UC: On-Premises-, Cloud- oder Hybrid-Bereitstellung?

On-Premises-UC

Die On-Premises-Bereitstellung, bei der sich die Server innerhalb des Unternehmensnetzwerks befinden, ist das traditionelle Modell.

Wenn Ihr Standort über keine zuverlässige WAN- oder Internetkonnektivität mit niedriger Latenz und geringem Jitter zu Public-Cloud-Diensten verfügt, dürfte eine Cloud- oder eine hybride Cloud/On-Premises-Umgebung nicht wie gewünscht funktionieren. In diesem Fall ist eine On-Premises-Bereitstellung weiterhin sinnvoll, da Sie mehr Kontrolle über Verbindungen mit niedriger Latenz haben.

Wenn Administratoren die volle Kontrolle über die UC-Umgebung auf Infrastrukturebene benötigen, ist die On-Premises-UC-Bereitstellung ebenfalls die beste Variante. Unternehmen mit Kunden-Contact-Centern benötigen möglicherweise eine On-Premises-UC-Plattform, um Endnutzeranwendungen besser kontrollieren zu können und mehr Flexibilität bei Telefondiensten und Preisoptionen zu haben.

Mit Cloud- und Hybrid-Optionen verlieren Unternehmen einen Großteil dieser Flexibilität, da sie den Preis- und Bereitstellungsoptionen des Service-Providers ausgeliefert sind. Die Kosten für eine On-Premises-Bereitstellung können von einigen Tausend Euro für die Ausstattung eines kleinen Büros bis hin zu mehreren Millionen Euro für große Unternehmen reichen.

Unternehmen, die sich für eine On-Premises-Bereitstellung entscheiden, sollten bedenken, dass die Organisation und die UC-Administratoren gewährleisten müssen, dass Server, Geräte und Anwendungen auf dem aktuellsten Stand sind. Ganz gleich, ob das Update eine neue UC-Funktion ergänzt oder eine neu entdeckte Sicherheitslücke behebt: Die Verantwortung liegt bei den internen Administratoren. Wenn die Mitarbeiter überlastet sind, können sich solche Updates und Patches erheblich verzögern.

Darüber hinaus können größere Software-Updates teure Vorabinvestitionen und einen höheren Administrationsaufwand für die Bereitstellung erfordern. Wer seinen Mitarbeitern die neuesten und sichersten UC-Anwendungen zur Verfügung stellen möchte, sollte daher stattdessen eine Cloud- oder Hybrid-Bereitstellung in Betracht ziehen.

Allerdings verliert das On-Premises-Modell zugunsten von Cloud- und Hybrid-Modellen an Beliebtheit. Trotzdem bleibt es die erste Wahl für mehrere gängige Anwendungsfälle.

Public-Cloud-UC

Cloud Computing im Allgemeinen hat die Unternehmens-IT in den letzten zehn Jahren umgekrempelt. Dennoch haben IT-Abteilungen erst in den letzten Jahren ernsthaft darüber nachgedacht, UC-Apps als gehostete oder UCaaS-Architektur (UC as a Service) in die Public Cloud zu migrieren. Der Hauptgrund für die eher langsame Verbreitung liegt in der Notwendigkeit von Verbindungen mit geringer Latenz bei der Nutzung von UC-Apps, die Echtzeit-Streaming-Medien übertragen und empfangen.

Als die WAN- und Internetkonnektivität ausgereifter und zuverlässiger wurde, begannen IT-Abteilungen, mehr ihrer Anwendungen und Daten in die Cloud zu migrieren. Viele Unternehmen behandeln Public Clouds inzwischen als eine zusätzliche Erweiterung ihrer internen Infrastruktur.

Da sich dieser Trend fortsetzt, haben Organisationen ein wachsendes Interesse daran, neben allen anderen Geschäftsanwendungen auch UC-Services in die Cloud zu migrieren. Auf diese Weise verringert sich der Infrastruktur-Overhead für die Wartung komplexer On-Premises-UC-Server. So muss man bei Cloud-UC-Bereitstellungen, die SaaS-Cloud-Modelle nutzen, nur noch die On-Premises-UC-Endpunkthardware warten, zum Beispiel Tischtelefone und Video-Conferencing-Geräte.

