzustellen, dass die Sitzung auf Kurs bleibt und nicht zu einer unstrukturierten allgemeinen Diskussion wird.
3. Ermutigen Sie zur Interaktivität
Eine der größten Beschwerden über Meetings ist, dass sie langweilig sein können. Menschen langweilen sich nicht, wenn sie sich beteiligen. Wenn sich Ihre Besprechungen eher wie Vorträge anfühlen, stimmt etwas nicht. Wenn sich jemand nicht an der Besprechung beteiligt, braucht er nicht dabei zu sein. Wenn sich alle an der Diskussion beteiligen, verschwendet niemand seine Zeit, und Sie werden eine produktive Sitzung haben.
Fazit
Trotz gelegentlicher technischer Pannen verlaufen die meisten Videokonferenzen problemlos. Man kann mit Fug und Recht behaupten, dass die größten Probleme bei Videokonferenzen dieselben sind, die wir schon immer bei persönlichen Gesprächen erlebt haben. Schlecht geführte Meetings sind für niemanden eine sinnvolle Nutzung der Arbeitszeit. Wenn Ihre Videobesprechungen zu frustrierten und verärgerten Mitarbeitern führen, sollten Sie die Schuld nicht so schnell auf das Video schieben. Überprüfen Sie, wie Sie die Besprechung selbst leiten, und wenden Sie diese bewährten Verfahren für Videokonferenzen an. Wenn das Ergebnis eine produktive Nutzung der Zeit aller Beteiligten ist, machen Sie es richtig.
