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So erstellen Sie einen effektiven Krisenplan in 12 Schritten
Auf Krisen sollten Sie vorbereitet sein. Wir zeigen Ihnen, welche zwölf Elemente das Grundgerüst eines umfassenden und effektiven Krisenplanes bilden sollten.
Wenn eine Krise dräut, sollten Sie einen vorbereiteten Plan in der Tasche haben. Die Grenze ist fließend, wann sich ein kurzfristiger Ausfall zu einer echten Krise für das Unternehmen auswächst.
Während ein minutenlanger Ausfall nur geringe Konsequenzen haben sollte, wird es gravierender, je länger es dauert und je größere Auswirkungen es gibt. Irgendwann sollte man einen Strich ziehen und eine echte Krise ausrufen und den Krisenplan in Kraft setzen.
Ein Krisenplan sollte für langandauernde Notsituationen Abläufe festlegen. Zu den Themen zählen Personal, Ressourcen, Koordination und Kommunikation.
In diesem Artikel geben wir Empfehlungen, welche Sektionen ein Krisenplan aufweisen sollte und wie dies in ein ausführliches, prozessorientiertes Dokument ausgebaut werden kann.
Organisation und Vorschriften
Geben Sie Rahmenbedingungen und Ziele des Krisenplanes vor. Erklären Sie, welche Aufgaben die Mitglieder des Krisenteams im Notfall übernehmen sollen (etwa Evakuierung und Erste Hilfe). Welche gesetzlichen Vorschriften sind zu beachten und wie sollten Polizei, Feuerwehr und so weiter hinzugezogen werden? Man sollte definieren, wer Zugang zum Krisenplan hat und wie viele Kopien es davon gibt.
Evakuierungsplan
Legen Sie das Procedere bei Evakuierungen fest und die Verantwortlichkeiten. Bei Hochhäusern sollte sichergestellt werden, dass in jedem Stockwerk alle Mitarbeiter gefunden und nach draußen gebracht werden.
Reaktionsstrategie
Legen Sie Rahmenbedingungen fest, wie Sie mit der Krise fertig werden wollen. Dazu gehören Rollen und Verantwortlichkeiten der Team-Mitglieder, Befehlsstrukturen, Kriterien der Krisentypen und Antworten für spezifische Ereignisse.
Kommunikation und Benachrichtigungen
Stellen Sie Richtlinien auf, wer in welcher Reihenfolge benachrichtigt werden sollte. Eine detaillierte Kontaktliste sollte auflisten, wie Team-Mitglieder, Lieferanten, Polizei, Feuerwehr und sonstige Behörden erreicht werden können. Rollen und Verantwortlichkeiten sollten aufgeführt sein.
Legen Sie einen Prozess fest, wie Team-Mitglieder schnell benachrichtigt und deren Standort und Sicherheit festgestellt werden können. Verlassen Sie sich nicht nur auf die IT, sondern denken Sie auch an Funkgeräte und Sirenen.
Medien-Management
Legen Sie Richtlinien für den Umgang mit den Medien während und nach dem Zwischenfall fest. Bereiten Sie vorgegebene Aussagen vor, identifizieren Sie primäre und sekundäre Medienkontakte, legen Sie im Voraus fest, an welchen Orten Interviews gegeben werden können. Bereiten Sie Ihre Team-Mitglieder auf den Umgang mit Medien vor. Gehen Sie in ähnlicher Weise auch bei den sozialen Medien wie Facebook oder Twitter vor.
Krisenprozesse
Bei einem Zwischenfall sollten die Mitglieder des Krisen-Teams übereinkommen und den Schweregrad einstufen. Dementsprechend sollte die Anfangsreaktion ausfallen. Spezifische Antworten sollten auf den jeweiligen Zwischenfall abgestimmt sein. Bei einem Feuer im Gebäude wird das anders aussehen als bei einer Überschwemmung. Legen Sie Folgeprozesse fest, wenn ein Zwischenfall eskaliert. Die Anweisungen sollten logisch und leicht verständlich sein.
Interaktion mit anderen Plänen
Sorgen Sie dafür, dass der Krisenplan auf andere Pläne wie den Business-Continuity-Plan, Disaster-Recovery- und Cyber-Security-Plan abgestimmt ist.
Bewusstsein und Training
Entwickeln Sie Trainingsprogramme für Team-Mitglieder und führen Sie diese durch. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter den Krisenplan zur Kenntnis nehmen.
Testen Sie den Plan
Führen Sie in regelmäßigen Abständen Tests durch, ob Ihre Pläne funktionieren. Dabei kann die Spannbreite von Übungen am Schreibtisch bis zu umfassenden Tests für das gesamte Unternehmen reichen einschließlich Aktivierung des Krisen-Teams.
Halten Sie den Plan aktuell
Aktualisieren Sie den Plan jährlich oder gegebenenfalls öfters. Stellen Sie einen Jahreskalender zusammen, in dem Test-, Informations- und Trainingsaktivitäten aufgeführt sind.
Glossar erstellen
Stellen Sie ein Glossar mit wichtigen Begriffen und Abkürzungen zusammen.
Anhänge
Das letzte Element eines Krisenplanes sind die Anhänge. Dazu gehören:
- Szenarien für definierte Zwischenfälle
- Formulare und Checklisten
- Organisationspläne
- Pläne der Ausweichstandorte
- Kontaktlisten
Diese Ratschläge sollen ein Startpunkt sein. In einen umfassenden Krisenplan gehören noch wesentlich mehr Punkte. Sichern Sie sich die Unterstützung der Geschäftsführung.
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