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Wie Steuerberater mit Datev Unternehmen online arbeiten
Mit Datev Unternehmen online lassen sich Belege digitalisieren und dem Steuerberater zur Verfügung stellen. Diese können wiederum auf Bankdaten zugreifen und verarbeiten.
Mit Datev Unternehmen online (DUO) lassen sich Belege digitalisieren und Buchhaltungsunterlagen direkt an Steuerberater übertragen. Das erleichtert Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Mandaten und Steuerkanzleien.
Da Datev Unternehmen online eine Cloud-Anwendung ist, hängt die Leistung der Lösung auch von der Internetleitung ab. Dabei muss berücksichtigt werden, dass Mandanten Daten in Form von Belegen in die Cloud laden. Die Dokumente sind zwar nicht groß, doch wenn viele Dokumente auf einmal digitalisiert werden, kann es schnell passieren, dass langsame DSL-Leitungen an ihre Grenzen kommen. Parallel zum Kauf von Datev Unternehmen online kann es daher sinnvoll sein, einen Blick auf die Internetleitung zu werfen.
Beim Einsatz von Datev Unternehmen online ergeben sich für den Steuerberater mehrere Vorteile: Zunächst gehen die Belege schneller ein als durch das unregelmäßige Versenden per Post. Hinzu kommt, dass sich die Dokumente in digitalisierter Form leichter bearbeiten und durchsuchen lassen lassen. Basierend auf den Möglichkeiten des Unternehmens können die Unterlagen gleich sortiert digitalisiert und in den richtigen Ordnern gespeichert werden. Hier ermöglicht Datev Unternehmen online die flexible Steuerung von Ordnern oder Kostenstellen, in welche Mandanten von Steuerberatern die Belege richtig erfassen können.
Bei Datev Unternehmen online und anderen Datev-Anwendungen handelt es sich um Cloud-Anwendungen. Lokale Installationen sind nicht notwendig. Bei Steuerberatern kommt eine Datev-Arbeitsumgebung zu Einsatz, die allerdings installiert werden muss, wenn mehrere Anwendungen zum Einsatz kommen.
Steuerberater können direkte auf Bank- und Steuerdaten von Mandanten zugreifen. Durch die Einbindung der Konten mit EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) können Mandanten von Steuerberatern die Kontostände ohne umständliche TAN-Abfrage direkt im Online-Banking-Modul von Datev Unternehmen online abfragen. Das komplizierte und verspätete Versenden von Offline-Kontoauszügen entfällt, die notwendigen Bankbuchungen sind automatisiert in Datev Unternehmen online verfügbar und lassen sich mit Belegen verknüpfen.
Zwei Optionen für die Einrichtung
Bei der Einrichtung von Datev Unternehmen online und anderen Datev-Produkten gibt es für Steuerberater zwei Möglichkeiten:
- Es müssen in der Kanzlei IT-Angestellte arbeiten, die sich mit Datev-Produkten auskennen und in Zusammenarbeit mit Datev die Lösungen in der Kanzlei oder beim Kunden einrichten.
- Die Kanzlei arbeitet mit einem Systemhaus zusammen, das auf Datev-Produkten spezialisiert ist und die Installation in der Kanzlei sowie die einzelnen Einbindungen von Kunden übernimmt.
Der Einstiegspunkt ist die Internetseite von Datev für Steuerberater. Hier sind alle Daten und Links zu weiterführenden Informationen zu finden. Wer Unterstützung zu einzelnen Funktionen in den Datev-Lösungen sucht, findet auf YouTube zahlreiche Videos, die einzelne Funktionen bei der Verwendung von Datev-Produkten erklären.
Bestellung von Datev Unternehmen online für Mandanten
Wenn Mandanten mit Datev Unternehmen online arbeiten, ist das Gegenstück dazu in der Kanzlei notwendig. Bei der Einrichtung von Datev Unternehmen online haben Steuerberater mehrere Möglichkeiten: die Lösung wird über den Steuerberater im Datev-Shop oder die Mandatennummer des Kunden gebucht.
Im Rahmen der Buchung von Datev Unternehmen online kann ausgewählt werden, ob Informationen zwischen Datev und dem Kunden direkt ausgetauscht werden sollen, oder ob dies über die Kanzlei erfolgen soll. Arbeitet eine Kanzlei mit einem Systemhaus zusammen, kann dieses die einzelnen Schritte durchführen. Alle Vorgänge im Datev-Shop erfordern eine Anmeldung.
Authentifizierung in Datev Unternehmen online
Die Authentifizierung des Mandanten erfolgt entweder über einen USB-Stick (SmartCard) oder eine App mit Zwei-Faktor-Authentifizierung (SmartLogin). In der Regel wird die Authentifizierung mit SmartLogin vorgenommen, da der USB-Stick verloren gehen kann und er nicht mit allen Betriebssystemen kompatibel ist. So kann dieser zum Beispiel nicht in allen Linux-Distributionen sowie in macOS verwendet werden.
