Wann Sie welche UCaaS-Architekturoptionen wählen sollten

UCaaS-Architekturoptionen

Unternehmen können bei der Planung einer Cloud-Migration drei UCaaS-Architekturoptionen in Betracht ziehen: Single-Tenant, Multi-Tenant und Hybrid. Es ist wichtig, die Entscheidung über die Architektur frühzeitig zu treffen, um ein hochwertiges UC-Erlebnis zu gewährleisten, so Metrigy-Analyst Irwin Lazar.

Laut Lazar sollten Unternehmen festlegen, ob sie eine Kommunikationsplattform in ihren eigenen Rechenzentren aufbauen und betreiben oder ob sie sich auf einen abonnementbasierten Managed Service verlassen wollen, um die Arbeit zu erledigen. Die Entscheidung hängt oft von Bedenken in Bezug auf Sicherheit, Datenschutz und Datenaufbewahrung ab. Die meisten Unternehmen, die großen Wert auf Datensicherheit legen, bevorzugen eine eigene Plattform, erklärt Lazar.

Der zweite entscheidende Faktor seien die Kosten. Für kleinere Unternehmen könne es beispielsweise kostengünstiger sein, Open-Source-Software zu nutzen, wobei jedes Telefonsystem in einem eigenen Data Center läuft.

Für Unternehmen, die die Kontrolle über bestimmte Teile einer UCaaS-Bereitstellung behalten wollen, eignen sich nach Lazars Einschätzung hybride Architekturoptionen von Anbietern wie Cisco und Zoom. Letztlich hänge die Entscheidung für die Evaluierung von Kommunikationsplattformen davon ab, welche Architektur die Anforderungen eines Unternehmens am besten erfüllt.

UCaaS-Architekturoptionen

Nachfolgend stellen wir die drei UCaaS-Architekturoptionen mit ihren Vor- und Nachteilen sowie Anwendungsfällen vor.

Single-Tenant

Hier sind Unternehmen die einzigen Nutzer (sogenannte Tenants) einer bestimmten Softwareinstanz. Firmen, die Wert auf individuelle Anpassung legen, bevorzugen häufig Single Tenancy. Nachdem der Tenant die Plattform erworben hat, kann der Anbieter diese an die spezifischen Bedürfnisse des betreffenden Kunden anpassen. Der Nutzer hat die Kontrolle über die Daten, deren Speicherort, die verfügbaren Funktionen sowie die Sicherheitsrichtlinien und -integrationen, so Lazar.

Er erklärt, dass bei der Single-Tenant-Architektur die Nutzer ein gehostetes Angebot wählen können, bei dem die private Softwareinstanz von einem Managed Service Provider (MSP) betrieben wird. Diejenigen, die sich am ehesten für eine Single-Tenant-Architektur entscheiden, sind laut Lazar regulierte Unternehmen, zum Beispiel Versorgungsbetriebe, Gesundheitseinrichtungen, Behörden und Finanzdienstleister, die sich über Cyberbedrohungen Sorgen machen.

Multi-Tenant

In einer Multi-Tenant-Architektur verwenden mehrere Tenants dieselbe Softwareanwendung. Diese Architektur bietet eine begrenzte Flexibilität bei der Anpassung, ermöglicht aber Kosteneinsparungen. Die Kosten für Updates und Wartung der Plattform werden von allen Tenants gemeinsam getragen, anstatt dass ein Einzelner die gesamten Kosten übernimmt. Multi-Tenant-Nutzer halten diese Architektur oft für kostengünstiger als eine Single-Tenant-Lösung und glauben, dass sie einen schnelleren Zugriff auf die verschiedenen verfügbaren Funktionen ermöglicht.

Hybrid

Diese Architektur bietet die Flexibilität und Anpassbarkeit einer Single-Tenant-Architektur, aber mit dem gleichen Funktionsumfang wie eine Multi-Tenant-Architektur. Der UCaaS-Anbieter stellt die Software im Data Center eines Unternehmens bereit, wodurch die Netzwerk-Performance gewährleistet wird und das Unternehmen wichtige Daten intern aufbewahren kann. Da die Daten lokal gespeichert sind, werden beispielsweise Anrufe nicht an externe Rechenzentren weitergeleitet, erklärt Lazar.

Funktionen einer UCaaS-Plattform

Eine UCaaS-Plattform zeichnet sich durch die folgenden typischen Features aus:

Voice over IP (VoIP)

Unternehmen, die UC in die Cloud verlagern, können VoIP nutzen, um ihre Telefonieanforderungen zu erfüllen. VoIP ermöglicht Sprach- und Multimediakommunikation über ein Netzwerk oder eine Internetverbindung. Die Anrufe werden zwischen zwei Endpunkten als Datenpakete übertragen. Sobald die Pakete ihr Ziel erreicht haben, werden sie in der richtigen Reihenfolge wieder zusammengesetzt. Unternehmen, die VoIP nutzen, müssen das Anrufvolumen berücksichtigen, um zu ermitteln, wie viel Bandbreite sie benötigen, um die Qualität der VoIP-Anrufe zu gewährleisten.

