Sechs Fragen vor dem Kauf einer Collaboration-Lösung
Art der Bereitstellung, Kosten, Offenheit für externe Anwendungen oder Sicherheit - Firmen sollten vor der Auswahl einer Collaboration-Lösung einige Fragen beantworten.
Die meisten Analysen zu Tools für die Collaboration aus der Cloud konzentrieren sich auf bestimmte Merkmale, die ein Produkt von einem anderen unterscheiden. Dieser Ansatz ist völlig legitim. Denn wenn eine App für die Cloud-Zusammenarbeit nicht die Funktionen bietet, die sie benötigen, sollten Firmen die Finger davonlassen. Es gilt: auch wenn viele Cloud-Collaboration-Tools ähnliche Funktionalitäten bieten, unterschieden sie sich.
Die meisten Tools für die bessere Zusammenarbeit von Teams setzen für die Kommunikation in Unternehmen den Schwerpunkt auf Messaging. Mit anderen Worten: Mitarbeiter können Instant Messaging nutzen, um sich für ein bestimmtes Projekt mit den darin involvierten Kollegen, Teams oder anderen Benutzern zu vernetzen. Die verfügbaren Produkte enthalten zu diesem Zweck grundlegemde Funktionen wie Messaging und File Sharing. Aber selbst diese gemeinsamen Funktionen, die Schnittstelle und die Methode, mit der die Messaging-Aufgaben ablaufen, werden sich unterscheiden.
Zum Beispiel erfordert die gemeinsame Nutzung von Dateien in Google Hangouts, dass Benutzer ein Konto für Google Drive besitzen. Das Laufwerk wird als Repository verwendet, die Freigabe von Inhalten während des Chats erfolgt über Download-Links. Für Unternehmen, die Google Drive als Service einsetzen, entstehen so lückenlose Workflows.
Unternehmen, die nicht auf Google Drive setzen, müssen entscheiden, ob sie ihr geistiges Eigentum für den Cloud-Storage-Service von Google zulassen wollen. Alternativ können Anwender mit einer offeneren Plattform wie Slack Dateien über Google Drive gemeinsam mit Cloud-Storage-Produkten von anderen externen Anbietern wie Box oder Dropbox nutzen. Dies erfolgt natürlich zusätzlich zur eigenen File-Sharing-Plattform von Slack.
Wie wird der Service bereitgestellt?
Eine wichtige Überlegung beim Kauf einer Lösung ist, ob die Plattform nur einen bestimmten Teil der Collaboration-Anforderungen eines Unternehmens abdecken soll oder ob die Plattform als Zentrale für alle Collaboration-Anwendungen dient. Für den ersten Fall reichen abgespeckte Produkte aus, weil sie punktgenau nur die Funktionen bieten, die Firmen wirklich brauchen. Im zweiten Fall sollten Firmen auf vollwertige Team-Collaboration-Tools setzen, die Funktionen wie Messaging, Telefonie und Videokonferenzen umfassen, um ihre Projektziele zu erreichen.
Video ist ein Bereich, bei dem sich die Produkte stark voneinander unterscheiden. Die meisten Lösungen stellen zumindest rudimentäre Peer-to-Peer-Videos und Team-Videos für mehrere Benutzer bereit. Wenn Firmen jedoch Gruppen-Videositzungen mit Hunderten von gleichzeitigen Benutzern oder traditionelle Webinar-Funktionen benötigen, sind deren Möglichkeiten begrenzt.
Die meisten Team-Collaboration-Tools bieten Messaging-zentrierte Kommunikation innerhalb eines Unternehmens.
Andere Funktionen wie die Integration von Short Message Service (SMS), Teilen des Bildschirms, interaktives Whiteboard oder der Zugriff auf eine Wissensdatenbank für Endbenutzer werden Teil einer umfassenden Cloud-Collaboration-Strategie sein, die sich je nach Plattform des Anbieters und Vorlieben der Nutzer unterscheiden wird. Hier ergeben Pilotprojekte für verschiedene Technologien Sinn.
Über die Pilotprojekte erhält die IT-Abteilung über einen Test Feedback der Endnutzer zu zwei oder drei Collaboration-Tools, die für das Unternehmen in Frage kommen. Da dieses Feedback zeigt, welche Bedürfnisse und Anforderungen die Benutzer haben, kann die IT diejenige Team-Messaging-Anwendung auswählen, die nach Ansicht der Benutzer am besten zu ihnen passt. Auf diese Weise liegt die endgültige Entscheidung bei den Endnutzern.
Neben spezifischen Funktionen, die ein Produkt von einem anderen unterscheiden, müssen Käufer einige zusätzliche Elemente in Betracht ziehen, bevor sie eine Team Collaboration App auswählen.
Wie geht das Produkt mit der Datensicherheit um?
Je nach Branche müssen Firmen möglicherweise strenge Anforderungen an Risikomanagement und Compliance einhalten. Daher sollten sie prüfen, wie die verschiedenen Team-Collaboration-Lösungen das Thema Datensicherheit angehen, ob sie beispielsweise eine End-to-End-Verschlüsselung für Nachrichten bieten und Daten auch während der Übertragung verschlüsseln. Es kann auch sein, dass Firmen Verschlüsselungs-Keys auf ihren eigenen Servern speichern und verwalten – selbst wenn der Service von einem externen Anbieter verwaltet wird.
