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Richtige Archivierung von Dateiservern
Schon mit kostenloser Software können Sie rechts- und revisionssicher archivieren oder mit Bordmitteln wichtige Dateien unveränderlich sichern.
Rechts- und revisionssichere Archivierung spielt durch verschiedene Gesetze für Unternehmen eine wesentliche Rolle. Sollen Daten archiviert werden, denken viele Verantwortliche von Microsoft-Netzwerken vor allem zunächst an Exchange- oder SharePoint-Archivierung. Bei diesen beiden Systemen sind Archivierungsfunktionen schon direkt integriert. Außerdem gibt es noch verschiedene Tools von Drittherstellern, die bei der Archivierung von E-Mails oder SharePoint-Bibliotheken helfen.
Aber auch Daten auf Dateiservern müssen in vielen Fällen archiviert werden. Oft benötigen Unternehmen aber keine komplizierten Serverlösungen für die Archivierung und auch keine rechtssichere Archivierung. Es genügt einfach ein Archiv für Dokumente, auf das Anwender lesend zugreifen dürfen, aber keine Dateien mehr verändern können. Hier gibt es zum Beispiel die Möglichkeit auf Basis von Windows-Bordmitteln zu arbeiten, oder auf kostenlose Lösungen zu setzen. Wir zeigen Ihnen auf was Sie achten müssen, und wie Sie dabei vorgehen.
Enterprise Content Management versus Archivierung
Viele Unternehmen setzen im Bereich der Archivierung auf Systeme für Enterprise Content Management (ECM). Diese sind allerdings teuer, kompliziert in Einrichtung sowie Verwaltung, und brauchen auch eine eigene Serverstruktur. In vielen Fällen sind die umfassenden Funktionen von ECM-Lösungen aber nicht notwendig, sondern einfache Archivierungslösungen reichen aus. Welche Lösung Unternehmen einsetzen, hängt natürlich von den entsprechenden Ansprüchen ab. Reicht die Auslagerung in ein Dateisystem aus, oder sollen Dokumente in einer Datenbank gespeichert werden? Sind außerdem noch revisionssichere Dokumente wichtig, müssen die Daten in eine Datenbank ausgelagert und besonders gesichert werden.
Das Standarddateisystem von Windows Servern, NTFS (New Technology File System), reicht für diese Zwecke allerdings nicht aus. Auch das Dateisystem ReFS (Resilent File System) in Windows Server 2012/2012 R2 kann nicht rechtssicher archivieren. Das heißt, in vielen Fällen benötigen Unternehmen Zusatzlösungen auf den Dateiservern. Diese sollen die Daten rechtssicher archivieren oder zumindest Dateien auf andere Datenträger und in Datenbanken auslagern können.
Mit etwas Recherche im Internet sind haufenweise kostenpflichtige Lösungen zur Archivierung zu finden. Viele Hersteller von Backup-Lösungen bieten ebenfalls Archivierungslösungen als Zusatz zur Sicherungslösung an. Es kann also durchaus sinnvoll sein, beim Hersteller Ihrer Backup-Software nachzufragen, ob eine Archivierungsfunktion zur Verfügung steht und wie sich diese in die bestehende Sicherungslösung einbinden lässt. Allerdings ist in vielen Fällen eine kleinere Lösung ausreichend. Wir stellen nachfolgend Möglichkeiten für die Befehlszeile sowie kostenlose Tools vor.
Archivierung über die Befehlszeile
In sehr vielen Fällen muss die Archivierung nicht rechtssicher sein, sondern nur sicherstellen, dass bestimmte Dateien abgelegt werden. Hier hilft zum Beispiel das Windows-Tool robocopy.exe. Es verfügt über zahlreiche Optionen und Möglichkeiten zur Archivierung. So besteht zum Beispiel die Möglichkeit, in einer Batchdatei mit robocopy.exe zu bestimmten Zeiten Daten zu kopieren oder zu verschieben.