Alle anderen UC-Komponenten und -Dienste werden in der Cloud verwaltet, ohne dass man sich um Ausfälle der zugrunde liegenden Infrastruktur, Servermanagement oder Upgrades der UC-Plattform kümmern muss. Die Verantwortung dafür liegt beim Service-Provider. Außerdem werden neue Funktionen und Upgrades der Serversoftware vom Service-Provider ausgerollt, so dass Ihr Unternehmen schnell auf die aktuellsten und besten Kommunikations-Tools zugreifen kann.

Bei der Evaluation von UCaaS-Bereitstellungen gilt es, eine Reihe von Kosten zu berücksichtigen. Unternehmen benötigen ihre eigenen Endbenutzergeräte, etwa Tischtelefone oder Video-Conferencing-Ausrüstung. Diese Hardware kann entweder direkt gekauft oder über einen kooperierenden Anbieter beziehungsweise Technologiepartner geleast werden.

Die Lizenzierungskosten hängen davon ab, welche UC-Apps den Benutzern zur Verfügung stehen sollen, und sind üblicherweise individuell. Zu den Optionen gehören unter anderem Sprache, Video Conferencing, Web Conferencing, Chat und Dateispeicherplatz. Im Allgemeinen bewegen sich die Preise für diese Services zwischen wenigen Euro pro Benutzer und Monat bis hin zu knapp 50 Euro pro Benutzer und Monat.

UC-Bereitstellungen für Unternehmen mit einer wachsenden Anzahl von Remote-Mitarbeitern passen ebenfalls gut zu einem Bereitstellungsmodell auf Basis einer UCaaS-Plattform. Wenn UC-Anwendungen zentral in einer Public Cloud untergebracht sind, können Remote-Benutzer von praktisch überall auf der Welt auf UC-Dienste zugreifen, ohne dass eine VPN-Software für den Remote-Zugriff erforderlich ist, um sich mit dem Unternehmensnetzwerk zu verbinden. Dies optimiert den Zugriff auf UC-Dienste und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Endnutzer vom Unternehmen zugelassene UC-Apps verwenden. Dadurch lässt sich das Risiko einer Schatten-IT verringern.

Cloud-UC-Bereitstellungen scheitern, wenn die Anbindung eines Unternehmens oder Remote-Büros an den Cloud Service Provider (CSP) schlecht ist oder keine Redundanz besteht. Das ist vor allem für große, geografisch verteilte Organisationen mit weltweiten Remote-Standorten ein Problem. Die Konnektivität an einigen dieser Standorte mag für die Nutzung von Cloud-UC ausreichend sein. Für die Service-Provider ist es jedoch nahezu unmöglich zu garantieren, dass alle Standorte über die Komponenten für niedrige Latenz, hohen Durchsatz und Redundanz verfügen, die für einen zuverlässigen Service erforderlich sind.

Für Unternehmen, die in hohem Maße auf Sprachkommunikation angewiesen sind, können sich On-Premises- oder Hybrid-UC-Optionen als zuverlässiger erweisen. Allerdings nimmt hierdurch die Komplexität zu, und es entstehen höhere Kosten.

Hybride On-Premises- und Cloud-UC-Bereitstellung

Wenn Unternehmen bereits umfangreich in Server für On-Premises-UC investiert haben, aber den Markt für Public-Cloud-UC ausprobieren wollen, kann sich ein Hybrid-Modell als sinnvoll erweisen. Viele Firmen entscheiden sich dafür, kritische Teile ihrer UC-Umgebung, wie Sprach- und Contact-Center-Server, vor Ort zu belassen. Andere Funktionen wiederum, beispielsweise Team-Chat, Web Conferencing und File Sharing, wandern in die Cloud. Auf diese Weise kann die IT einen großen Teil ihrer On-Premises-UC-Investitionen weiter nutzen, während sie weniger latenzempfindliche Services in die Cloud verlagert.

