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TEM-Software sorgt für transparente Mobilfunkkosten
TEM-Software (Telecom Expense Management) ermittelt (und senkt) die Kosten, die bei der beruflichen und privaten Nutzung von mobilen Geräten in Unternehmen entstehen.
Die IT- und Finanzabteilung können mit Hilfe von TEM-Software die technischen und geschäftlichen Prozesse bei der Bereitstellung von Telekommunikations-Verbindungen effizienter gestalten. Der entscheidende Vorteil von TEM: Die Software hilft, Kosten bei mobilen Datentarifen und Daten-Services zu sparen.
TEM steht in engem Zusammenhang mit Managed Mobility Services und ist häufig mit Enterprise Mobility Management (EMM) verknüpft.
Unternehmen können die Lösung sowohl in BYOD-Szenarien (Bring Your Own Device) mit privaten Geräten der Mitarbeiter als auch in Kombination mit firmeneigenen Smartphones einsetzen.
Kosten sparen
Die Transparenz und das Management von Telekommunikationskosten sind ein wichtiges Verkaufsargument von TEM-Lösungen. Smartphones kosten Unternehmen in vielerlei Hinsicht Geld, unter anderem durch Roaming-Gebühren, ungenutzte Geräte und vor allem durch übermäßige Datennutzung.
Einige Mobilfunkanbieter haben daher reagiert und gehen dieses Problem an. Die Web-Dashboards der Netzbetreiber zeigen beispielsweise an, welche Benutzer große Teile des gesamten Datenvolumens eines Unternehmens verbrauchen, und Administratoren können Funktionen wie internationales Roaming automatisch ändern, um ungeplante hohe Rechnungen zu vermeiden.
Diese Tools sind nützlich für kleine und mittlere Unternehmen, die mit nur wenigen Carriern zusammenarbeiten. Größere Firmen benötigen jedoch möglicherweise Hilfe bei der Verwaltung von Dutzenden von Mobilfunkanbietern weltweit. Hier kommt Software für die Verwaltung der Telekommunikationskosten (Telecom Expense Management) ins Spiel.
Funktionen der TEM-Software
TEM-Plattformen verfügen oft über direkte API-Integrationen mit Mobilfunkbetreibern. Dadurch erhalten Unternehmen Transparenz und Kontrolle über Benutzerkonten, Datennutzung und Abrechnung über mehrere Anbieter hinweg. Die Software überprüft Services und Benutzer, entweder sporadisch oder idealerweise kontinuierlich in Echtzeit, um Möglichkeiten für die Ersparnis von Kosten zu finden.
Wie in vielen anderen Branchen nutzt auch TEM die Vorteile der Fortschritte bei der Analytik sowie bei der Durchsetzung von Richtlinien in Echtzeit. Entsprechende Lösungen beherrschen auch die Bearbeitung von Rechnungen, die Vertragsprüfung, helfen bei der Optimierung von Mobilfunktarifen, kümmern sich um die Verteilung der Kosten auf verschiedene Kostenstellen und unterstützen beim Lösen von Streitfällen.
Auf IT-Seite können Benutzer rollenbasierte Richtlinien verwenden. Beispielsweise ist es möglich, einem Manager ein höheres Datenvolumen zuzuteilen oder den Tarif eines Mitarbeiters im Vertrieb um Roaming zu ergänzen, der auf eine internationale Position wechselt.
EMM-Lösungen schaffen hier zusätzliche Transparenz und Kontrolle, da die Ortungsdienste Geräte tracken; und die MDM-Protokolle (Mobile Device Management) für Samsung Knox, Android Enterprise und Apple iOS-Geräte ermöglichen es der IT-Abteilung, die Nutzung von Roaming-Daten im Blick zu behalten. Einige TEM-Produkte verwalten die Nutzung von Daten über Proxy-Server und die Komprimierung (oder sogar das Blockieren) von Datenverkehr.
