Welche UC-Anwendungen gehören in die Cloud?

Die Einführungsraten von Cloud-basierten UC-Anwendungen, etwa für Sprache, Web-Conferencing und Video, steigen stetig: Fast ein Viertel der Unternehmen nutzten schon 2013 Cloud-basierte IP-Telefonie-Services oder planten dies für die Zukunft. Ein Jahr zuvor waren es noch lediglich 14 Prozent.

Laut einer weltweiten Studie von BroadSoft soll sich der Anteil von Cloud-UC bis 2020 bei neuen Anschlüssen auf bis zu 41 Prozent steigern. Der Wechsel zu Unified Communications as a Service (UCaaS) werde demzufolge alle Marktsegmente erfassen.

Pläne für Cloud-basiertes Video, Instant Messaging, E-Mail-/Kalenderfunktionen und Social Computing nehmen ebenfalls zu. Wodurch lässt sich dieser Trend erklären? Größtenteils lockt die Aussicht, UC-Kosten zu reduzieren und außerdem die Business Agility zu verbessern.

IT-Einkäufer bevorzugen das Opex-Modell der Cloud-Angebote im Gegensatz zum Capex-intensiven Ansatz von On-Premises-Bereitstellungen. Darüber hinaus sind sie der Ansicht, dass die Auslagerung von Services in die Cloud IT-Ressourcen freisetzt, so dass mehr Raum bleibt, sich um Strategiefragen zu kümmern. Sogar von denen, die noch nicht für die Cloud bereit sind, sagen 57 Prozent, dass die Cloud-Roadmap eines Providers von entscheidender Bedeutung ist, wenn sie dessen Lösung evaluieren.

Anhand welcher Kriterien entscheiden Sie also, ob Cloud-basierte UC-Anwendungen für Ihre Organisation sinnvoll sind? Die Antworten auf die folgenden fünf Fragen können Ihnen dabei als Leitfaden dienen:

1. Bin ich bereit, die Kontrolle abzugeben? Wer On-Premises-Plattformen bereitstellt, ist Eigentümer der UC-Anwendung. Upgrades erfolgen nach eigenem Zeitplan. Eigentümer können ihre UC-Anwendungen nach eigenem Ermessen verbessern, erweitern und integrieren. Vielleicht am wichtigsten ist aber, dass sie Herr über die Daten bleiben, die ihre UC-Anwendungen erzeugen.

In vielen regulierten oder extrem sicherheitsbewussten Unternehmen ist es einfach nicht akzeptabel, sensible Call Data Records (CDR), Voicemails, E-Mails oder selbst Webkonferenzen auf den Servern von Dritten zu speichern. Für alle Sicherheitsbewussten bieten Cloud-Provider mehrere Optionen an: Die Provider können möglicherweise Ihre Server in ihren eigenen Data Centern verwalten.

Um Bedenken hinsichtlich des Umgangs mit sicherheitsrelevanten Daten zu zerstreuen, verfügen Sie in der Regel über unabhängige Sicherheitszertifizierungen. Trotzdem reichen für einen gewissen Prozentsatz der Organisationen diese Maßnahmen – oder die Aussicht, dass Daten womöglich in Ländern landen, die dem Datenschutz gegenüber kritisch eingestellt sind – nicht aus, um sie zu überzeugen, das sichere Terrain der On-Premises-Anwendungen zu verlassen.

2. Spare ich Geld? Da potenzielle Kosteneinsparungen das wohl wichtigste Motiv für den Umstieg auf Cloud-basierte UC-Anwendungen sind, ist es sinnvoll, sich die Zeit zu nehmen und auszurechnen, ob die möglichen Einsparungen tatsächlich existieren.

Schon 2011 führte Nemertes Research eine Kostenanalyse von Cloud- und On-Premises-Lösungen für IP-Telefonie durch. Wir fanden damals heraus, dass für Unternehmen mit 2.500 oder mehr Mitarbeitern die Kosten von Cloud-Lösungen pro Arbeitsplatz im Jahr höher lagen als die Kosten einer Lösung, die sich im eigenen Besitz befindet. Dieses Szenario wird jedoch kaum für alle Firmen und alle Zeiten gelten.

Daher sollten Sie sich die Zeit nehmen und ein genaues Kostenmodell entwickeln, wenn Sie Cloud-basierte Lösungen evaluieren. Sogar in Fällen, in denen gehostetes Cloud-UC teurer ist als On-Premises-Lösungen, kann es sich trotzdem lohnen, um IT-Mitarbeiter zu entlasten, die sich dann anderen Aufgaben mit größerem Mehrwert für das Unternehmen widmen können, oder um die Flexibilität und einfachen Skalierungsmöglichkeiten (in beide Richtungen) zu nutzen, die Opex-basierte Abrechnungsmodelle bieten.

3. Steht die Cloud überall bei Bedarf zur Verfügung? Cloud-basierte UC-Services sind so gut wie überall auf der Welt verfügbar, aber nur wenige Unternehmen sind in der Lage, einen einzigen globalen Cloud-Service in den unterschiedlichsten Regionen bereitzustellen und zu unterstützen. Falls Ihre Standorte über eine Vielzahl von Regionen verstreut sind, zum Beispiel in Asien, Nordamerika und Europa, finden Sie wahrscheinlich eine begrenzte Zahl von potenziellen Partnern, die alle Ihre Standorte unterstützen können. Je nach Ihren Anforderungen können Best-of-Region-Lösungen dafür sorgen, dass Sie Geld sparen, während gleichzeitig lokale Besonderheiten berücksichtigt werden.

4. Bieten Cloud-Services alles, was ich benötige? Lange Zeit fehlten Cloud-basierten UC-Services die Funktionen und Anwendungsschnittstellen von On-Premises-Lösungen. Sie boten keine umfassende, integrierte UC-Funktionalität, unter anderem Video, mobile Erweiterungsmöglichkeiten und eine breite Palette an Endpunkten.

Das hat sich längst geändert, denn führende UC-Anbieter haben, entweder selbstständig oder durch ihre Partner, Cloud-basierte Plattformen entwickelt, die von ihren On-Premises-Angeboten abgeleitet sind. Dadurch steht die gleiche Funktionalität für On-Premises- und Cloud-Lösungen bereit, und auch die Migration von Bestandskunden in die Cloud wird vereinfacht, indem es ihnen ermöglicht wird, vorhandene Endpunkte wiederzuverwenden.

5. Kann ich die Cloud verwalten? Das klingt erst einmal wie ein Widerspruch in sich. Es herrscht die landläufige Meinung, dass man mit dem Wechsel in die Cloud den Support an den Cloud-Provider überträgt. Aber die Performance von UC-Anwendungen hängt von etlichen Faktoren ab, über die der Provider in der Regel keine Kontrolle hat – LAN-Bandbreite und -Architektur, Leistungsfähigkeit des WLANs, Power over Ethernet (PoE) und sogar die PC-Performance (für Softphone-Anwendungen). Die erfolgreiche Bereitstellung von Cloud-Services erfordert eine Partnerschaft mit Ihrem Cloud-Provider und möglicherweise Zugriff auf Ihr internes Netzwerk vom Network Operations Center des Providers aus.

Lassen Sie sich durch Ihre Antworten auf die oben gestellten Fragen bei der Evaluierung von Cloud-Services leiten, und berücksichtigen Sie, dass UC-Cloud-Anwendungen sich rasch weiterentwickeln. Wenn Ihnen der Wechsel zur Cloud heute noch nicht sinnvoll erscheint, ergibt sich vielleicht in Zukunft der Bedarf, Cloud-basierte Unified-Communications-Anwendungen einzusetzen.

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