SAP Business One: Funktionen, Preisgestaltung und Add-ons

Funktionen und Branchen

SAP Business One eignet sich aufgrund seiner Funktionen für das Bestandsmanagement gut für den Handel, die Fertigung, die Dienstleistungsbranche und den Einzelhandel. Die Lagerbestandsverwaltung war schon immer eine der Stärken von Business One. Das System ist für aufstrebende Unternehmen gedacht, die über ihre SAP-Einstiegspakete hinausgewachsen sind, da diese in der Regel nicht sehr gut größere Lagerbestände verwalten können.

Zusätzlich zu den Kernmodulen für Hauptbuch (General Ledger), Verkauf und Einkauf bietet SAP Business One Customer Relationship Management (CRM), Servicemanagement, Projektmanagement sowie Bestands- und Materialbedarfsplanung.

SAP Business One umfasst auch Funktionen für die Fertigung, die sich für die meisten Unternehmen mit geringeren Anforderungen an Fertigung und Bestandsverwaltung eignen. Für Unternehmen, die robustere Fertigungsfunktionen benötigen, sind verschiedene Erweiterungen von Drittanbietern erhältlich.

SAP Business One ist eine gute Wahl für Unternehmen, die weltweit tätig sind, da die Software mehrere Währungen unterstützt. Es unterstützt außerdem zahlreiche Länderlokalisierungen, einschließlich landesspezifischer gesetzlicher Anforderungen, Steuern und Bankwesen. Business One steht in 27 Sprachen zur Verfügung und ist für über 40 Länder weltweit lokalisiert.

Vor- und Nachteile

Jeder, der an der Nutzung von Business One interessiert ist, sollte die Vor- und Nachteile des ERP-Systems sorgfältig abwägen.

Auf der positiven Seite ist zu vermerken, dass SAP weiterhin in die Entwicklung von Business One investiert hat und es anderen Tools innerhalb des SAP-Ökosystems ermöglicht, mit Business One zu arbeiten.

Besonders hervorzuheben ist dabei Crystal Reports, mit dem Anwender Daten aus Business One beziehen können. Benutzer können sich auch für den Zugriff auf die HANA-Datenbank entscheiden. SAP ist außerdem bestrebt, seine IoT-, Blockchain-, Mobile- und andere transformative Technologien ebenfalls zu verbessern. SAP legt Wert auf Anpassungsfähigkeit und Integration, so dass es über starke Programmierschnittstellen (APIs) verfügt.

Business One ist allerdings nicht ohne Schwächen. So enthält es zum Beispiel kein Modul für Gehaltsabrechnungen, und Unternehmen benötigen hierfür Produkte von Drittanbietern. Diejenigen, die Business One in Betracht ziehen, sollten auch berücksichtigen, dass das HR-Modul nur eine begrenzte Funktionalität zur Verfügung stellt.

Obwohl die allgemeinen Berichtsfunktionen von SAP leistungsfähig sind, ist das Finanzberichtswesen weniger flexibel, als es Benutzer wünschen. Unternehmen werden für eine robuste und flexible Finanzberichterstattung auf Anwendungen von Drittanbietern zurückgreifen müssen.

Führungskräfte aus dem Non-Profit- oder Regierungsbereich, die Business One in Erwägung ziehen, sollten sich der Einschränkungen des Produkts bewusst sein, insbesondere wenn sie eine Fondsbuchhaltung benötigen.

Datenbankwahl: Cloud versus On-Premises

SAP Business One bietet die Flexibilität, lokal auf den eigenen Servern eines Anwenderunternehmens, in einer Private Cloud mit einem dedizierten Server oder in einer Public Cloud mit einem gemeinsam genutzten Server eingesetzt zu werden. Obwohl Business One ursprünglich nicht als natives Cloud-Produkt entwickelt wurde, hat SAP daran gearbeitet, das Produkt an eine mandantenfähige Cloud-Umgebung anzupassen.

Unternehmen, die sich für Business One entscheiden, müssen sich auch für die zugrunde liegende Datenbankversion entscheiden. Das Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) unterstützt sowohl Microsoft SQL Server als auch auf die In-Memory-Datenbank SAP HANA. Die meisten Neukunden entscheiden sich aufgrund der Geschwindigkeit für HANA. SAP hat angekündigt, dass sich die Bemühungen zur Verbesserung neuer Funktionen vor allem auf die HANA-Version von Business One konzentrieren.

