Video Conferencing: Leitfaden für Unternehmen

Warum Video Conferencing für Unternehmen wichtig ist

Auf dem Höhepunkt der Pandemie spielten Videokonferenzen eine entscheidende Rolle, denn sie ermöglichten es den Unternehmen, ihre Mitarbeiter remote arbeiten zu lassen und dennoch in Verbindung zu bleiben. Jetzt beginnt für Arbeitgeber eine neue Ära, in der Video Conferencing als Dreh- und Angelpunkt für hybride Arbeitsumgebungen dient. Bei der Planung einer solchen Umgebung, in der die Nutzer einige Tage im Büro und einige Tage an einem anderen Ort (zu Hause oder anderswo) arbeiten, sind andere Überlegungen anzustellen, als wenn sie komplett remote arbeiten.

Was jedoch konstant bleibt, ist die dringende Notwendigkeit, dass Video-Conferencing-Plattformen als wesentliches Tool zur Kommunikation und Zusammenarbeit sowie als integraler Bestandteil des Business Workflows verfügbar und zuverlässig sind.

Wie hat sich Video Conferencing entwickelt?

Videokonferenzen sind eine visuelle Live-Verbindung zwischen zwei oder mehr Teilnehmern über das Internet, die ein persönliches Treffen simuliert. Es handelt sich um eine Kernkomponente von UC-Plattformen (Unified Communications) und kann als Hardware, Software oder SaaS bereitgestellt werden. Die Geschichte von Video Conferencing reicht bis in die 1870er Jahre zurück, als die Bell Labs das Konzept der Bild- und Tonübertragung über Kabel entwickelten.

Jahrzehnte später, in den 1920er Jahren, übertrugen die Bell Telephone Laboratories ein bewegtes Live-Bild. In den späten 1990er Jahren wurden Webcams für Endverbraucher erstmals populär. Aber erst in den frühen 2000er Jahren und mit der allgemeinen Verfügbarkeit von Breitbandanschlüssen wurden Video-Conferencing-Systeme in großem Umfang von Unternehmen eingesetzt.

Heute verlassen sich Firmen bei Collaboration, Kommunikation und Präsentationen in hohem Maße auf SaaS- und webbasierte Videokonferenzplattformen wie Google Meet, Cisco Webex, Microsoft Teams und Zoom. Die Technologie ist inzwischen so allgegenwärtig, dass sich Unternehmen keine Sorgen machen müssen, ob die Anwender Video Conferencing annehmen. Vielmehr müssen sie sich mit Problemen wie der Videokonferenzmüdigkeit, umgangssprachlich auch Zoom-Müdigkeit genannt, auseinandersetzen.

Geschäftliche Vorteile von Video Conferencing

Videokonferenzen bieten in der Geschäftswelt viele Vorteile, darunter einen enormen Produktivitätsschub. Die Benutzer können sich auf sinnvolle Weise mit ihren Kollegen austauschen – und obwohl die Video-Conferencing-Technologie den persönlichen Kontakt in einem Büro nicht ersetzen kann, kommt sie diesem doch ziemlich nahe.

Video Conferencing unterstützt folgende Punkte: zwischenmenschliche Kommunikation, Collaboration, Präsentationen und Schulungen.

Aufgaben wie Personalsuche, Training, Projektmanagement, Zusammenarbeit mit Kunden sowie Verkaufspräsentationen und -verhandlungen profitieren von einer Video-Conferencing-Plattform auf Unternehmensebene.

Funktionen und Einsatzmöglichkeiten von Video-Conferencing-Technologie

Video Conferencing hat sich in den letzten Jahren weiterentwickelt und bietet nun die folgenden Funktionen, die für Business-Anwender relevant sind:

• Virtuelle Hintergründe helfen, die Ablenkung durch einen unordentlichen Raum oder den Remote-Standort eines Benutzers zu vermeiden. Unternehmen können Hintergründe mit eigenem Branding erstellen, um Videokonferenzsitzungen ein professionelleres Aussehen zu verleihen.
• Screensharing erleichtert es den Teilnehmern, Inhalte anschaulich zu präsentieren oder zu erklären. Einige Anwendungen, zum Beispiel Zoom, bieten sogar die Möglichkeit, eine Präsentation als Hintergrund zu teilen, so dass eine persönlichere Atmosphäre entsteht.
• Der Together-Modus ist eine Alternative zur Galerieansicht, den Microsoft eingeführt hat, damit die Teams-Teilnehmer nicht einzeln, sondern gemeinsam als Publikum auf einem Bildschirm erscheinen können.
• Services für die Transkription von Meetings halten Aktionspunkte, nächste Schritte und andere wichtige Sitzungsnotizen fest.
• Übersetzungsdienste ermöglichen es den Besprechungsteilnehmern, in mehreren Sprachen zu kommunizieren und Echtzeittranskripte zu erhalten.
• Ein Gateway zu anderen Anwendungen verhindert, dass die Benutzer mehrere Programme starten und zwischen ihnen hin- und herschalten müssen.

