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Ratgeber

Migration von E-Mail-Archiven nach Exchange Online

Ein Wechsel vom lokalen Exchange zu Office 365 bedeutet auch, Archivdaten zu übernehmen. Was aber ist der beste Weg? Ein Tutorial, um Komplikationen zu vermeiden.

Steve Goodman
von
Zuletzt aktualisiert:12 Dez. 2018

Ein Umstieg auf Office 365 scheint nicht sonderlich schwierig zu sein – bis die Projektplaner mit dem Thema Migration von E-Mail-Archiven konfrontiert werden.

Nicht alle Unternehmen behalten alle ihre E-Mails auf ihrer Mail-Plattform. Viele Organisationen, die Nachrichten archivieren, bewahren auch eine Kopie in einem Journal auf. Dieses wird aus rechtlichen Gründen in der Regel außerhalb der Reichweite des Benutzers archiviert.

Eine Archivmigration ist kein Kinderspiel: Die Mehrheit der Migrationen von Legacy-Archiven nach Office 365 erfordert Tools von Drittanbietern. Um schnell und mit minimalem Aufwand umzusteigen, muss die Migration zudem einem relativ standardisierten Prozess folgen.

Grundsätzlich empfiehlt sich bei dem Prozedere, dass die Administratoren zuerst die Mailboxen nach Office 365 migrieren und erst danach das Archiv. So können die Vorteile von Office 365 am schnellsten genutzt werden – noch bevor die Archivübernahme abgeschlossen ist.

Eine Archivierungslösung scannt typischerweise Postfächer nach älteren Objekten und verschiebt diese in einen längerfristigen, kostengünstigeren Speicher wie Tape oder HDD, der indiziert und dedupliziert ist.

Das ursprüngliche Element wird normalerweise durch einen kleinen Teil der Nachricht ersetzt, der als Stub oder Shortcut bezeichnet wird. Der Benutzer kann also nach der Archivierung die E-Mail in seinem Posteingang weiter finden – und wenn er die Nachricht öffnet, ruft ein Add-in den gesamten Inhalt aus dem Archiv ab.

Optionen für die Migration archivierter E-Mails nach Office 365

Die nativen Tools für die Mailbox-Migration nach Office 365 können eine E-Mail-Archivmigration nicht bewältigen. Bei der Übernahme der Legacy-Archivdaten von Postfächern müssen Administratoren deshalb andere Ansätze verfolgen. In der Regel sind dies die drei Folgenden:

  1. Exportieren Sie die Daten in PST-Archive und importieren Sie diese von dort aus in die Benutzer-Postfächer von Office 365.
  2. Kopieren Sie die Archivdaten in das lokale Exchange-Postfach und migrieren Sie das Postfach nach Office 365.
  3. Migrieren Sie zuerst das Exchange-Postfach nach Office 365 und führen Sie dann die E-Mail-Archivmigration durch, um die Daten in das Office-365-Postfach zu übertragen.

Option 1 ist in der Regel nicht praktikabel, da der manuelle Export von Daten in PST-Dateien sehr aufwendig ist. Die Stubs bleiben im Postfach des Benutzers und sorgen für Unordnung.

Option 2 erfordert ebenfalls intensive Arbeit und benötigt viel Platz auf der Exchange-Server-Infrastruktur zur Unterstützung der Archivkopien.

Damit bleibt die dritte Option als der praktikabelste Ansatz, den wir etwas ausführlicher vorstellen.

Migration des Postfachs nach Exchange Online

Wenn Sie ein Postfach nach Office 365 verschieben, zieht es zusammen mit den Stubs um, die sich auf die Daten im Legacy-Archiv beziehen. Das Legacy-Archiv archiviert dann nicht mehr das Postfach, sondern die Benutzer können auf ihre archivierten Objekte zugreifen. Da die Stubs in der Regel einen URL-Pfad zum Legacy-Archivelement enthalten, besteht keine Abhängigkeit von Exchange, so dass die archivierte Nachricht immer angezeigt werden kann.

Einige Produkte, die Schaltflächen zum Wiederherstellen der einzelnen Nachrichten in der Mailbox hinzufügen, funktionieren nicht. Die Archivierungslösung weiß nicht, wo sich Office 365 ohne weitere Konfiguration befindet. Dieser Schritt ist in der Regel nicht notwendig, da der nächste Schritt darin besteht, diese Daten in Office 365 zu migrieren.

Archivierte Daten übernehmen

Archivlösungen verfügen in der Regel über eine Vielzahl von Richtlinien für den Umgang mit archivierten Daten. Sie können zum Beispiel das System so konfigurieren, dass die Stubs ein Jahr lang aufbewahrt werden, aber die Archivdaten viel länger über ein Webportal zugänglich sind.

Es gibt Fälle, in denen Sie den Stub durch die eigentliche Nachricht ersetzen möchten. Es kann Daten geben, die sich nicht als Stub im Postfach des Benutzers befinden, die der Benutzer aber gelegentlich benötigt.

Für solche Fälle brauchen wir Werkzeuge, die nicht nur die Datenmigration automatisieren, sondern auch diese Unterschiede verstehen und entsprechend damit umgehen können. Die Archivmigrationssoftware sollte die Daten im Archiv prüfen und anschließend Batch-Jobs ausführen, um die Stubs durch die vollständigen Nachrichten zu ersetzen. In diesem Fall können Sie das Exchange-Online-Archiv als Ziel für archivierte Daten verwenden, die keinen Stub mehr haben.