Video Conferencing

Video Conferencing ergänzt einen Anruf um visuellen Kontext. Da immer mehr Firmen hybride Arbeitsformen unterstützen, hilft Video Conferencing dabei, Remote-Benutzer mit Teams vor Ort zu verbinden. UCaaS ermöglicht es Mitarbeitern, sich mit beliebigen externen Personen über eine Internetverbindung und ein videofähiges Gerät zu verbinden.

Team-Collaboration

Zu den Tools für Team-Collaboration gehören Instant Messaging, Filesharing, Terminplanung und Projektkoordination sowie Sprach- und Videochats. Die meisten UCaaS-Plattformen bieten spezielle Kanäle für Einzel- und Gruppenchats in Echtzeit sowie dauerhafte virtuelle Arbeitsbereiche für die Zusammenarbeit. Die Team-Collaboration-Funktionen einer UCaaS-Plattform können auch Online-Whiteboards und die Möglichkeit zur gemeinsamen Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten umfassen.

Enterprise Mobility

Enterprise Mobility ist ein Geschäftsansatz, der Remote-Mitarbeiter durch mobile Erreichbarkeit unterstützt. UCaaS-Plattformen sind so konzipiert, dass sie mobilfreundlich sind. Und angesichts der zunehmenden Remote-Arbeit muss der Schwerpunkt auf dem einfachen Zugriff auf Tools und Anwendungen liegen, unabhängig vom Standort des Mitarbeiters. UCaaS unterstützt den Fernzugriff auf Tools und Anwendungen. Auf diese Weise erhalten Mitarbeiter die nötige Flexibilität, um von überall aus zu arbeiten.

Künstliche Intelligenz (KI)

Da sich die KI-Technologie ständig weiterentwickelt, ist es keine Überraschung, dass UCaaS Machine-Learning-Funktionen beinhaltet. Auf Collaboration ausgerichtete KI-Funktionalität kommt in erster Linie bei Meetings zum Einsatz, etwa für intelligente Transkription und Zusammenfassungen von Besprechungen. Auch die Spracherkennung spielt in der KI-Entwicklung eine große Rolle: Nutzer können beispielsweise per Sprachbefehl Meetings und Veranstaltungen in ihren Kalender eintragen. Wenn diese Funktionen zunehmend genutzt werden, ist die KI in der Lage, Benutzermuster zu erkennen, um bei komplexeren Aufgaben besser helfen zu können.

Zusätzliche Funktionen

Neben den Funktionen, die in einer UCaaS-Plattform enthalten sind, offerieren die meisten Anbieter mit ihren Cloud-UC-Angeboten weitere Optionen, wie Communications Platform as a Service (CPaaS), CRM und Contact Center.

Communications Platform as a Service (CPaaS)

CPaaS bietet Unternehmen Echtzeit-Kommunikationsanwendungen, die über die Cloud bereitgestellt werden. CPaaS-Anwendungen lassen sich über APIs einfach in Geschäftsanwendungen integrieren.

Customer Relationship Management (CRM)

CRM ist eine Mischung aus Strategien und Technologien, die man nutzt, um Kundeninteraktionen und -daten zu analysieren. CRM sammelt Daten von allen Punkten des Kundenkontakts. Die erfassten Daten werden dann verwendet, um das Kundenerlebnis durch automatisierte Prozesse und besseren Zugang zu Informationen zu verbessern.

Contact Center

Eine wachsende Zahl von UCaaS-Providern bietet jetzt zusätzlich zu UCaaS-Plattformen auch Contact Center an. Da die Kunden ihre Kommunikationsgewohnheiten ändern, haben sich Contact Center zu mehr als reinen Call Centern entwickelt und nutzen die Funktionen von UCaaS, etwa E-Mail, VoIP und Messaging. Einige UCaaS-Provider bieten UCaaS und Contact Center as a Service als eine einzige, integrierte Plattform an. Durch die Konsolidierung dieser Services muss die IT nur noch ein System verwalten. Es gibt somit nur eine Richtlinie für die Datenerfassung und -speicherung sowie eine einzige Struktur für Sicherheitsdienste. Unternehmen, die ein nahtloses UC-Erlebnis wünschen, sollten eine Partnerschaft mit Anbietern in Erwägung ziehen, die Contact Center in ihre UCaaS-Angebote integriert haben.