Einige Plattformen bieten diese Funktionen bereits nativ an. Aber es gibt auch Software von Drittanbietern, mit der sich Sitzungen spontan anpassen lassen, etwa die Open-Source-Software Open Broadcaster.

Videokonferenzen können auch von KI und Machine Learning profitieren. IT-Verantwortliche nutzen bereits KI-gestützte Funktionen, wie automatisierte Transkription, Gesichtserkennung zum Starten von Meetings und Spracherkennung zur Steuerung von Besprechungen.

Irwin Lazar, Mitbegründer von Metrigy Research, sagt, KI könne dazu beitragen, Probleme zu lösen, die in hybriden Arbeitsumgebungen auftreten, wenn einige Teilnehmer remote teilnehmen und andere in einem Raum versammelt sind. KI könnte zum Beispiel:

• das Framing des aktiven Teilnehmers und die Verbesserung der Bildqualität unterstützen;
• die aktive Geräuschunterdrückung und akustisches Fencing verbessern, um Geräusche von Haustieren, Autos und Ähnlichem herauszufiltern;
• Echtzeitübersetzungen mit Untertiteln weiter voranbringen;
• Gesichtserkennung zur Identifizierung von Sprechern nutzen, um den Teilnehmern dann in Echtzeit mehr Informationen über sie zur Verfügung zu stellen; und
• Chatbots einsetzen, um anhand der Kalender der Teilnehmer die nächsten Sitzungen automatisch zu planen.

Mithilfe von KI könnten Unternehmen besser verstehen, wie Mitarbeiter und Kunden ihre Video-Conferencing-Plattformen nutzen oder ob die Erfahrung effektiv ist, und dann ihre Strategie entsprechend anpassen.

Herausforderungen bei der Einführung von Video Conferencing

Trotz aller Vorteile, die Videokonferenzen mit sich bringen, gibt es auch einige Herausforderungen. Die größte besteht darin, sicherzustellen, dass die Benutzererfahrung identisch ist, unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter im Büro sitzt oder sich an einem anderen Ort befindet. Wie Irwin Lazar von Metrigy sagt: „Alles, was das Meeting-Erlebnis verkompliziert, wird sich nicht durchsetzen.“

Aus Sicht der Nutzer muss man sich auf der Video-Conferencing-Plattform einfach zurechtfinden können. Zudem muss deren Erscheinungsbild ähnlich sein, ganz gleich, wie oder wo man auf sie zugreift.

Die Bandbreite kann eine weitere große Herausforderung darstellen – vor allem, wenn die Nutzer größtenteils remote arbeiten und keinen Zugang zu Hochgeschwindigkeitsverbindungen haben. IT-Verantwortliche müssen sich die Zeit nehmen, die Bandbreitenanforderungen für die von ihnen bevorzugten Video-Conferencing-Plattformen zu verstehen, etwa die Erfordernisse an eine hohe Videoqualität. Kommt es zu erheblicher Latenz, werden die Benutzer frustriert sein und die Plattform verlassen. Lesen Sie, wie sich die Bandbreitenanforderungen für Video Conferencing für In-Office- und Remote-Benutzer berechnen lassen.

Eine weitere Herausforderung ist der Umgang mit Video Conferencing im Büro. Fest installierte In-Room-Systeme sind möglicherweise zu teuer und zu komplex für Benutzer, die von ihren Video-Conferencing-Plattformen einfache Bedienung, Mobilität und Agilität erwarten. Diese Systeme erfordern in der Regel auch einen speziellen audiovisuellen Techniker, der bei der Einrichtung der Konferenz behilflich ist. Heute offerieren die Anbieter eine Reihe von Plug-and-Play-Systemen, die mobiler sind und über Funktionen verfügen, die den Teilnehmern, die vor Ort und remote dabei sind, ein identisches Erlebnis ermöglichen. Manche Software stellt beispielsweise jeden Teilnehmer im Raum separat dar, so wie dies auch bei Remote-Teilnehmern der Fall ist.