Das Ziel-Verzeichnis kann mit Windows-Rechten besonders abgesichert werden, sodass Robocopy in das Verzeichnis schreiben kann, während andere Anwender nur lesen dürfen. So können Sie einen schnellen und kostenlosen Weg zur Archivierung oder auch Sicherung von Dokumenten gehen. Sie müssen dazu einfach eine Batchdatei schreiben, die Ihre Daten auf andere Datenträger auslagert.
Hier bietet sich zum Beispiel ein NAS-System oder ein externer Datenträger an. Neben Robocopy können Sie auch das Befehlszeilen-Tool forfiles.exe zur Archivierung von Dateiservern nutzen. Auch hier lassen sich Dateioperationen auf mehrere Dateien auf einmal anwenden. Das Tool steht in Windows zur Verfügung. Es bietet wie Robocopy mit der Option /? eine ausreichende Hilfe an.
Archivierung und mehr mit Open Source
Unternehmen, denen kommerzielle ECM-Lösungen zu teuer, aber die Möglichkeiten von forfiles.exe und robocopy.exe zu wenig sind, können auch auf kostenlose ECM-Anwendungen und Open-Source-Archivierung setzen. In diesem Bereich sind vor allem die Lösungen Alfresco, Agorum Core, Bitfarm und Plone interessant. Sie stehen kostenlos zur Verfügung, lassen sich aber mit zusätzlichem Support auch kostenpflichtig erweitern. Da alle Pakete kostenlos zur Verfügung stehen, und die Installation auch nicht sehr kompliziert ist, verschaffen Sie sich am besten selbst einen Überblick.
Alfresco erlaubt zum Beispiel die Archivierung direkt über den Windows-Explorer, sowie die Anbindung von Mac-Rechnern. Außerdem lässt sich Google Docs anbinden. Sie können die Alfresco auch mit SharePoint verbinden. Für Unternehmen, denen die kostenlose Version nicht genügt, steht auch eine kostenpflichtige Version inklusive Support direkt von den Alfresco-Entwicklern zur Verfügung.
Das kostenlose Bitfarm-Archiv stammt vom deutschen Unternehmen bitfarm Informationssysteme in Siegen. Die Lösung steht auch für Windows Server 2012 und Windows Server 2012 R2 bereit. Die Software ist Open Source, wird also von einer aktiven Community ständig weiter entwickelt. Bitfarm-Archiv kann auch E-Mails archivieren und sich direkt in Office-Programme integrieren. Auch Workflow-Systeme lassen sich zur Zusammenarbeit überreden. Seine Daten speichert Bitfarm-Archiv in eine ebenfalls kostenlose MySQL-Datenbank. Die Installation, inklusive Testzugang ist schnell abgeschlossen.
Agorum ist eigentlich ein kostenpflichtiges Archivierungssystem, steht aber auch als kostenlose Core-Version zur Verfügung. Auch hier bietet der Hersteller kostenpflichtigen Support und erweiterte Möglichkeiten, wenn Sie das Produkt kaufen. Agorum steht auch als Linux-Version zur Verfügung. Außerdem stellen die Entwickler umfangreiche Handbücher als PDF-Dateien zum Download bereit.
Plone gehört mit Sicherheit zu den umfangreichsten Lösungen im Open-Source-Archivierungsbereich. Allerdings gibt es Plone nur in Englisch und es ist komplexer bei der Einrichtung.
Fazit
Wollen Unternehmen Dateiserver archivieren, muss zunächst geklärt werden, welchen Funktionsumfang sie benötigen. Wenn die Dokumente rechtssicher und revisionssicher in Datenbanken ablegt werden sollen, muss ein Content Management System her, dass seine Daten in eine Datenbank speichert. Hier stehen mit Plone und Bitfarm-Archiv durchaus mächtige Lösungen zu Verfügung. Reicht der Support der kostenlosen Software nicht aus, greifen Sie entweder auf eine erweiterte Version zurück oder Sie sehen sich die eine oder andere kommerzielle Lösung an. Wer bestimmte Daten nur regelmäßig auslagern will, kann mit robocopy, Windows-Rechten und externen Laufwerken ebenfalls viel erreichen.
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