Inwieweit ist der Service offen für die Integration externer Apps?
Unternehmen sollten genau prüfen, wie sich die Team-Collaboration-Lösung um Web- oder Cloud-basierte Anwendungen von externen Anbietern erweitern lässt. Ein Beispiel dafür ist Slack, da es mehrere File-Sharing-Anwendungen aus der Cloud unterstützt.
Unternehmen können auch von der Integration anderer Anwendungen in die gesamte Collaboration-Landschaft profitieren, etwa von Bots auf Basis künstlicher Intelligenz im Bereich Messaging. Die Anforderungen für die Integration von Apps können je nach Unternehmen oder Fachabteilung unterschiedlich sein.
Die Marketingabteilung könnte es zum Beispiel nützlich finden, das eine Team Collaboration App mit CRM-Systemen wie Salesforce oder SugarCRM verknüpft ist, damit Teammitglieder Daten aus diesen Anwendungen in verschiedenen alltäglichen oder projektbezogenen Aufgaben nutzen können. Einige Produkte bieten eine API für die Integration von selbst entwickelten Anwendungen. Firmen sollten daher ihre Software-Entwickler ins Boot holen, um zu eruieren, welche Plattformen welche Arten der Integration erlauben.
Ferner unterscheiden sich die mobilen Apps stark von Konkurrenzprodukten. Einige Anbieter ermöglichen die vollständige Interoperabilität innerhalb einer mobilen Anwendung, während andere nur einen kleinen Teil an Funktionen bereitstellen. Dies kann ein besonders wichtiger Entscheidungsfaktor sein, je nachdem, ob die meisten Benutzer typischerweise am Schreibtisch sitzen oder ob sie generell viel unterwegs sind und daher regelmäßig mobile Geräte für die Zusammenarbeit nutzen.
Wie und auf welchen Kanälen erfolgt der technische Support?
Auch der IT-Support stellt einen wichtigen Entscheidungsfaktor dar. Zum Beispiel bieten einige Messaging-zentrierte Collaboration-Tools mehrere Kanäle für das Anfordern von technischem Support. Einige Hersteller liefern nur die Grundlagen wie Wissensdatenbanken oder Video-Tutorials. Andere Collaboration-Tools bieten interaktive Optionen wie Web-Ticketing, E-Mail, Live-Chat und Telefon-Support.
Auch den First-Level-Support gestalten die Anbieter unterschiedlich. Einige Modelle für die Lösung von Problemen bieten direkten First-Level-Support beim Service-Provider, während andere einen Service-Partner für Support-Anfragen einsetzen.
Wie erfolgt die Administration?
Die Administration der verschiedenen Benutzer und Gruppen von Collaboration Tools stellt eine große Herausforderung dar. Wie granular sind die Optionen für die Verwaltung, wie komplex ist das Tool? Diese Entscheidung sollten die IT-Mitarbeiter treffen, die am Ende die Anwendung und die Nutzer verwalten.
Einige Plattformen entscheiden sich für Einfachheit und bieten nur wenige Optionen für das Erstellen, Importieren und Verwalten von Benutzern und ihren Rechten. Andere Produkte hingegen bieten eine breite Palette von Optionen für die Konfiguration und die Bereitstellung von Collaboration-Services, die auf die spezifischen Bedürfnisse der Endbenutzer zugeschnitten sind. Dies ist besonders wichtig, wenn es um Data Loss Prevention (DLP) für die Anwender von Team-Collaboration-Tools geht.
Wieviel kostet die Collaboration-Lösung?
Schließlich fließen auch die Kosten in die Überlegungen ein, da sich die Preismodelle zwischen den Produkten aufgrund der großen Differenzen bei Funktionen und Verwaltungsoptionen stark unterscheiden können. Deshalb ist es so wichtig, dass Firmen vor dem Kauf einer Lösung für die bessere Zusammenarbeit eine Due-Diligence-Prüfung durchführen, um festzustellen, welches Produkt und letztendlich welches Preismodell am sinnvollsten ist. Das heißt, sie analysieren die Stärken und Schwächen der Lösung und die damit verbundenen Risiken.
Ein Vorteil ist, dass einige Hersteller mehrere Preisstufen, Testversionen und Freemium-Optionen anbieten. Letztendlich können Firmen wählen zwischen Lizenzen mit höherem Preis und höherem Funktionsumfang für Power-User sowie kostengünstigeren oder sogar kostenlosen Versionen für andere Mitarbeiter. Die kostengünstigen Lösungen umfassen zwar nicht alle Collaboration-Funktionen, bieten aber die wichtigsten Punkte unter einer einzigen, zentralen Management-Konsole an.
Anmerkung der Redaktion
Die Redakteure von TechTarget konzentrierten sich bei den Produkten für die Zusammenarbeit in Teams auf zehn führende Cloud-basierte Services mit starken Messaging-Komponenten. Unsere Analyse umfasst Daten aus Umfragen von TechTarget und Studien von renommierten Marktforschungsunternehmen wie etwa Gartner.
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