Die Archivierung, Speicherung und Verwaltung der bei Videokonferenzen erzeugten Dateien kann Kopfzerbrechen bereiten, insbesondere wenn ein Unternehmen in einer stark regulierten Branche wie dem Finanz- oder Gesundheitswesen tätig ist. Zum Beispiel kann es vorgeschrieben sein, dass die IT Video- und Audiodateien sowie Chat-Diskussionen und Filesharing-Aktivitäten, die während der Telefonkonferenz stattgefunden haben, protokolliert und aufbewahrt.

Sicherheit und Datenschutz bei Video Conferencing

Sicherheit ist ein wichtiges Thema bei Video Conferencing, insbesondere, wenn die Anwendungsfälle für diese Technologie zunehmen. Telemedizin ist heute eine beliebte Anwendung für Video-Conferencing-Plattformen. Doch die Datenschutzbestimmungen schreiben vor, wie die Plattformen genutzt werden können, einschließlich der Frage, welche Funktionen aktiviert werden können und wer sie nutzen darf.

Die Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Geräte, die für den Zugriff auf die Videokonferenzplattform verwendet werden, ordnungsgemäß bereitgestellt und abgesichert sind. Außerdem müssen Monitoring Tools vorhanden sind, um etwaige Sicherheitsanomalien zu erkennen.

Der Sicherheitsexperte Ashwin Krishnan hat die folgenden Best Practices für die Sicherheit von Video Conferencing vorgeschlagen:

• Erzwingen Sie Startrechte für Meetings.
• Aktivieren Sie den Warteraum und überprüfen Sie die Teilnehmer.
• Verwenden Sie keine Meeting-IDs wieder.
• Fügen Sie ein Meeting-Passwort hinzu.
• Sperren Sie das Meeting, sobald das Quorum erreicht ist.
• Erinnern Sie die Teilnehmer daran, wenn eine Besprechung aufgezeichnet wird.
• Verwenden Sie einen virtuellen Hintergrund.
• Nutzen Sie den Chat-Raum mit Bedacht.
• Halten Sie die Software auf dem neuesten Stand.
• Verwenden Sie Verschlüsselung.
• Deaktivieren Sie nicht benötigte Funktionen.

Für Unternehmen ist die Berücksichtigung von Datenschutzvorgaben auch bei Videokonferenzen besonders wichtig. Oliver Schonschek hat Informationen rund um die Anforderungen an den Datenschutz bei Video Conferencing zusammengefasst.

Verschiedene Kategorien von Video Conferencing

Bei der Auswahl eines Konzepts für Video Conferencing ist es wichtig zu wissen, wie die Technologie eingesetzt werden soll. Wenn die Technik hauptsächlich in einem Sitzungssaal oder Konferenzraum zum Einsatz kommt, eignen sich herkömmliche, auf Hardware-Appliances basierende Lösungen vielleicht noch am besten. Andernfalls empfiehlt es sich, die Video-Conferencing-Kategorie für den persönlichen Gebrauch in Betracht zu ziehen.

Videokonferenzen für den persönlichen Einsatz können mit einer dedizierten Desktop-Appliance durchgeführt werden, in ein Tischtelefon integriert sein oder als softwarebasiertes Video-Conferencing- beziehungsweise Web-Conferencing-Produkt vorliegen, das die Kamera eines Desktops oder Mobilgerätes verwendet.

Besprechungsräume können mit Video Conferencing für den persönlichen Gebrauch ausgestattet werden. Zum Einsatz kommen hierbei eine dedizierte Appliance, Kits, die eine Kamera, Compute- und Audiogeräte kombinieren, oder ein Laptop, der sich mit der Video-Conferencing-Plattform verbinden lässt.

Es ist zudem wichtig, die verschiedenen Bereitstellungsmodelle für Video-Conferencing-Anwendungen zu kennen: On-Premises, SaaS und Hybrid Cloud.

Die IT muss entscheiden, ob Video Conferencing als eigenständige Lösung oder integriert in eine UC-Plattform mit anderen Funktionen wie Voice over IP und Webinar-Software genutzt werden soll.

Video Conferencing: Software und Anbieter

An Anbietern von Videokonferenzsoftware für den Enterprise-Bereich herrscht kein Mangel. Dazu zählen Avaya, Cisco, Fuze, Lifesize, Microsoft, Mitel, Poly, RingCentral und Zoom.

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Die Art des Architekturmodells, das ein Unternehmen implementieren möchte, ist ausschlaggebend für die Wahl des Anbieters. Die Unternehmen müssen auch entscheiden, ob sie ihre Plattform von einem Multipurpose- oder Single-Purpose-Anbieter beziehen möchten.