Preisgestaltung und Kaufprozess

Business One wird über ein Netzwerk von zertifizierten Value Added Reseller (VARs) vertrieben, die auch Implementierungsdienste und laufenden Support anbieten. SAP verkauft die Software nicht direkt an Kunden, sondern nutzt stattdessen einen Reseller Channel mit umfassender Erfahrung mit ERP- und CRM-Software.

SAP veröffentlicht keine Preise direkt, doch Unternehmen mit einfachen Anforderungen können damit rechnen, mindestens 10.000 Euro für ein kleines System mit wenigen Benutzern auszugeben. Ein mittelgroßes System mit acht bis zehn Anwendern kostet ein Vielfaches dieses Betrags; und bei größeren, komplexeren Unternehmen können die Kosten für die ERP-Software im sechsstelligen Bereich liegen. Die Implementierungs- und Schulungsleistungen variieren, doch die meisten Unternehmen sollten damit rechnen, dass sie für Dienstleistungen genauso viel ausgeben wie für Softwarelizenzen.

Die Preise für Business One werden auf der Basis namentlich genannter Benutzer festgelegt. Es gibt mehrere verschiedene Benutzertypen. Ein professioneller Benutzer hat Zugang zu allen Systemfunktionen und ist daher der teuerste. Eingeschränkte Benutzer haben Zugriff auf nur einen Teil der Systemfunktionen und sind preisgünstiger.

Zu den eingeschränkten Rollen gehören CRM- und Vertriebsanwender, Finanz- und Logistikmitarbeiter. Ein Systemadministrator kann den Zugriff auf verschiedene Systeme auf der Grundlage von Datensicherheitsanforderungen einschränken.

Business One ist auch auf Subskriptionsbasis (Abonnement) für Unternehmensleiter erhältlich, die es vorziehen, laufende Betriebskosten (Opex) statt einmaliger Investitionskosten (Capex) in ihrer Kalkulation zu berücksichtigen. Jeder, der diese Option in Betracht zieht, sollte damit rechnen, sich auf mindestens ein volles Dienstjahr festzulegen. Dreijahresverträge sind üblich, da ein längeres Engagement zu niedrigeren Kosten pro Monat führt.

Add-ons von unabhängigen Softwareanbietern

Business One ist flexibel und anpassungsfähig. SAP legte großen Wert auf APIs und ermöglichte damit Programmierern die Entwicklung von Erweiterungen und branchenspezifischen Add-ons, die das Produkt verbessern und seinen adressierbaren Markt erweitern. Hunderte von unabhängigen Softwareanbietern haben die Technologie-Roadmap von SAP genutzt, um SAP Solution Extensions (Lösungserweiterungen) zu erstellen, die sich in Business One integrieren lassen.

Zu den SAP Solution Extensions gehören Produkte für die Automatisierung der Softwareprogrammierung, Benutzerfreundlichkeit, Dokumentenverwaltung und Kreditkartenverarbeitung sowie Branchenerweiterungen unter anderem für diskrete Fertigung, die Lebensmittel- und Getränkeindustrie und medizinische Unternehmen.

Die Mehrheit der Unternehmen, die Business One einsetzen, benötigen mindestens ein Zusatzprodukt, um Anforderungen zu erfüllen, die nicht in der Kernfunktionalität des ERP-Systems enthalten sind.

SAP empfiehlt potenziellen Käufern, bei der Auswahl von Add-Ons von Drittanbietern mit VARs zusammenzuarbeiten. VARs kennen die Produkte auf dem Markt; sie können bei der Suche nach der Software helfen, die zur Erfüllung bestimmter Anforderungen benötigt wird. Die besten Produkte von Drittanbietern sind von SAP zertifiziert. Add-on-Anbieter mit begrenzter SAP-Erfahrung haben eine Integrationsstrategie entwickelt, diese aber nicht bei SAP zertifiziert.

Integration

SAP bietet eine Reihe von Integrationsoptionen für Business One.

So gibt es zum Beispiel eine Reihe von Integrationswerkzeugen – sowohl von SAP als auch von Drittanbietern –, die Adapter für die Verbindung mit externen Produkten bereitstellen und lose gekoppelte Integrations-Workflows verwalten. Diese stellen die Verbindung zu E-Commerce-Plattformen von Speditionen zu EDI-Diensten oder zu einer Vielzahl anderer Software und Dienstleistungen her, die die Reichweite des ERP-Systems erhöhen.