Proximity Bias und Remote-Arbeit: Das müssen Sie wissen

Warum ist Proximity Bias ein Problem?

Proximity Bias ist letztlich ein Zugangsproblem. Zugangsprobleme sind auch Chancenprobleme. Proximity Bias schneidet Mitarbeiter von den Menschen und Ressourcen ab, die sie brauchen, um ihre Arbeit gut zu machen. Es verhindert so die Möglichkeit, sich zu entwickeln. Diese Ungleichheiten haben sowohl individuelle als auch organisatorische Auswirkungen.

Das unmittelbarste Problem von Proximity Bias ist die Benachteiligung von Außendienst- und Home-Office-Mitarbeitern. Auf individueller Ebene kann Proximity Bias Aufstiegs- sowie Karrieremöglichkeiten behindern und sich negativ auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter auswirken. Aus der Sicht eines Mitarbeiters kann Proximity Bias demoralisierend sein und ihm das Gefühl geben, keine Stimme zu haben.

Proximity Bias ist nicht nur für den Einzelnen ungerecht, sondern auch für das Unternehmen schlecht. Auf organisatorischer Ebene kann Proximity Bias der Mitarbeiterbindung schaden und dazu führen, dass Unternehmen ihre Ressourcen nicht optimal nutzen. Das Gefühl, unterbewertet zu sein, kann dazu führen, dass ein Mitarbeiter seine Arbeit weniger wertschätzt und weniger produktiv ist. Mitarbeiter haben viele Möglichkeiten und wechseln den Arbeitsplatz, wenn sie das Gefühl haben, nicht wertgeschätzt zu werden. Unternehmen verpassen auch alle Möglichkeiten, die Remote-Mitarbeiter bieten, wenn sie sie vernachlässigen.

Beispiele für Proximity Bias

Diese Voreingenommenheit ist eine natürliche Folge von Fernarbeit oder hybriden Arbeitsmodellen und manifestiert sich auf vielfältige Weise. Proximity Bias kann sich in einem Arbeitsumfeld unter anderem wie folgt äußern:

• Mitarbeiter vor Ort erhalten Informationen vor den Mitarbeitern an anderen Standorten.
• Mitarbeiter vor Ort erhalten höhere Leistungsbewertungen, die nicht mit ihren objektiven Leistungskennzahlen zusammenhängen.
• Remote-Mitarbeiter werden von Einladungen zu Treffen mit ihren persönlichen Kollegen ausgeschlossen.
• Die Mitarbeiter im Büro erhalten mehr Vergünstigungen als die Remote-Mitarbeiter, zum Beispiel ein kostenloses Mittagessen oder Zugang zu besserer Technologie.
• Remote-Mitarbeiter werden bei Erhöhungen, Beförderungen und Entwicklungsmöglichkeiten übergangen.
• Mitarbeiter vor Ort werden im Entscheidungsprozess bevorzugt. Ein vertrautes Gesicht fällt einem schneller ein als eines, das man nicht regelmäßig sieht.
• Mitarbeiter im Büro haben Zugang zu wertvollen Interaktionen und Möglichkeiten zum Aufbau von Beziehungen.
• Remote-Mitarbeiter in anderen Zeitzonen sind von Besprechungen ausgeschlossen, die für die Zeitzone der Mitarbeiter vor Ort angesetzt sind.
• Remote-Mitarbeiter sind mit technischen Herausforderungen konfrontiert und tragen während hybrider Meetings weniger bei.

Wie man Proximity Bias verringert

Die Führungskräfte müssen Proximity Bias aktiv abschwächen und Fernmitarbeitern das gleiche Gewicht, die gleichen Chancen und die gleiche Berücksichtigung geben. Nachfolgend zeigen wir einige Möglichkeiten, wie dies geschehen kann:

• Voreingenommenheit erkennen: Der erste Schritt zur Schaffung einer gerechteren Arbeitserfahrung besteht darin, sich einzugestehen, dass entfernte Mitarbeiter möglicherweise ungerecht behandelt werden. Das obere Management sollte feststellen, ob und wo Proximity Bias auftritt.
• Setzen Sie gerechte und klare Leistungskennzahlen ein: Klar definierte Kriterien helfen dem Management, bei der Beurteilung der Mitarbeiter objektiv zu bleiben. Die Entscheidungsträger sollten Ergebnisse, Zusammenarbeit und Innovation über den Standort der Mitarbeiter stellen.
• Führen Sie ein objektives Protokoll: Betrachten Sie die Projekte, die im gesamten Unternehmen durchgeführt werden, und messen Sie die Fähigkeit der Mitarbeiter, die Leistungsziele zu erreichen. Notieren Sie, ob die Arbeit an diesen Projekten im Büro oder aus der Ferne erfolgt, und analysieren Sie die Ergebnisse, um festzustellen, ob dies einen Unterschied in der Qualität der Arbeit bedeutet.
• Schaffen Sie Vertrauen: Erlauben Sie Ihren Mitarbeitern, selbst zu entscheiden, wo und wann sie arbeiten wollen. Dies zeigt das Vertrauen darin, dass sie ihre Arbeit erledigen werden. Es fördert auch eine wechselseitige Beziehung, in der sich die Mitarbeiter respektiert fühlen und den Erwartungen gerecht werden wollen. Proximity Bias kann unbeabsichtigt sein und wird in vielen Fällen unausgesprochen bleiben. Daher ist es wichtig, bewusst Schritte zu unternehmen, um Vertrauen aufzubauen und die Mitarbeiter wissen zu lassen, dass sie unterstützt werden.
• Häufige Überprüfungen: Häufigere Leistungsbeurteilungen und Kontrollbesprechungen können den Mangel an persönlichen Gesprächen mit entfernten Mitarbeitern ausgleichen. Dies stärkt das Vertrauen der Führungskräfte in die Mitarbeiter und gibt ihnen das Gefühl, dass die Führungskräfte über ihre Arbeit informiert sind. Somit haben beide Seiten jederzeit einen klaren Überblick über ihren Status. Einige Tipps für kleinere Check-ins oder Leistungsbeurteilungen sind:
  • Setzen Sie kleinere iterative Ziele, zum Beispiel alle zwei Tage einen Artikel zu schreiben.
  • Bitten Sie vor der Überprüfung um eine Aktualisierung der Fortschritte.
  • Unterstützen Sie den Mitarbeiter bei der Bewältigung von Herausforderungen, die sich ihm während des Check-ins stellen könnten, zum Beispiel bei Terminüberschreitungen oder Fragen, die sich nicht per Text beantworten lassen.
• Setzen Sie sich für eine Änderung der Richtlinien ein: Das Management hat Zugang zu den Personen, die Entscheidungen treffen. In Gesprächen mit diesen Leuten sollte sich die Geschäftsleitung für Richtlinien einsetzen, die Fernarbeitskräfte unterstützen, selbst wenn dies bedeutet, dass man mit neuen Regelungen experimentieren muss. Ein Beispiel wäre, einen Tag in der Woche zum obligatorischen Heimarbeitstag zu machen, um den Druck zu verringern, ins Büro zurückzukehren. Wenn die Unternehmensleitung in Bezug auf die Arbeitsrichtlinien eher locker ist, sollten Sie die Gelegenheit nutzen und Regeln aufstellen, die für bestimmte Teams und deren Bedürfnisse am besten geeignet sind. Ein Team von Softwareentwicklern hat vielleicht andere Bedürfnisse als ein Vertriebsteam. Im Laufe der Zeit werden die kleineren Check-Ins Aufschluss darüber geben, wie das Team am besten arbeitet. Das Management kann dann die Regeln entsprechend gestalten.
• Investieren Sie in Schulungen: Schulen Sie das Management, damit es den Mitarbeitern die bestmöglichen Lernerfahrungen aus der Ferne ermöglicht.
• Schaffen Sie eine integrative Kultur: Nutzen Sie Gespräche über die hybride Arbeitsumgebung, um die Teammitglieder über die gemeinsame Erfahrung zusammenzubringen, anstatt sie zu isolieren. Trotz der unterschiedlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter arbeiten alle auf das gleiche Ziel hin, und alle wollen erfolgreich sein.
• Investieren Sie in Technologie: Bessere Collaboration-Software ermöglicht den Mitarbeitern eine bessere Remote-Erfahrung und erleichtert die asynchrone Zusammenarbeit. Team-Collaboration-Software wie zum Beispiel Microsoft Teams, Zoom, Microsoft Loop, Slack, VNClagoon oder Webex kann die Erfahrung von Remote-Mitarbeitern durch Videoanrufe, Dateifreigabe, Chats, Anwesenheitserkennungstools und Projektmanagement-Tools verbessern. VPNs sind notwendig, um die Verbindungen von Remote-Mitarbeitern zu sichern und ihnen den Zugriff auf Unternehmensanwendungen außerhalb des Campusnetzwerks zu ermöglichen.

Manager sind nicht allein dafür verantwortlich, Proximity Bias zu beseitigen. Ein großer Teil der Verantwortung liegt zwar bei den Führungskräften, aber auch die Mitarbeiter sollten ihren Teil dazu beitragen, mit den ihnen zur Verfügung stehenden Mitteln Vertrauen aufzubauen und zu erhalten. Sowohl für Führungskräfte als auch für Mitarbeiter ist es unerlässlich, dass sie für die Zusammenarbeit und Kommunikation zur Verfügung stehen. Es ist wichtig, sich an vereinbarte Richtlinien zu halten wenn sie funktionieren – und schnell und klar zu kommunizieren, wenn sie nicht funktionieren.