TEM ist Teil eines größeren Ganzen
Der Return on Investment (ROI) für TEM sollte relativ einfach zu ermitteln sein. Mit den richtigen Kontrollmechanismen können die Finanzabteilungen ihre vorherigen und anschließenden Ausgaben mit den Kosten für den Kauf der Software zur Verwaltung der Telekommunikationskosten vergleichen.
Kosten für das BYOD-Szenario ermitteln
Firmen stehen mehrere Ansätze offen, um den Aufwand zu bezahlen, der den Mitarbeitern entsteht, wenn sie ihre privaten Geräte auch beruflich einsetzen.
Fixbetrag: Die Mitarbeiter erhalten einen fixen monatlichen Zuschuss für ihre Hardware.
Fester Prozentsatz: Firmen übernehmen einen Anteil der monatlichen Mobilfunkrechnungen der Mitarbeiter. Anhaltspunkt dafür ist die durchschnittliche Aufteilung zwischen persönlicher und geschäftlicher Nutzung im gesamten Unternehmen. Einige Unternehmen bieten diese prozentuale Vergütung zusätzlich zu den monatlichen Gerätezuschüssen an.
Variabler Prozentsatz: Firmen treffen individuelle Vereinbarungen mit den Nutzern, um den Anteil der monatlichen Kosten zu decken, die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit entstehen.
Tatsächliche Nutzung: In diesem Modell wird der genaue Prozentsatz der geschäftlichen Nutzung eines jeden Mitarbeiters auf dem persönlichen Gerät ermittelt. Der Wert kann jeden Monat unterschiedlich sein. Die TEM-Software hilft dabei, den Anteil der beruflichen und privaten Nutzung zu unterscheiden.
TEM ist heute häufig Bestandteil größerer Angebote von Managed-Mobility-Management-Services, die beim Lifecycle Management und der Logistik von Geräten und Services weitere Aufgaben übernehmen. Dazu gehören beispielsweise die Bereitstellung von mobilen Geräten oder die EMM-Integration. Software für Telecom Expense Management kann auch Teil von Lösungen werden, die etwa Kosten von Cloud-Diensten wie Software as a Service (SaaS) ermitteln.
Der Nutzer steht im Mittelpunkt
Heute sind sowohl BYOD- als auch COPE-Modelle (Corporate Owned, Personally Enabled) für den Einsatz von mobilen Geräten in Unternehmen weit verbreitet. Einige Anbieter bieten daher noch einen anderen Weg zur Verwaltung der TK-Kosten an: die Trennung der Abrechnung für berufliche und persönliche Nutzung. Hier erfassen Kontrollmechanismen im Netzwerk die Menge der Daten, die einzelne berufliche Apps nutzen, so dass Unternehmen den Betrag bezahlen, der für den Verbrauch dieser Daten anfällt.
Einige Anbieter bieten sogar das sogenannte Null-Daten-Rating an, bei dem das von Unternehmensanwendungen genutzte Datenvolumen nicht mit dem privaten Verbrauch des Nutzers verrechnet wird. Bislang hat sich dieser Ansatz jedoch nicht durchgesetzt. Die Datenkosten der Anwender lassen sich nicht linear skalieren, und der ROI ist schwerer zu ermitteln.
Wie bei allen Prozessen beim Management von Smartphones muss die IT-Abteilung auch beim Einsatz von TEM den Nutzen für das Unternehmen (also potenzielle Kostensenkung) mit den Erwartungen der Nutzer in Einklang bringen. Die Kombination von beruflicher und privater Nutzung erfolgt sogar auf vielen Geräten, die sich im Besitz des Unternehmens befinden. Und die Mitarbeiter können das als einen großen Vorteil sehen, selbst wenn dies nicht offiziell zu ihrem Gehaltspaket gehört. Da die Einschränkung der Nutzung für Unmut sorgen könnte, sollte die IT-Abteilung die Personal- und Rechtsabteilung in diese Entscheidungen einbeziehen.
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