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So drucken Sie mit Microsoft Universal Print aus der Cloud
Microsoft Universal Print ermöglicht das Auslagern von Druckservern in die Cloud, sodass Anwender von virtuellen und Remote-Desktops unkompliziert drucken können.
Microsoft Universal Print ist ein Cloud-Dienst von Microsoft, über den Mitarbeiter sämtliche für sie freigegebenen Drucker über einen zentralen Kanal erreichen können, um von überall aus zu drucken. Da der Druckserver in die Cloud verlagert ist, benötigen Sie nur dann einen lokalen Server, wenn Ihre Drucker Universal Print nicht unterstützen.
Der Dienst soll eine unkomplizierte Verarbeitung von Druckaufträgen aus Azure Virtual Desktop und Windows 365 ermöglichen. Aber auch das Drucken von anderen Cloud-Services und aus dem Home-Office ist mit Universal Print umsetzbar. Dazu muss auf den Clients Windows 10 oder Windows 11 installiert sein.
Lizenzierung und Einstieg in Universal Print
Zum Verwenden von Microsoft Universal Print benötigen Sie keinen speziellen Treiber auf den Clients. Sie schicken die Druckdaten an Microsoft Azure. Danach sendet der Cloud-Service den Auftrag an den bevorzugten Drucker. Das vereinfacht somit das Bereitstellen eines neuen Druckers, weil Sie nicht mehr die zugehörige Software auf allen Clients zu installieren brauchen.
Benutzer müssen sich nur mit Universal Print verbinden und können danach unproblematisch auf alle angebundenen Drucker des Unternehmens zugreifen. Sie können die Rechte zum Drucken sowohl über Active Directory als auch über Azure Active Directory steuern.
Universal Print ist Teil der Abonnements Microsoft 365 F3, E3, E5, A3 und A5 sowie Microsoft 365 Business Premium. Zudem ist das Tool in Windows 10 und 11 Enterprise E3, E5, A3 und A5 Universal Print verfügbar.
Der Dienst erstellt einen Pool von Druckaufträgen, die allen Benutzern mit einer Lizenz zur Verfügung stehen. Jede Universal-Print-Lizenz umfasst 5 Druckaufträge pro Monat. Bei einem Abonnement mit 1.000 lizenzierten Benutzern können diese also zusammen 5.000 Aufträge drucken. Ungenutzte Kontingente verfallen am Ende jeden Monats. Unternehmen können jedoch zusätzliche Aufträge für 25 US-Dollar pro 500 Stück erwerben.
Als ein Druckauftrag gilt jeweils ein Dokument, unabhängig von der Anzahl der Seiten oder gedruckten Kopien. Ein Auftrag ist abgeschlossen, wenn er erfolgreich einen Drucker oder einen Drittanbieterdienst erreicht, der mit Universal Print zusammenarbeitet.
Universal Print ersetzt das Drucken per VPN und andere Workarounds
Einfach ausgedrückt ermöglicht Universal Print das Bereitstellen von Druckservern in der Cloud. Früher stellten Administratoren Druckerzugriff oft über ein VPN her. Das ist allerdings fehleranfällig, kompliziert und ineffizient. Wechseln Anwender ihren Standort müssen Admins mitunter den Aufbau anpassen und neue Einstellungen setzen. Universal Print soll all diese Probleme eliminieren.
Das Tool erlaubt Nutzern das Drucken unabhängig von ihrem Standort. Eine direkte Verbindung mit dem Unternehmensnetzwerk ist dabei nicht notwendig; solange sie auf Universal Print zugreifen können, drucken Anwender mobil von ihren Notebooks, Smartphones und Tablets aus. Sie können Regeln festlegen, anhand derer der Dienst automatisch Drucker zuweist.
Internet Printing Protocol und Universal Print
Universal Print nutzt das Internet Printing Protocol (IPP), um eine Verbindung zwischen Client und Drucker herzustellen. Das Protokoll erkennt die Funktionen des Druckers und lässt Nutzer aus diesen wählen, ohne dass sie einen Treiber auf ihrem Gerät installiert haben.
Eine wichtige Voraussetzung, damit das funktioniert, ist ein kompatibler Drucker. Administratoren müssen prüfen, ob die vorhandene Hardware in der Lage ist, mit Universal Print zu arbeiten. Microsoft bietet für inkompatible Drucker ein Tool namens Universal Print Connector; allerdings sollte Sie es nur im Ausnahmefall nutzen, denn dazu ist zusätzliche Software auf den Clients und in größeren Umgebungen auf dem Server nötig. Für Abonnenten von Universal Print steht der Connector kostenlos zum Download zur Verfügung.
Verbindung zwischen Clients, Drucker und Azure
Da Drucker im Netzwerk ein Einfallstor für Hacker und Malware darstellen, geht der Verbindungsaufbau immer nur vom lokalen Netzwerk aus, nie von Azure. In regelmäßigen Abständen fragen IPP-Drucker die Druckwarteschlangen in Universal Print auf Microsoft Azure ab und führen Druckaufträge aus. Universal Print ist also nicht der Initiator der Verbindungen. Verwenden Sie Universal Print Connector, stellt dieser die Verbindung her und sendet danach die Druckaufträge zu den internen Druckern.
Sie müssen an Ihren internen Firewalls keine Einstellungen ändern. Der komplette Datenverkehr wird über das interne Netzwerk zu Universal Print gesteuert. Die Übertragung der Daten findet verschlüsselt statt. Daten aus den Druckwarteschlangen werden in Microsoft-Rechenzentren am Standort des Abonnenten und nicht in Office Data Storage gespeichert. Sie können außerdem bestimmte Aufträge sperren, so dass ein Nutzer sie erst drucken kann, wenn am Drucker eine PIN eingegeben wurde. Das soll verhindern, dass unberechtigte Personen versehentlich sensible Dokumente lesen.
Administratoren, die Druckereinstellungen vornehmen müssen, sollten Sie die Rollen Printer Administrator oder Global Administrator im Azure-Abonnement zuweisen.
Alternative zu Microsoft Universal Print: Ezeep
Wenn Sie aus verschiedenen Gründen Universal Print nicht verwenden möchten, können Sie alternativ auf Ezeep setzen. Das Tool ermöglicht auch das Drucken über das Internet von Geräten mit iOS, Android und macOS aus.