Migrationssoftware für E-Mail-Archive verbindet sich über die Hersteller-API mit dem E-Mail-Programm. Die Software wertet die Elemente aus und exportiert sie dann in ein gängiges temporäres Format – wie eine EML-Datei – auf einen Staging-Server. Erst dann wird – über ein Protokoll wie Exchange Web Services – eine Verbindung zu Office 365 hergestellt. Die Migrationssoftware überprüft das Postfach und ersetzt den Stub durch die vollständige Nachricht.

Journaldaten migrieren

Bei Journaldaten ist der am häufigsten verwendete Ansatz die Migration der Daten in den Ordner für versteckte wiederherstellbare Elemente jeder Mailbox, die sich auf das protokollierte Element bezieht. Das Endergebnis ist vergleichbar mit der Verwendung von Office 365 ab dem Tag, an dem das Journal begann. eDiscovery funktioniert wie erwartet, wenn man die Anweisungen von Microsoft befolgt.

Für diese Migration scannt die Software das Journal und erstellt eine Datenbank der Journalnachrichten. Die Anwendung ordnet dann jede Journalnachricht dem Postfach zu. Dieser Vorgang kann sehr umfangreich sein, weil zum Beispiel eine E-Mail an 1.000 Personen auf 1.000 Postfächer abgebildet wird.

Nach diesem Schritt kopiert die Software jede Nachricht in den Ordner mit den wiederherstellbaren Elementen jedes Postfachs. Dies ist zwar ein komplizierter Vorgang, wird aber durch Software, die die Arbeit automatisiert, erleichtert.

Angebote für die Archivmigration

Für die Migration von E-Mail-Archiven gibt es eine ganze Reihe von Produkten. Jedes von ihnen hat seine eigenen Vor- und Nachteile. Ich werde kein spezielles Tool empfehlen, aber ich werde zwei erwähnen, die mehr als ein TB pro Tag migrieren können – was ein guter Benchmark für große Migrationen ist. Sie unterstützen auch die Überwachung aller Daten, die übertragen werden.

TransVault verfügt über die meisten Konnektoren zu Legacy-Archivprodukten. TransVault unterstützt wie fast alle Migrationssoftware Enterprise Vault. Wenn Sie ein Produkt verwenden, das weniger verbreitet ist, ist es wahrscheinlich, dass TransVault es verschieben kann. Das TransVault-Produkt greift entweder über die APIs des Archivprodukts oder direkt auf die gespeicherten Daten zu. Der Service von TransVault wird innerhalb von Azure oder lokal installiert.

Quadrotech Archive Shuttle ist neben einer Reihe anderer Produkte ebenfalls für die Migration und das Management von Office 365 geeignet. Sein Workflow-basierter Prozess automatisiert die Migration. Archive Shuttle verarbeitet weniger Archivquellen, unterstützt aber Enterprise Vault und greift über APIs und Agent-Maschinen auf Quelldaten zu. Diese werden entweder von einer lokalen Archive-Shuttle-Instanz oder, wie es meist üblich ist, von der Cloud-Version des Produkts gesteuert.

Wie Office 365 Archivierung und Journaling handhabt

Microsoft hat Exchange Online zwar mit den gleichen Funktionen entwickelt, wie sie bei älteren Archivierungslösungen üblich sind. Aber Exchange Online funktioniert auf eine andere Weise.

Das Online-Archiv von Office 365 ist nicht dasselbe wie ein Enterprise-Vault-Archiv. Das Office-365-Online-Archiv ein zweites Postfach – und nicht eine nahtlose Erweiterung des normalen Nutzer-Postfachs. Auf diese zweite Mailbox wird über Outlook on the Web oder die Outlook-App zugegriffen. Archivierungsrichtlinien verschieben Objekte automatisch aus dem primären Postfach in das Online-Archiv-Postfach, und die migrierten Daten behalten die gleiche Ordnerstruktur bei.

Microsoft bietet eine unbegrenzte Anzahl von Archiven, die bei Bedarf automatisch erweitert werden. Da die normale Postfachgröße für einen Benutzer 100 GB beträgt, benötigen viele User kein Archiv. Zudem kann der Administrator den Outlook-Client so konfigurieren, dass er nur eine kleine Menge offline zwischenspeichert.

Exchange Online unterstützt keine Journalpostfächer. Wenn Sie einen Journalservice von einem Drittanbieter haben möchten, können Sie einen externen Empfänger einstellen. Mit der Hold-Funktionalität – verfügbar als Litigation-Hold- und In-Place-Hold-Richtlinien in Exchange Online oder über Aufbewahrungsrichtlinien im Security and Compliance Center in Office 365 – können Sie die Richtlinien so konfigurieren, dass die Daten aufbewahrt werden, so lange sie das Unternehmen benötigt.

Beim Anwenden einer Richtlinie auf ein Postfach behält Office 365 das Original bei, auch wenn der Benutzer eine Änderung vornimmt oder die Nachricht löscht. Office 365 speichert die Nachricht im Ordner Wiederherstellbare Elemente (Recoverable Items) im Postfach des Benutzers. Office 365 behält die Nachricht sogar in dem Fall, dass Sie das Benutzerkonto löschen und die Lizenz neu verwendet wird. Die Postfachdaten bleiben für eDiscovery-Zwecke in einem inaktiven Postfach.

Archivdaten, die aus Benutzer-Mailboxen extrahiert wurden, sollten Sie zurück in das Postfach in Exchange Online migrieren. Auch die Journaldaten sollten Sie in den Ordner Wiederherstellbare Elemente des jeweiligen Benutzers migrieren. Auf diese Weise erhalten Benutzer Zugriff auf alle Daten, die sie aktuell haben. Zudem können Office-365-Tools Journaldaten aus der Zeit vor der Migration und nach der Migration ermitteln.

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