Firmen sollten ihre Anbieter anhand der folgenden Kriterien evaluieren: geografischer Standort der Unternehmensnutzer, Migrationspfad von einer Legacy-Video-Conferencing-Plattform, Integrationsmöglichkeiten in Dienste desselben Anbieters und von Drittanbietern, Preis- und Lizenzierungsmodell sowie technische Support-Optionen. Andrew Froehlich, Präsident von West Gate Networks, etwa hat in diesem Beitrag Microsoft Teams und Zoom miteinander verglichen.

Implementierung von Video Conferencing

Video-Conferencing-Technologie zu implementieren, ist in mancher Hinsicht einfach und in anderer wiederum schwierig. Zum Beispiel ist das Schreiben von völlig neuem Code, um einer Anwendung Videofunktionen hinzuzufügen, eine Herkulesaufgabe, so David Maldow von Let's Do Video.

Er empfiehlt, einen Teil der Funktionalität über eine API an andere Services auszulagern. Das Ergebnis sind kürzere Entwicklungszeiten, Kosteneinsparungen und aktualisierte Funktionen.

Maldow erläutert einige der Funktionen, die sich per APIs realisieren lassen (etwa virtuelle Hintergründe) sowie Best Practices für die Auswahl eines API-Anbieters.

Endpunkte sind ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Implementierung von Video Conferencing, der nicht übersehen werden sollte. Unternehmen sollten bei der Evaluierung von Endpunkten drei Faktoren berücksichtigen: wie oft Mitarbeiter Video nutzen, ihre Rolle im Unternehmen – zum Beispiel, ob sie Kundenkontakt haben – und wie die Endpunkte finanziert werden.

Jede Organisation implementiert Video Conferencing auf Grundlage der Anforderungen seiner Benutzer unterschiedlich, insbesondere in einer hybriden Arbeitsumgebung. Beachten Sie diese fünf Tipps zur Verbesserung hybrider Videokonferenzen:

1. Fügen Sie den Konferenzräumen Videofunktionen hinzu.
2. Berücksichtigen Sie virtuelle Whiteboards.
3. Verbessern Sie die Qualität von Videoanrufen mit Geräten von Drittanbietern.
4. Ergänzen Sie bei Bedarf Remote-Konnektivität.
5. Legen Sie kulturelle Normen fest.

Video Conferencing: Best Practices für Remote-Mitarbeiter

Die Einführung von Best Practices für Mitarbeiter beginnt mit der Einrichtung einer professionellen Video-Conferencing-Umgebung zu Hause.

Unternehmen mit Angestellten, die ganz oder teilweise remote arbeiten, sollten die Home-Office-Umgebungen ihrer Mitarbeiter prüfen und Anpassungen vornehmen, die die Anwendungs-Performance und die Videoqualität verbessern sowie für ein entspannteres Agieren vor der Kamera sorgen.

Dies erfordert die Auswahl der richtigen Geräte mit Blick auf die Video- und Audioqualität, Hochgeschwindigkeitsanbindung und einen optimalen Workflow, was möglicherweise mehrere Monitore erfordert. Als Nächstes muss man sich überlegen, wie die Konfiguration den Benutzer möglichst positiv präsentieren kann. Einiges davon lässt sich lernen, etwa die idealen Kamerawinkel, während anderes gekauft werden muss, zum Beispiel ein Ringlicht. Unternehmen sollten den Nutzern helfen, die professionellen Anforderungen bestimmter Besprechungen zu verstehen. Dazu zählen die Nutzung von virtuellen Hintergründen mit Firmen-Branding, hochwertige externe Mikrofone und die richtige Verwendung von Screensharing-Funktionen.

Zusätzlich zu den Best Practices für das Home-Office sollten Unternehmen einige grundlegende Best Practices für Video-Meetings berücksichtigen, um ein Burn-out zu vermeiden. Das betrifft beispielsweise die Begrenzung von Meetings auf weniger als eine Stunde, die Reduzierung der Gesamtzahl der Besprechungen, an denen ein Nutzer teilnehmen muss, das Zurückschrauben der Erwartungen hinsichtlich der Frage, ob ein Teilnehmer seine Kamera einschalten muss, und die Vermeidung von aufeinanderfolgenden Meetings ohne Pausen.

Der Einsatz von Video Conferencing in Unternehmen ist auf dem Höhepunkt, nachdem die pandemiebedingte Remote-Arbeit den Anfangsimpuls dazu geliefert hat. Die IT und die Anwender müssen sich an die veränderte Arbeitsumgebung anpassen. Nur so lässt sich das Tool optimal nutzen, das sich schnell zu einem unverzichtbaren Werkzeug für die Produktivität und Zusammenarbeit entwickelt. Dies gilt unabhängig davon, ob die User remote oder im Büro arbeiten.