Wenn neue UC-Tools auf den Markt kommen, hat die IT zudem die Möglichkeit, diese intern oder über den CSP bereitzustellen. Ein hybrides UC-Deployment-Modell ist ideal für alle, die sich sämtliche Optionen offenhalten wollen. Dennoch empfehlen sich Hybrid-Bereitstellungen meistens nur als Übergangslösung. Letztlich gelten vollständig gehostete UC-Dienste als ebenso zuverlässig und funktionsreich wie ihre On-Premises-Pendants. Außerdem dürfte die Attraktivität hybrider Bereitstellungen nachlassen.

Entscheidungsfindung und Bereitstellungsprozess

Von den technischen Hindernissen einmal abgesehen, sollte die Entscheidung für das geeignete UC-Bereitstellungsmodell weitgehend denen überlassen werden, die es nutzen. Anwender, Netzwerk- und Sprachtechniker sowie IT-Manager sollten zusammenarbeiten, um die Bedürfnisse der Endnutzer zu ermitteln. Sie sollten besprechen, was sie bei ihren aktuellen UC-Anwendungen nutzen und was sie geändert sehen möchten. Durch diesen Schritt können Unternehmen abschätzen, welche Tools die Anwender auf einer neuen UC-Plattform begrüßen würden.

Viele Geschäftsanwender verwenden zum Beispiel keine Tischtelefone mehr, weil sie entweder einen Großteil ihrer Arbeitszeit außerhalb des Büros verbringen oder modernere Tools für die Team-Chat-Kommunikation nutzen. Ist das der Fall, sollten die Administratoren die UC-Anwendungen und Bereitstellungsmethoden entsprechend anpassen.

Wenn es an der Zeit ist, eine neue UC-Plattform auszurollen, sei es in der Cloud oder On-Premises, können Unternehmen zwischen zwei Migrationsmethoden wählen:

1. Vollständige Migration: Dabei werden alle Benutzer gleichzeitig auf die neue UC-Plattform umgestellt. In diesem Fall muss die IT nicht zwei separate UC-Bereitstellungen für eine bestimmte Dauer unterstützen. Der größte Nachteil bei diesem Ansatz ist der vorgegebene Zeitrahmen, in dem alle Benutzer auf das neue System migriert werden müssen. Größere Probleme während des Migrationszeitraums können das gesamte Unternehmen erheblich beeinträchtigen.

2. Kontinuierliche Migration: Bei einer kontinuierlichen oder fortlaufenden Migration, die abteilungsweise oder gebäudeweise durchgeführt wird, lassen sich potenzielle Fehler und Probleme auf der neuen UC-Plattform in den Griff bekommen, ohne dass davon die Organisation als Ganzes betroffen ist. Diese Methode ist zwar zeit- und arbeitsaufwendiger, reduziert aber das Risiko, dass ein Problem sich auf alle UC-Benutzer im Unternehmen auswirkt.

Unabhängig von der Migrationsmethode sollten Sie bei der Bereitstellung geschäftskritischer Tools wie UC darauf achten, dass Sie vor dem Rollout in den produktiven Betrieb so viele Fehler wie möglich beseitigen. Pilotprogramme sind eine gute Möglichkeit, dieses Ziel zu erreichen.

Wenn Sie ein kleines, aber breitgefächertes Spektrum von Mitarbeitern auswählen, die UC-Apps auf unterschiedliche Weise nutzen, werden Sie höchstwahrscheinlich Probleme mit Hardware, Software oder Konfigurationseinstellungen bei Ihrer neuen UC-Bereitstellung erkennen. Der Autor hat sowohl mit mittelständischen Betrieben als auch großen Konzernen bei Cloud und Hybrid Rollouts zusammengearbeitet. Die in dieser Phase von den Endbenutzern gesammelten Informationen waren beim endgültigen Rollout von unschätzbarem Wert. Dies gilt insbesondere für die Feinabstimmung bestimmter Funktionen, die je nach Unternehmen sehr unterschiedlich ausfallen können.