Für die Anmeldung in Datev Unternehmen online mit SmartLogin verschickt Datev einen Registrierungsbrief an den Mandanten. Mit den Daten kann er sich anschließend mit der SmartLogin-App, die kostenlos im App-Store von Apple und Google zur Verfügung steht, direkt bei Datev registrieren. Bei dieser Registrierung kann und sollte der IT-Mitarbeiter der Kanzlei oder das Systemhaus helfen. Daher sollte die Einrichtung so terminiert werden, dass der Registrierungsbrief direkt beim Mandanten angekommen ist.
Datev Unternehmen online beim Kunden und in der Kanzlei einrichten
Im Rahmen der Einrichtung muss sich der Mandant am Cloud-Dienst anmelden und es müssen verschiedene Anpassungen vorgenommen werden, zum Beispiel die Pflege der Stammdaten oder die Anbindung der Bankkonten mit EBICS beim Mandanten. In diesem Zug ist es grundsätzlich sinnvoll, dass die EBICS-Benutzerdaten dem Kunden vorliegen. Banken versenden diese ebenfalls per Post, was einige Tagen bis Wochen dauern kann. Erst wenn die Anmeldedaten für Datev und die Anmeldedaten für EBICS beim Kunden sind, kann die Einrichtung erfolgen.
Datev Unternehmen online für Mandanten bestellen
Das Buchen von Datev Unternehmen online erfolgt über den Datev-Shop. Der Dienst kostet pro Monat 10,50 Euro, abhängig von den gebuchten Funktionen. Standardmäßig erfolgt die Abrechnung über die Steuerkanzlei. Es ist aber möglich, die Abrechnung der Datev-Software auf den Kunden umzulegen.
Für die Verwendung des Datev-Shops ist eine Kundennummer und ein Konto bei Datev notwendig. Der Shop führt über einen Assistenten durch den Bestellprozess. An verschiedenen Stellen im Bestellprozess kann ausgewählt werden, wo die Datev-Unterlagen hingeschickt werden sollen, zum Beispiel der Registrierungsbrief für die Verwendung der SmartLogin-App. Die Briefe können immer entweder in die Kanzlei, zum Systemhauspartner oder direkt zum Kunden gesendet werden. Die Auswahloptionen dazu stehen im Datev-Shop zur Verfügung.
Im Rahmen der Buchung von Datev Unternehmen online im Datev-Shop lassen sich personalisierte Angaben vornehmen, die für den SmartLogin-Zugriff notwendig sind. Vor dem Bestellen der Lösung sollten die Namen und deren Rechte vom Mandanten an den Steuerberater weitergegeben werden. Es lassen sich nachträglich Personen einbinden, doch das macht die Einrichtung komplizierter. Jeder Teilnehmer erhält einen Brief, mit dem er die SmartLogin-App bei Datev registrieren kann, um die Anmeldung von Datev Unternehmen online sicher zu gestalten.
Berechtigungen steuern
Sobald ein neuer Mandant bei Datev registriert ist, kann er in der Datev-Umgebung der Kanzlei eingerichtet werden. Das kann wieder ein IT-Spezialist in der Kanzlei oder das auf Datev-Produkte spezialisierte Systemhaus übernehmen.
Die Verwaltung der Benutzerrechte für einen neuen Mandanten erfordert Administrationsrechte für die Datev-Arbeitsumgebung. Hier befindet sich ein Link zum Einrichtungsassistenten der bei der Einrichtung der Rechte unterstützt. Nach der Eingabe der Beraternummer des jeweiligen Unternehmens steht der Menüpunkt Datev Unternehmen online zur Verfügung. Hierüber lässt sich die Einrichtung starten.
Im Assistenten erscheinen die beim Buchen der Lösung angegebenen Namen der Benutzer, deren Rechte konfiguriert werden können. Der Assistent schlägt bereits Rechte vor, die einzelnen Berechtigungen lassen sich aber auch im Assistenten durch das Setzen der entsprechenden Haken anpassen. Dadurch können direkt in der Kanzlei Berechtigungen für die einzelnen Benutzer gepflegt werden, bevor sich diese das erste Mal anmelden. Für das Setzen der Berechtigungen sollte entsprechendes Fachwissen für die Pflege solcher Berechtigungen vorhanden sein. Es ist an dieser Stelle möglich, mit einem einzelnen Vertrag mehrere Unternehmen anzubinden und deren Rechte zu steuern.
Sobald die Berechtigungen und die weiteren Einstellungen korrekt gesetzt sind, kann die Einrichtung beim Kunden erfolgen. Dazu müssen allerdings die Registrierungsbriefe vorliegen.
